ここでは、人事管理ファイルの内容について知っておくべきことがあります
- 雇用主は、何らかの理由で情報にアクセスする必要がある場合に、正確かつ正確な情報を手元に用意したいと考えています。 緊急連絡先、従業員住所、 業績評価の記録 、 懲戒処分 、 従業員認定 、 雇用申請書などの変更は、雇用者が迅速にアクセスできるようにするための情報の例です。
- 雇用主は、従業員の選択、業績、勤務履歴、報酬の根拠、内部昇進の申請などの人事問題に関する文書を保持する必要があります。
EEOCの主張、訴訟、あるいは従業員への昇進や昇進の欠如を正当化する必要性さえも、雇用主はこの種の従業員証拠資料を収集し、保持することを要求している。 - 一部の従業員記録は、雇用者が保持するために連邦政府または州政府によって要求されます。 従業員情報を人事ファイルに編成することは、アクセス、法令遵守、準備状況に適しています。
人物ファイルのタイプ
雇用者は、一般的に、ビジネス使用、従業員の守秘義務、医療プライバシー、および法令遵守のために、いくつかの種類の人事ファイルを管理しています。 私は、雇用主が何冊のファイルを保管する必要があるかを示す法律を知らない。
しかし、多くの法律があり、従業員の機密保持のためのベストプラクティスがあり、人事ファイルの内容とその情報にアクセスできる人が管理されています。
これらは、米国のほとんどの雇用者が維持している人員ファイルです。 （世界の法律と実践は異なる場合があります）
- 従業員医療ファイル ： 1996年の連邦健康保険の可搬性および説明責任法（HIPAA）は、従業員の医療記録を機密として保護することを雇用者に要求しています。
- 従業員フォーム ：さまざまな状況の下でこれらのフォームをチェックする権限を持つ公務員が、あなたの職務内容を見直すことを望まないので、すべての従業員（従業員ではなく）の別ファイルを維持する必要があります。主な、機密の従業員の人員ファイル。
従業員の人員ファイルへのアクセス
従業員は、人事部員の指導と監督の下、 従業員の人事ファイルにアクセスすることができます 。 従業員の人員ファイルは、従業員のファイルを維持し、保護する責任を負う雇用主の財産であるとみなされます。
サンプルの人事ファイルポリシー
次に、会社で使用するための人事ファイルポリシーの例を示します。 これは、推奨されるさまざまなファイルと、各ファイルへのアクセス権を持つユーザーについて説明します。
サンプルポリシー
当社は各従業員に対して3つの従業員ファイルを管理している。
人事ファイルは、（あなたの会社名）の従業員ごとに管理されています 。 これらの人事ファイルには機密文書が含まれており、Human Resourcesスタッフが管理し管理しています。
このファイルへのアクセスはHRスタッフに限られており、各従業員のマネージャーが従業員の作業成績に関連する文書で自分のファイルを管理していることを前提としています。
人事ファイルの典型的な文書には、雇用申請書、家族の緊急連絡先、文書化された懲戒処分履歴、履歴書、従業員ハンドブック、雇用主のサインオフシート、最新の個人情報、および職務参照が含まれます。
すべての人事ファイルに同じ文書が含まれているわけではありませんが、各人事ファイルには同じ文書がいくつかあります。
給与計算ファイルも更新されます 。 給与計算ファイルには、従業員の職務、部門、報酬の変更などの履歴が含まれています。 給与計算ファイルへのアクセスは、適切な経理担当者および人事担当者に限定されます。
従業員の医療ファイルも管理されます。 医療ファイルの内容は、人事部指定職員および記録がファイルに保存されている従業員以外の人は利用できません。 あなたの会社名で）、医療ファイルは最高レベルの安全な保管と機密保持を受けます。
従業員は、通常の営業時間内に人事部の担当者に連絡して、従業員のファイルを閲覧することができます。 従業員は、HRスタッフの存在下で閲覧しなければならない文書を変更または削除することはできません。
従業員ファイル、従業員レコード、人事管理ファイル、文書
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