人事の正しい文書と間違った文書のサンプルを見る
雇用記録に関する文書
ドキュメンテーションは、従業員の行動、ディスカッション、 パフォーマンス指導のインシデント、目撃されたポリシー違反、懲戒処分、積極的な貢献、報酬と認識、調査、要件と目標の達成の失敗、 業績評価などの書面による記録です。
ドキュメンテーションは、特定のイベントの周りで起こった出来事や討論の記録を、雇用主や従業員が保存することを可能にします。 雇用関係の文書化により、従業員の昇進 、従業員の賃上げ 、 雇用解雇を含む懲戒処分などの援助を支援するために必要な書面による記録が提供されます 。
従業員に関する文書は、必要に応じて、一般的にプラスとマイナスの両方である。 それは事実であり、批判的ではありません。 視聴者の意見や出来事に関する考え方ではなく、イベントが記述されています。 また、正式な従業員の認定や懲戒処分の際など、注目すべき事例で行われた措置についても説明しています。
インシデントができるだけ発生したときにドキュメントを作成して、ドキュメントがタイムリーで詳細で正確であるようにする必要があることを覚えておいてください。
訴訟手続きでは、従業員の過去の実績に関する文書は、雇用者がその事象から経験した結果にしばしば重要です。
純粋に否定的な出来事に集中することなく従業員の業績を公正に描写することが目標です。
ドキュメントの種類
方針、手続き、 従業員ハンドブック 、 業績評価計画は、 期待される従業員の行動や職場の要求事項を記録し、従業員が期待するものを熟知した公正で秩序ある職場を維持するための文書の形式です。
ドキュメンテーションはまた、被告人、告発者、 性的嫌がらせのような従業員の不正行為を含む敵対的な職場の出来事に対する証人の声明の記録でもあります。
文書は正式であり、従業員の人事ファイルに保持される。 従業員は、この文書に署名して、彼らがコピーを受け取り、内容をレビューしたことを認めることが期待されます。 （この署名は、文書内の記述との合意を意味するものではありません。）
この書類には、署名された雇用申請書、 雇用関連書類、履歴書やカバーレターなどの申請書、バックグラウンドチェックなどの恒久的な記録も含まれています。 従業員の人員ファイル以外には、米国で働く従業員の資格を証明するI-9書式のような書類も、医療記録、 FMLA記録など 、維持されています。
ドキュメンテーションは、1年間にわたって従業員と話し合ったマネージャーの記録のように、非公式でもよい。 管理者がすべての報告スタッフにこの文書を保持することは重要です。 パフォーマンスのために従業員を選出する必要はありません。 （これは後日差別として解釈される可能性があります）。
ドキュメントの使用
正または負のいずれかの重要なインシデントの文書化も推奨され、管理者はある期間にわたって従業員の業績を記録することができます。
ドキュメントは、組織内の他の方法で使用されます。 これらには、手続き、作業指示書、およびコンピュータソフトウェアの指示が含まれていますが、人事機能の目的のために、これらは文書の一般的な使用方法です。 そして、これらは適切に文書化する方法に関する指示です。
パフォーマンス文書のサンプル
従業員の業績に関する文書は、従業員の訓練 、 解雇 、公正な昇進、報酬および認識を可能にします。 ドキュメンテーションがなければ、これらの行動のいずれかのケースを作ることは困難であり、雇用主にとって潜在的に危険です。
雇用者は、従業員の差別的扱いに関する潜在的な告発を避けなければならない。
適法性を除けば、良い雇用者は、公平で一貫性があり、従業員の目標とキャリアプランを支持する職場環境を作りたいと考えています。
この環境は、従業員の業績に関する職場の専門家の文書（賞賛的な行動と訂正や改善を必要とする行動の両方）によって支えられています。 以前は、どのように文書化するかが詳細に議論されました。 これらのサンプルは、適切なドキュメントの例を示しています。
ドキュメンテーションサンプル
間違っている ：
マークは通常仕事に遅れています。 マークがあまりにも多くの仕事を逃してしまった
右 ：
4月1日：マークは病気で召し、8時間の仕事を逃した。
4月4日：マークは、予定された開始時刻から2時間遅れ、午前10時に仕事場に到着した。
4月6日：マークは医師の予定を予定し、その後、新しい炉を設置するために家に滞在した。
4月12日：マークは病気で召し、8時間の仕事を逃した。
間違っている ：
メアリーは信頼できません。 彼女は決して彼女がすることを約束しません。
右 ：
5月2日：メアリーは、製品提案の最初の草案が、今日の週1回の会議でレビューできると約束した。 メアリーは期待どおりにドラフト文書を作成しませんでした。 彼女はあまりにも忙しかったし、必要な助けを借りていた人々は彼女と一緒に戻っていなかったと言いました。
マネージャーは答えました：何が必要でしたか？ 情報？ 誰があなたに戻って来なかったのですか、あなたは彼らから何を必要としましたか？
カールとマイケルは彼らの進歩についてメアリを更新する必要がありました。
何があなたを忙しくして、あなたの約束を守る時間がなかったのですか？ 限られた時間でコミットメントをあまりにも多くして、それを達成する。
あなたを助けるために私は何ができますか？
ドラフト文書をいつ見直しできるようにしますか？
これらのサンプルは、効果的な文書がどのように見えるのか、誤って書かれた文書の概要を示しています。 このアドバイスに従って、職場のポリシー、パフォーマンス、およびイベントを効果的かつ合法的に文書化してください。
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