ファシリテーションを使用して会議をより生産的にする
ファシリテータの主な役割は、グループのタスクを維持し、同じ方向に一緒に動くことによって、 グループ計画セッションまたは会議に価値を加えることです。
ファシリテーターはまた、各グループメンバーが会議に参加することを保証します。
グループファシリテーション
グループまたはチームの円滑化は、社内の従業員または外部コンサルタントによって提供されます。
- コンテンツと情報を提示することで、
- グループが目的を達成するためのプロセスを設計し、公式化することで、
- グループの任務がセッションで達成されるように、会議 、訓練、チーム構築セッション、または別の作業イベントに適切な構造を提供すること 。
- 会議の成果に対する共有責任の推進
- 参加者から質問への回答と問題解決方法を描きます。
個別ファシリテーション
個人がプロセスに参加するときは、通常、2人以上の従業員が葛藤 、不一致、 相互の目標を設定する必要がある、またはプロジェクト、プロセス、経験を報告する必要があるためです。 熟練したファシリテーターは、個々の従業員が必要とする構造、内容、プロセスを提供して、相互に満足できる解決策を得ることができます。
ファシリテーションを提供する個人の特徴
ファシリテーションは、次のような特徴を示す個人に最も自然に習得できる、学んだスキルです。
- 強力なグループリーダーシップスキル、
- グループのプロセスと構造の深い知識、
- グループおよび対人動態の知識、および口頭および非言語コミュニケーションの 理解 、
- セッションの出席者からの参加を促す方法で、トレーニングやチーム構築のコンテンツを創造的に提示する能力。
- 人々とその状況に対する共感、
- 強力なリスニングとコミュニケーションのスキル
- グループの介入とイベントを構造化して、グループにとって望ましい結果を生み出す能力。
熟練したファシリテーターのリーダーシップの下で、会議、チーム構築セッション、およびトレーニングクラスは、リーダーなしでは不可能な結果を達成することができます。 なぜなら、グループのチーム参加者は、自分の仕事プロセスを効果的に促進するために必要な技術、許可、サポートが不足していることが多いからです。
ミーティングでの競合会話の回避
職場で働く人と効果的な働き方をすることはしばしば困難です。 これが便利な場所です。 会議における効果的なグループの円滑化は、競合する会話を持つ難しい人々の相互作用を管理します。
2人以上のミーティングメンバー間のトピック以外の会話は時間を無駄にし、グループの進行を抑え、チーム全体への個人の貢献を制限します。 さらに、いくつかの小グループでの競合対話は、オントピックであってもチームメンバーが議論している洞察をチームメンバーに提供しません。
最終的には、会議では限られたアイデアが生まれます。
ミーティングリーダー、マネージャー、またはグループメンバーのいずれであっても、グループメンバーが一度に複数のディスカッションを開催する場合は、次のアイデアを使用してグループを戻すことができます。
競合する会話の管理
- 非言語コミュニケーションを使用する：参加者をしばらく見てください。 見ている間に眉を上げたり、参加者に声をかけたりします。 他の参加者がグループに再び参加している間に、1分間床を持っている人を停止します。 これを恐れてはいけません。会議を管理するマネージャーやチームリーダーの仕事の一部です。
- 質問する：競合する会話に参加しているグループメンバーの1人に電話してください。 総会での議論の概要を簡単にまとめて、彼または彼女の意見を求める。 会議の他の人々とアイデアを共有するように彼または彼女に依頼してください。
「ケリーのこの問題に関するあなたの考えに、私たちは皆興味を持っていると信じています。 これはあなたには少し不快かもしれませんが、それは2つの目的を果たします：それは、主な会話に側の会話をもたらし、行動が許されないことを誰にでも知らせることができます。
- 口頭で介入する：競合する会話に参加しているグループメンバーに、皮肉や怒りを使わずに、グループディスカッションに再び参加するように直接質問します。 「誰もがすぐに話しているときに、私たちは良いアイデアを見逃しているのではないかと心配しています。私はこれらの考えをすべて把握できないことを知っています。 一般的に、この戦略は、人を引き込む2番目または3番目の試みとして使用する方が良いです。それは直接的かつ非常に効果的ですが、チームメンバーを困らせる可能性があります。
- グループ信号を確立する： グループ信号は、参加者に一度に1つのディスカッションを開催するように促す 。 効果的に働く信号は、非言語のタイムアウト・サインを作成し、次に1つの人差し指を押して1つの会議を示すことです。 チームメンバー間で良好な関係がある場合は、ジョークも効果的なツールになります。 「おい、ジョンとジェーン、あなたの世界の買収を計画しようとしないで、会議に戻ってきてください」といったようなことを試してみてください。
ミーティングでの競合会話の最終的な言葉
ビジネスミーティングに参加している週の多くは、人々が過ごしています。 従業員が自分の時間を有効に活用できるようにすることは、マネージャーまたはミーティングリーダーとしての責任です。 効果的な会議管理は時間を節約し、サイド会話を制御することで、会議がトピックにとどまり、質の高い作業を確実に行うことができます。