従業員の人事ファイルは、通常、人事部のスタッフがアクセスできるロックされた場所に、ロックされた耐火ファイルキャビネットに保管されます。
スタッフファイルの従業員情報の機密性が最も重要です。
従業員ファイルのうち、従業員ファイルは、雇用者、監督者、または人事担当者の情報のために、日々頻繁にアクセスされます。
社員ファイルの内容に関する考慮事項
従業員の人事ファイルに文書を提出する際に考慮すべき基本原則および質問は、これらのものです。
- 雇用主が訴訟を起こした場合、雇用主は特定の文書を必要としますか？ 雇用主は法廷で文書を必要としますか？
- 従業員は、その文書が従業員ファイルに提出されることを知り、理解していますか？ ほとんどの場合、雇用者は、文書の内容との合意を示すことではなく、文書を認識していることを認識していることを確認するために、文書に署名する必要があります。
- 従業員に関する驚き、意見、または個人的なメモは、従業員の人事ファイルに置かれるべきではありません。 投機的な考えはなく、事実だけが従業員の人事ファイルに属しています。
従業員ファイルの内容
以下は、雇用者が従業員の人事ファイルに保管すべき文書に関する推奨事項です。
雇用歴
- 求人応募
- 履歴書
- カバーレターを再開する
- 教育の確認
- 雇用確認
- 拒否手紙
- ポジションジョブの説明
- ジョブ分析レコード
- 求人案内書または雇用契約書
- 雇用代理店または代理店契約（使用されている場合）
- 緊急連絡先情報
- 従業員ハンドブック受領通知書
- 新入社員オリエンテーションのチェックリスト
- 移転契約および文書
- 従業員と雇用主の間の契約書、契約書、領収書、謝辞（ 非競争契約 、 雇用契約 、または会社が提供する車に関する契約など）
- 移転 、 昇進 、社内雇用の申請などの雇用公式フォームのライフ
- 雇用に関するその他の文書
従業員の業績向上と改善
- 使用されたパフォーマンス評価または従業員開発計画のコピー
- 従業員の自己評価
- 正式なカウンセリングセッションからの記録
- 出席または遅滞に関する注意
- パフォーマンス改善計画の文書化
- 懲戒処分報告
- 証明書、認定書などの従業員の認定
- 従業員の正式な提案と勧告、組織の対応
- トレーニング記録
- トレーニングのリクエスト
- コンピテンシーアセスメント
- トレーニングクラスまたはセッション通知またはスケジュール
- ニーズ評価書に署名
- トレーニング費用レポート
- 顧客または同僚からの苦情
雇用終了記録
人事ファイルに関連する追加の文書が利用可能です。