従業員はどのように人件ファイルの閲覧にアクセスできますか？
従業員はこれらのレコードが存在することを知っているので、ファイルが何を含んでいるかを見るために時々参照することが必要になります。
従業員（および元従業員のアクセス権）の提供方法を決定する際には、お客様のビジネスに適用される法律を覚えておいてください。
多くの州では、現在の従業員や元従業員がファイルの特定の部分を利用できるようにする法律があります。 雇用弁護士に相談して、お客様のポリシーがすべての法律を遵守していることを確認してください。
例えば、連邦法では、米国障害者法に関する記録を人事記録とは別に保管することが求められています。 あなたの会社がHIPAAの対象である場合、あなたの医療記録の保管がそれに準拠していることを確認してください。
あなたは、従業員がファイル内で見えるようにするためにかなりの余裕があります。 しかし、たとえ従業員が参照チェックなどの特定の情報にアクセスできないと判断したとしても、訴訟の場合にはその情報を発見することができます。
したがって、スタッフに物事を正確に記録し、常に法律に従うように指示してください。 従業員の記録は、内部のジョークやスナップコメントの場ではありません。
これらは法廷ではうまくいかない。
一般的なルールとして、レコードに1人のゲートキーパーを置くことで、手順に従った一貫性が保証されます。 他の人がアクセスを全く拒否している間に、人が自分のレコードを自分の机に戻すことを許可する人事マネージャーは必要ありません。
誰もが単一のソースを通過するように要求すると、物事を一貫して合法的に保つのに役立ちます。
記録と記録保持とアクセスに関する法律は扱いにくい。 最新の状態になっていることを確認してください。
下記の方針はあなたのビジネスにとっては良いスタートですが、あなたの州法と地域の法律は異なる場合があります。
従業員レコードのアクセスポリシーの例
すべての従業員、元従業員、および従業員の代表者は、人事担当者に事前通知して、人事ファイルの特定の内容を閲覧することができます 。 従業員の雇用資格（申請、 昇進 、 懲戒処分 、譲渡など）に関する文書を閲覧することができます。 さらに、従業員は、サインフォームとトレーニング記録を審査することができます。
従業員が審査してはならない文書には、参照または参照チェック、経営陣による調査の記録、医療記録、司法手続きに関連する文書、他の従業員の機密性に違反する文書、従業員の計画に使用される文書などがあります。
手順
人事部の許可された内容を見直したい従業員は、24時間の通知（週末は除外）で人事部に連絡してください。 元従業員、または人事部スタッフに未知の人は、人事部ファイルにアクセスするための身分証明書および/または証拠を提示しなければならない。
従業員は人事部担当者の存在下で人事部のファイルを確認する必要があります。
従業員は、職員ファイルのいかなる部分もオフィスから削除することはできません。
従業員は、ファイルまたはファイルの一部のコピーを要求することができます。 理由のなかで、人事部スタッフがフォトコピーを提供します。 大規模なコピーの場合、従業員はコピーを支払う必要があります。
従業員が人事部ファイルの文書に不満がある場合、人事部担当者の存在下で、従業員は説明または説明を書いて紛争文書に添付することができます。 いかなる場合でも、HRスタッフまたは従業員は実際の書類を変更することはありません。
従業員は、文書を人事部のファイルから削除するよう依頼することもできます。 人事部スタッフが同意する場合は、文書を削除することができます。
人事部員の担当者が意見を異にする場合は、会社のオープンドアポリシーに定められた方法でその問題をアピールすることができます。