従業員の業績をいつ、どのように、どのように、そして何を文書化するかを知るためのヒント
従業員の就業歴におけるすべての出来事（肯定的および否定的な業績の事件）を記録するために真剣に取り組む必要があるため、マネージャーと人事担当者は文書化が不可欠です。
マネージャーと人事部員がすべての出来事を注意深く記録したい理由はここにあります。
なぜ文書化するのですか？
- ドキュメンテーションは、 業績の問題が適時かつ簡潔な方法で従業員と議論されたという証拠を提供します。
- ドキュメンテーションには、 従業員の改善の経緯や、経時的なパフォーマンスの改善の失敗が記載されています。 従業員の行動、マネージャの行動、発生したイベントを時系列で正確に記述しています。
- ドキュメンテーションは、従業員の規律や解雇などの好ましくない行動を取るための経営上の決定を裏付ける証拠を提供します。
- ドキュメンテーションは、従業員が資格を有する他の従業員に対して利用可能な昇進や機会を得る価値があるという証拠を提供します。
- ドキュメンテーションは、 給与の増加 、減少、または従業員が昇給を受けなかった理由を正当化する証拠を提供します。
- 訴訟が発生した場合、完全かつ完全な文書化により、雇用主の利益が保護されます。 ドキュメンテーションは、不成功の従業員を解雇する際の経営陣の行動を支援することができる。 また、違法差別などの他の法律と違反する理由で従業員が解雇されたことを証明することもできます。
文書化するもの
マネージャは、従業員の業績、積極的な貢献と業績不振の両方を文書化する必要があります。 彼らは、会合や会話中に従業員が何をして、何を言ったか、マネージャが何をして、それに応じて言ったかを正確に文書化する必要があります。
会話中に行われた契約、 目標設定 、必要と予想される改善、改善のためのタイムラインを文書化する必要があります。
文書には、マネージャが従業員を援助する約束も含まれていなければなりません。
文書化する方法
文書は、その会議中または従業員との会話の最中または直後に書かれるべきである。 実際に起こった日に会話を書き留めておくのは間違いありません。 後で待つことは、メモリに基づいているため、ドキュメントの品質に影響します。
マネージャーの最悪のミスの1つは、必要に応じて従業員のカウンセリング履歴を再構築できると信じることです。 まともな、時機を得た文書の経験を持つ人事は、再建された記録に騙されません。 作成された履歴は潜在的な訴訟では保持されないため、メモリから再構築する管理者は不要で容認できないリスクを持ちます。
あなたはプロフェッショナルで、きちんとした、整然としたように見えるようにドキュメントが必要です 歴史について話しているかのように、第三者に書類を書いてください。 誰があなたの文書をある日読むことができるのか分からないので、あなたの専門性を反映していることを確認してください。 （カクテルナプキンの後ろ、封筒、または付箋は専門の書類の資格はありません。）
従業員が新しい職務を取得した場合、または組織内で新しい職務を取得した場合は、その従業員の新しい管理者に文書を提出する必要があります。
あなたの記憶と従業員の新しいマネージャーに知らせるために、各文書に従業員の名前と役職、氏名と役職、および完全な日付を記入する必要があります。
事実、公正、法的、客観的、完全かつ一貫性のある文書を作成してください。 （マイクは怠け者だ、アリスは怠け者だ、トムは私に嘘をついていた）、名前を呼んで、編集している（ジョンは馬鹿だ、マークには態度の問題がある）、ラベルを付ける（メアリーは無責任です。プレーヤー。）。
従業員の行動を解釈しようとすることも避けてください。 （マーシャはこの割り当てが気に入らないはずですが、ポーラは彼女の頭の上にいるように見えます）形容詞や副詞などの記述的な言葉の使用を最小限に抑えてください（ゆっくりと、不愉快に、不幸にも、ムーディーにも、 あなたの意見や解釈ではなく、従業員の具体的な行動や行動を述べる。
ドキュメンテーションでは、会話の正確な記録が必要です。 事実を守り、あなたが言ったことと従業員が言ったことを書き留めてください。 あなたの文書が明確であり、事実を真実にしていることを確認してください。 （潜在的な法的状況では、文書化されたイベントのいずれかのエラーにより、すべての文書が疑わしいものとなります。）
最後に、契約、コミットメント、タイムライン、必要な改善、チェックインポイント、およびメモリから逸脱する可能性のあるその他の詳細を記録します。 誤解が起こらないように期日と期日の日時を設定してください。
人事部の文書化方針を理解してください。 従業員の人事ファイルにどのような文書を配置する必要があるかを教えてくれるでしょう。懲戒処分に関する文書は必ず添付してください。
従業員のドキュメントを保管する場所
従業員に関する文書は秘密で従業員にとっては秘密であるため、マネージャ、HR、潜在的に従業員の次のマネージャに秘密を保持するように注意する必要があります。 したがって、共有コンピュータドライブにドキュメントを置くことは推奨されません。 手書きの文書と印刷された管理者の文書は、ロックされた状態で保管するのが最善です。
これらのガイドラインに従うと、人事考課の際にHRを利用して従業員の訓練、解雇、または移転を行う際 に 、HRは問題の解決や状況の改善に役立ちます。 人事部が文書、書類、書類を提出する、または手伝ってくれないと指示すると、あなたの拠点はすべてカバーされます。
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