結果を生み出す会議を計画、指導、管理することができます
これらのミーティング管理の機会を怠ると、ミーティングやチームはあなたが投資した時点から望む果実を抱くことはありません。 参加者が期待し、肯定的かつ建設的な結果を達成するための12の会議管理のヒントをご覧ください。
効果的な会議を確保するための会議前の準備
会議前の行動は、会議の結果を達成するための基礎を確立します。 必要なフォローアップはすべて行うことができますが、効果的な会議プランを立てないと結果が失望します。 これらのヒントは、会議の計画と実施に役立ちます。
会議を計画する
結果を生み出す効果的なミーティングは、ミーティングの計画から始まります。 まず、会議の計画を支援するために他の従業員が必要かどうかを特定します。 次に、会議を開催することで達成したいことを決めます。 あなたの会議の目標を達成する。
あなたが設定した目標は、効果的な会議計画の枠組みを確立するでしょう。 Stephen Coveyが7人の非常に効果的な人々の習慣で言うように、「終わりを念頭に置いて」。 会議の目的は、目的を達成するために必要な会議の焦点、 会議の議題 、および会議の参加者を決定します。
会議が必要であることを確認する
ミーティングプランを作成したら、設定された目標を達成するためのミーティングが適切な手段であることを確認してください。 出席者の時間を考慮する場合、ミーティングをスケジュールして開催するには費用がかかるため、ミーティングが問題を解決したり、プロセスを改善したり、継続的な計画を立てる最良の機会であると判断するよう努めます。
会議の目標は、電子メールのディスカッションや、社内ニュースレターで情報を配布して要求することで達成できます。 会議が必要であり、あなたのために便利ではないことを確認してください。会議の出席者から本当に必要なものを入手したときに、より良い結果を得ることができます。
会議に適切な参加を確実にする
会議が目標を達成するための適切な手段である場合は、会議に出席して成功する必要がある参加者に確認してください。 必要な出席者は会議に出席できる必要があります。
重要なスタッフのいない会議を開催するのではなく、会議を延期する。 デリゲートが重要な意思決定者の場所に出席する場合は、指定されたスタッフが決定を下すか、会議を延期する権限を持っていることを確認してください。
会議前の事前作業の配布とレビュー
あなたが出席した会議の数は、ミーティングファシリテイターが、配布資料を渡したり、議論のためにMicrosoft PowerPointスライドを投影したりして、始めましたか？ 挫折？ あなたは賭ける。 会議はグループの読み込みになり、目標を達成するのにはほとんど生産性がありません。
会議を開催するための明記された目的が意思決定と質問に答えるとき、グループの読み込みは人々の時間の恥ずべき浪費である。
実際の会議に先立って必要な事前作業を提供することで、会議を最も生産的にし、結果を確実にすることができます。 会議の成功の48時間前にプレワーク、チャート、グラフ、および読書資料を提供します。 準備時間が増えるほど、準備が整った人々があなたの会議に参加します。
ミーティングの目標達成に役立つ文書には、レポートを含めることができます。 データ、チャート、競争力のある情報へのリンク、月間売上高、および生産計画 重要な議論のポイントを示すMicrosoft PowerPointスライド 以前の会議や関連する会議やプロジェクトからの議事録 、メモ、フォローアップを会議に参加させることができます。
事前作業、情報を読むために続くリンクだけでなく、タイムリーに配布され、出席者がミーティングの前にプレワークを読むという深刻な期待は、ミーティングが成功するのを助けます。
効果的な会議を確保するための会議中
会合時間を効果的に使用することで、その話題に対する熱意が高まります。 参加者からのコミットメントと達成感を生成します。 人々は日々の課題よりも大きなものの一部を感じています。 したがって、フォローアップのためのステージを設定する、順調で積極的な会議が会議の結果を生み出すでしょう。
効果的な会議の円滑化
ミーティングリーダーは、ミーティング参加者間のインタラクションのための積極的で生産的なトーンを設定します。 効果的な会議の促進は、目標、または予期される成果、および議題の再検討から始まります。 ファシリテーターは、グループメンバーが集中的かつ生産的に働くのを支援します。
会議のデザインと議題は、会議のためのフレームワークを設定しました。 参加者を確実に追跡する効果的なファシリテーターは、会議から期待された望ましい結果を確実に達成します。
会議でプレワークを使用する
会議中に会議前に提供された作業前およびその他の情報を使用または参照する。 あなたは、参加者が必要な結果を達成するために不可欠な資料をレビューするために必要な時間を費やす必要性を補強します。
参加者は会議に先立って準備を行い、結果は堅実な準備とリーダーシップを証明します。 誰も、準備ができていない、無関心な、またはチームメイトの目には貢献していないと思わない。
各参加者に行動を促す
各ワークグループには、会議に出席するさまざまな人物がいます。 静かな同僚やあらゆるプラットフォームを支配しようとする人がいます。 ミーティングを容易にするかどうかにかかわらず、ミーティングの目標を達成するために各参加者を参加させる必要があります。
これにより、各参加者は、会議のトピックとフォローアップに確実に投資されます。 あなたはチーム全体を引っ張って、優勢なスタッフが他の人を丘の上に押し込もうとするより多くの結果を達成します。
効果的なミーティングのフォローアップ計画を作成する
ミーティング中に、アクション項目を含むフォローアップ計画を立てます。 効果的な計画には次のものが含まれます。
- 具体的な行動項目は、
- 行動項目の達成を「所有する」ことを約束した人の名前、
- アクションアイテムの期日、および
- 行動項目の完成を構成するものについての合意。
チームメンバーが必要な結果を生み出すアイテムを達成しようとする際に経験する、実際のシナリオと成功の障壁について話し合う。 参加者が出席している間は、必要に応じて次の会議の時間を設定します。
効果的な会議を確保するための会議の後
会合の前と会期中の行動と計画は、期待され、肯定的で建設的な成果を達成するのに大きな役割を果たします。 ミーティングに続くあなたの行動は、それと同様に重要です。 次の予定された会議でのフォローアップは決して結果を確実にするための投資ではありません。
ミーティング議事録を公開する
時間と行動計画を24時間以内に公開してください。 すぐに行動項目を開始すると、結果に最も効果的に貢献します。 彼らはまだ会議の新鮮な記憶、議論、そして選択された方向の論理的根拠を持っています。
彼らは熱狂的であり、始める準備ができています。 ほとんどの人は、議事録に取り掛かる前に、議事録が到着するのを待っているので、分の配布が遅れると結果が損なわれます。
効果的な会議のフォローアップ
締め切りやフォローアップを尊重し、遵守することで、会議の結果を達成するのに役立ちます。 締め切りは会議中に制定された。 会合の後、行動項目を持つ各人は、自分のコミットメントを個人的に達成する計画を立てるべきである。
プランナーにステップを書いても、別のスタッフにタスクを委任しても、タスクを完了しても、個人はフォローアップを担当します。
会議プランナーもそうです。 ミーティングの途中でアクションアイテムを持っている人それぞれにフォローアップすることで、ミーティング結果を改善できます。 目標は進捗状況を確認し、タスクが進行中であることを確認することです。 あなたが尋ねることは達成されることを忘れないでください。
次回会議でのフォローアップの説明責任
彼らがコミットメントを達成できなかった理由を各参加者がグループに伝えるフォローアップ会議に座ったことがありますか？ 結果は嘆かわしい。 結果の説明責任の規範または慣習を確立することは、会議の早い段階から始まります。
ミーティングの途中でファシリテーターのフォローアップが役立ちますが、グループはコミットメントを受け入れられないようにしなければなりません 。 次回の会議で進捗状況と成果を報告し、すべてが達成されることを期待してください。 また、次の会議で進捗状況を確認し、進行中の実際のブロックがある場合は、進捗状況を決定します。
継続的改善のための会議プロセスのデブリーフィング
各会議の報告の練習は、継続的な改善のための強力なツールです。 参加者は、現在の会議のプロセスについて効果的か非効果的かを議論します。 彼らはまた、会議が開催されたトピックについてグループが作っていると感じている進展についても話し合う。
成功したチームは 、別のレベルへの継続的な改善を念頭に置いて、プロジェクト全体を報告し、結果を作成するための効果的な方法を決定するプロセスも討議します。 将来の会議は評価を反映する。 ミーティングは、組織の成果を創出するためのさらに効果的なツールとして進化しています。
結論
結果は、十分に計画され、実施された会議から達成可能であり、予測可能である。 会議に出席したときから会議の出席者が期待し、肯定的かつ建設的な成果を達成できるように、これらの12の推奨事項に従ってください。 これらの効果的な会議のヒントを使用すると、あなたの組織はあなたの業績に報酬を与え、同僚はあなたを愛します。