雇用主はいくつかの法律ファイルと雇用ベストプラクティスの目的のためのいくつかの人事ファイルを保管するのに十分な理由があります。
雇用者が従業員の勤務履歴を正確に把握するためには、文書化が必要です。 ドキュメンテーションは雇用主の決定を支持し、訴訟で雇用者を保護することができます - 正しく保存されています。
要員ファイルの内容は、従業員のキャリアにおける重要な出来事の歴史的概要を提供します。 彼らは従業員とそのキャリアについての決定を支持します。 彼らは、雇用、昇進、移転、報酬と認識、および発射の決定の背後にある雇用者の根拠を示しています。
異なるガイドラインが異なる人物ファイルタイプに関連付けられている
いくつかのタイプの人事ファイルが推奨されているため、人事ファイルの各タイプには異なるルールとガイドラインが関連付けられています。
- 各種類の人事ファイルは、その理由に基づいて既存の内容と異なる内容の理由が異なります。
- 各タイプの人員ファイルは、異なる方法で保管されます。
- 人事ファイルへのアクセスは、ほとんどの組織の特定の従業員に制限されています。 異なる人物ファイルタイプは、異なるアクセスガイドラインを持っています。
- 自分の人事ファイルへの従業員のアクセスは許可されていますが、ほとんどの雇用者は、 従業員ハンドブックの 人員ファイルアクセスポリシーで従業員アクセスのガイドラインを設定します 。 さまざまな州や管轄区域には異なる規則がありますので、あなたの所在地を最新の状態にしておいてください。
ほとんどの組織は、従業員のマネージャーが全体の人事ファイルにアクセスすることを許可していません。 彼らは、管理者が公式の従業員ファイルではない自分の従業員ファイルに関連文書を保管することを期待しています。
- 人事部が従業員の人事ファイルを所有し、担当しています。
推奨人事ファイル
ここでは、推奨される人材ファイルの種類と、それらに取り組む上で知っておくべきことがあります。
従業員ファイル
これは、各従業員のために雇用者が維持する主な人事ファイルです。 従業員ファイルには、各従業員の雇用履歴が保存されます。 これは、従業員の人事について知る必要があるファイルです。
医療ファイル
従業員の医療ファイルには、使用者が知っていなければならない重大な法的制限があります。 従業員の医療ファイルの機密性と内容について知る必要があるのは以下のとおりです。
給与計算ファイル
従業員給与計算ファイルへの従業員アクセスは、医療ファイルまたは人事ファイルへのアクセスよりも制限が少ない。 給与計算ファイルには、給与、 給付選択 、給与率の変更、没収、従業員の給与に影響を与えるその他の法律文書に関する情報が含まれています。 さまざまな経理および人事スタッフが給与計算ファイルの情報にアクセスします。
従業員向けのI-9フォームファイル
さまざまな行政機関のアクセス権のため、 従業員のI-9フォーム用に別々のファイルを管理することでベストプラクティスに従います。 I-9フォームの保管の詳細については、こちらをご覧ください。
人物ファイルの概要
従業員の人事ファイルについての素早く基本的な詳細を知りたいだけですか？ 従業員の人事管理ファイルの概要については、ここをクリックしてください。
従業員の人事ファイルアクセスポリシー
各従業員が自分の人事ファイルの内容を知ることを可能にしたいが、 ファイルの完全性、完全性、完全性を制御する必要がある。 従業員と雇用主の機密性とアクセス制限は、人員ファイルのアクセスポリシーで維持されます。
社員ファイルに含まれないもの
従業員の人事管理ファイルに決して含めるべきではないコンテンツに関するガイドラインをお探しですか？ ここでは、別々の非公式の場所に保持したい、あるいはまったく保持しないようにしたいコンテンツについてのベストな推奨事項を示します。 不要で純粋に尊敬される文書の保持はあなたを傷つけることがあります。
ドキュメンテーション
どのようなドキュメンテーションが分かりますか？ 文書という言葉は、雇用と人事の世界で頻繁に栽培されています。 しかし、文書化の意味と特定の雇用事象を文書化する理由については、ここで詳しく説明します。
> 免責事項：提供された情報は、正式であるものの、正確さと合法性が保証されていないことにご注意ください。 あなたの法的解釈と決定があなたの所在地に合っていることを確認するために、法的援助、または州、連邦、または政府の資源からの援助を求めてください。 この情報は参考用です。