すべての従業員ファイルと同様に、知る必要がある人以外のアクセスを制限する
給与計算ファイルを使用すると、会計担当者は社員の機密情報にアクセスせずに従業員に支払うことができます。 会計スタッフは給与計算記録を保持することができ、従業員に支払うことに意味があります。
給与計算と会計が委託されている場合、これは従業員の給与計算記録ではさらに推奨される方法です。
給与計算ファイルは、機密の従業員情報へのアクセスを制限します。 従業員の給与計算ファイルにより、会計および財務担当者は、従業員に便利な場所で支払うために必要な情報を得ることができます。 その場所は安全で、他の従業員には届かないようにすべきです。
給与計算ファイルの情報は機密情報であり、HRスタッフの許可とサインオフなしには共有しないでください。 また、会計スタッフは、従業員の昇進、昇進、賞与、および従業員の秘密であるその他の情報に関する情報を共有することもできません。
人事部は、従業員給与計算ファイルへの会計のアクセスを監視する必要はありません。 従業員ファイル（人事や医療ファイルなど）に推奨されるように、給与計算ファイルへのアクセスを制限する必要があります。
仕事をするために情報を必要とする人だけが内容を見るべきです。
従業員の給与計算ファイルの内容
これは推奨されていますが、完全ではない包括的で、従業員の給与計算ファイルに含まれるもののリストです。
- 採用担当者、人事部および従業員によって署名されたオファーの手紙
- 従業員契約が存在する場合、人事部および採用マネージャーによって署名された支払い権限
- W-4フォーム
- 給与控除を含む従業員給付に関連する書類作成および承認
- 直接入金確認書
- 給与計算式
- 毎週毎週のタイムシート
- タイムクロック記録、使用される場所
- 出席記録
- 旅行およびその他の承認された支出のための 書類および領収書を含む経費償還要求
- 授業料の払い戻し書式と支払い、書籍などの領収書
- 事前申請書で支払う
- 会社ローンの文書と支払いスケジュール
- 受注および記録
- 個人情報の公開の許可
- 各従業員の募集に関する書類
- ボーナス 、 利益分配 、または認定賞に関連する書類
- W-2フォーム
- あなたの会社が許可する他の給与計算の承認
従業員ファイル、 従業員レコード 、人事管理ファイル、文書
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