従業員の医療情報が従業員の人物ファイルに見つからない
医療ファイルには機密情報が含まれているため、安全でロックされたアクセスできない場所に保管する必要があります。
従業員の医療ファイルを格納しているファイルキャビネットにもロックを施し、人事部員には唯一の鍵が必要です。 従業員の医療ファイルへのアクセスは、人事部のスタッフに限られています。
1996年の医療保険の可搬性および説明責任法（HIPAA）は、従業員の医療記録を機密として保護することを雇用者に要求しています。 医療記録は、他の事業記録とは別に、別に保管する必要があります。 従業員の医療記録を従業員の一般人事ファイルに保管しないでください。
情報の機密性のため、管理者や管理者などの従業員がアクセスできるファイルからレコードを隔離する必要があります。 （実際には、これは一般的な人員ファイルに対しても推奨されています。
社員医療ファイルの内容
これらは、従業員の医療用ファイルに安全に保管しておくべき項目の種類です。 不確かな場合は、従業員の医学的関連情報を保護する面で誤りがあります。
- 健康保険の申請書および書式
- 生命保険の申請書および書類
- 指定受益者情報
- ビジョン保険などの医療情報を必要とするかもしれない他の従業員給付の申請
- 支払われたまたは未払いの医療休暇の要求
- 家族医療法および離散法 （FMLA）報告書および関連する申請書類および書類
- 医師が署名したFMLAの書類
- 進行中のケアを提供するためにFMLAの時間を申請した家族または子供の病気に関する書類
- FMLAの休暇を取ることができない従業員のための医学的関連休暇の文書
- 医師の検査、メモ、対応、推奨事項
- 医師からの欠勤または遅滞のための医学的に関連した言い訳
- 推奨医師からの文書による医療雇用の制限
- OSHAが要求する書類を含む事故・傷害報告
- 怪我や病気の労働者報酬報告書
- 従業員に関する個人医療情報を含むその他の書式または文書。
これらのファイルを100％秘密にしておくと、従業員はあなたを信頼し、法律の精神と意義を守ります。
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