スマートな雇用主は従業員の記録のために4つの異なるファイルを維持します
従業員ファイルの従業員レコード
従業員ごとに人事ファイルが管理されます 。 これらの人事ファイルには機密文書が含まれており、Human Resourcesスタッフが管理し管理しています。
従業員ファイルは、一部の企業では、雇用主、従業員、従業員のマネージャーが利用する主な従業員レコードです。
他の人は、これが推奨されるアプローチです。従業員の人事ファイルへのアクセスは、HRとその監督下の従業員に限定されています。
人事書類の典型的な書類には、雇用申請書 、家族の緊急連絡先書式、懲戒処分記録、履歴書、従業員ハンドブック受領従業員のサインオフ、 雇用主のサインオフシート、定期鑑定、就職の評価、開発計画、訓練証明書および出席証拠、ならびに各従業員に関する現在の個人連絡先情報を含む。
すべての人事ファイルに同じ文書が含まれているわけではありませんが、各人事ファイルには同じ文書がいくつかあります。 従業員の業績に関する文書は、懲戒処分、賞、またはその他の顕著な成果の兆候がない限り、人事異動には含まれません。
このような毎日のパフォーマンスノートはファイルに含まれており、管理者は従業員の業績、目標、貢献度を把握しています。
従業員レコードの給与計算ファイル
給与計算ファイルも従業員の記録を保持します。 給与計算ファイルには、従業員の給与および従業員の報酬履歴のコピーを保持するために不可欠な、従業員の雇用、部門、報酬の変更、預金、ローンなどの履歴が含まれています。
給与計算ファイルには、W-2、W-4、従業員が記入した社会保障源泉徴収書類などの政府書式の履歴も含まれます。 このファイルには、従業員福利情報と従業員の給与から支払いを取り下げる権限も含まれます。
従業員レコードの医療ファイル
従業員の医療ファイルも、雇用主によって管理されています。 医療ファイルの従業員記録は、人事部指定職員およびその記録がファイルに保存されている従業員以外の人には利用できません。 医学ファイルには、医師のメモ、FMLA申請書類、薬物検査情報、必要な身体情報、および従業員またはその家族の医療保健に関する文書などが含まれます。
医療記録は、従業員記録の機密性のために、最高レベルの安全な保管と機密保持を受けます。 医療ファイルは、人事指定スタッフ以外の人がアクセスできない部屋にロックされたロックされたファイルドロワーに保管することを推奨します。
I-9従業員レコードのファイル
I-9ファイルには、他の従業員レコードとは別に、すべての従業員が1つのファイルで管理している従業員レコードが格納されます。
雇用者は、この従業員記録を他の従業員記録とは別にして、従業員のI-9を審査する権限を持つ政府職員および他の団体からの従業員の機密保持を維持する。
I-9を別の場所に置くことで、連邦政府のI-9ファイル審査のために選出された場合、政府職員は、実際のI-9フォーム。 これらの調査は毎年増えていますので、あなたの従業員がI-9書式に正しく記入していることを確認してください。また、罰金や潜在的に投獄される可能性もあります。
従業員による従業員レコードへのアクセス
従業員は、通常の営業時間内に人事担当者に連絡することによって、従業員の記録を閲覧することができます。
従業員は、HRスタッフの存在下で閲覧しなければならない記録を変更または削除することはできません。
従業員ハンドブックに従業員の人事記録の表示ポリシーを作成し、そのファイルを閲覧する従業員の要求に関して無差別に従う必要があります。
従業員があなたの雇用を離れた後、従業員の記録の写しを書面で要求した場合、その従業員にはコピーを送る必要があります。
場合によっては、人事部がどのような種類の従業員記録を保持しているか疑わしい従業員に遭遇することがあります。 これらは、従業員ファイルのコピーを要求する可能性が最も高い従業員です。 また、 差別がなければ 、ファイルのコピーを作成して送信します。 （HRスタッフが保持していた文書の量が少ないことに従業員が驚いたというフィードバックを受け取っている可能性があります）。
一部の管轄区域では、従業員にファイルの複製と送信の費用を請求することは合法です。
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