従業員の人事ファイルに入れるべきもの（とすべきではないもの）
また、アクセスはHRスタッフに限定され、従業員は自分のレコードへのアクセスを要求することができます 。 弁護士は、訴訟と平等雇用機会委員会（EEOC）の苦情に関する人事記録の内容を召喚することもできます。
元従業員は、従業員レコードのコピーを要求することもできます。
これらの潜在的な用途や潜在的な人物記録の閲覧者は、雇用者は従業員の勤務履歴の不公平で事実上の文書を人事記録に残すよう注意しなければなりません。 したがって、これらの一般的なガイドラインを、組織の人事記録に残しておいた文書に適用してください。
従業員の人事ファイルの内容に関する一般的なガイドライン
- 人事記録の情報は事実でなければなりません。 監督者または人事部スタッフの意見; ランダムノート。 ゴシップ; 根拠のない噂。 未踏の他の従業員からの質問、レポート、またはタトレテールの主張。 追求されず、調査され、締結された主張。 その他の事実上の情報、注釈、または注釈は、従業員の人事ファイルから除外する必要があります。
HRマネージャーが人事記録に記録した不快な解説の最悪の例の1つに、採用マネージャーのインタビューノートが含まれていました。 ある人は、「必要に応じて階段を昇降するには余りにも太っている可能性があります」と述べました。従業員、弁護士、将来の従業員と監督者がこのようなコメントを読むことを想像してください。
別の会社では、マネージャーはマネージャーや他の人が「メアリーは怒っている」などの従業員のファイルに置かれていたという根拠のないメモを見つけました。 問題を参照してください？
- 人事記録は、適切なファイルの場所に配慮して割り当てる必要があります。 州および連邦法 、 1996年の健康保険の携帯性および説明責任法（HIPAA）などの雇用法 、および雇用者のベストプラクティスに基づいて、会社の人事記録のプロトコルを決定します。
次に、プロトコルに固執します。 彼らが医学ファイルに属しているときに人事ファイルに押し込まれたランダムな医者の言い訳を見つけたいと思わない。 また、給与計算ファイルでの従業員の昇進の根拠と正当な理由がありますか？
あなたはまた、バックグラウンドチェックを含む雇用決定の記録や、従業員ファイル内の元の雇用者との議論からのメモを望んでいません。
- 監督者、管理者、および職員記録に文書を置く他の従業員は、文書を適切に書くために訓練を受けていなければならない。 従業員が完全な死亡者であったという従業員の戒告を述べると、あなたの人事記録には何の賞も得られませんが、訓練されていない監督者は同様の記述をすることが知られています。
さらに、レコードを担当している人事担当者にファイルへのアクセスを制限し、人事ファイルに何を配置すべきか、または配置すべきではないかを知っています。 - 従業員の勤務履歴の肯定的な側面と否定的な側面の両方を含むように、従業員記録に残す情報のバランスをとります 。 あまりにもしばしば、人事記録はあらゆる否定的な出来事を強調し、積極的な要素を欠いている。
- 報告スタッフと会社の公式職員記録に関する監督者の個人メモとの違いを認識する。 パフォーマンスの向上 、プロジェクトおよび目標の完了の追跡、およびレイズおよびパフォーマンス開発計画の公平な決定に使用される監督者のメモは、例えば、会社の公式の人事記録ではなく、監督者のプライベートファイルに属します。
メモを取って文書を管理ファイルに保存する方法について監督者を訓練する必要性も認識しています。 実際の意見、意見ではない、具体的な例は、伝聞ではなく、プライベートノートに適用されます。
スーパーバイザーのプライベートノートは訴訟の際に召喚される可能性があるので、プライベートノートについても注意が必要です。公式の従業員の人事ファイルに存在するレコードのコピーを管理ファイルに保存する練習は推奨しません。
- 雇用の文書とインタビューのメモは、ちょっと困惑しています。 ベストポジションは、記入した各ポジションごとに個別のファイルを保持することです。これには、ジョブの転記から参照チェックまでのそのポジションの記入に関連するすべての文書が含まれます。 雇用された従業員のアプリケーションを従業員の人事管理ファイルに移動する必要があることを除いて、このファイルには応募者の履歴書、カバーレター、およびアプリケーションが含まれています。
このファイルには、潜在的な従業員の資格の偏りのない表現に努める正式なチェックリストとフォームがあり、最も有能な候補者を雇う決定をサポートします。 雇用プロセス中に採用された採用マネージャーの意見とメモは、このファイルには含まれません。 人事部は、雇用の決定に関する完全な文書を維持するためにこれらのメモを収集することがありますが、人事記録には含まれません。
- 昇進 、 横方向の機会への移転 、 給与増加などの雇用決定に関する事実の文書化は、人事記録に属する。 従業員に関する監督者または人事委員の意見はそうではありません。 書面による警告などの公的懲戒処分の文書も、従業員の人事部ファイルに含まれています。
人事記録に記載すべきでない文書の特定の例
以下の情報は、人事記録に記載すべきではありません。 ドキュメンテーションは、別個のファイルを必要とする場合があり、監督またはマネジメントノートとして分類されてもよく、または雇用者によって全く保持されるべきではない。
- あらゆる医療情報は医療ファイルに属します 。
- 給与情報は給与計算ファイルに属します 。
- 従業員の社会保障番号または年齢、人種、性別、国籍、障害、婚姻状況、宗教的信念などの従業員の保護された分類に関する情報は、決して人員ファイルに保管してはなりません。
- 従業員の仕事を管理し、目標を設定し、フィードバックを提供するなどのための監督文書は、私的、管理者または管理者が所有するフォルダーに保管する必要があります。
- 従業員の苦情、証人のインタビュー、従業員インタビュー、所見、弁護士の勧告、決議、さらに報復がないことを確認するためのフォローアップなどの調査資料は、人事記録とは別の調査ファイルに保管する必要があります。
- ファイル従業員I-9は 、従業員の人事記録から離れたI-9ファイルまたは場所に作成されます。
- 犯罪歴、信用調査報告書などのバックグラウンドチェックと薬物検査の結果を 、監督者、管理者、従業員がアクセスできない別のファイルに配置する。 SHRMは 、この別個のファイルを推奨するか、またはこの情報を従業員の医療ファイルにも提出することを推奨しています。
- 従業員平等機会の記録（自己識別書式や政府報告書など）は、人員ファイルに保管してはいけません。
これらのガイドラインに従うと、組織は実際にサポートされている雇用履歴と人事記録を適切な場所に効果的に保管しています。
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