誰もが簡単に使用できるプロジェクトリスク登録を作成する
リスク登録がファイリングシステムでどのくらいの頻度で衰えているのを見たことがありますか？ それらはプロジェクトの開始時に作成され、次に忘れられて、すぐに時代遅れになってしまいます。
優れたリスク管理では、定期的に新しいリスクを特定し、既存のリスクをレビューし、緩和活動を計画する必要があります。 では、どうすればこれが起こりやすくなるのでしょうか？
01優れたリスク・レジスタ設計
リスク管理への参加を促す1つの方法は、リスクの高い登録者の設計です。 うまく設計された登録簿は、プロジェクトのリスクの全体的なレベルをあなたや他のプロジェクトチームメンバーにすばやく伝えます。
必要に応じて個々のリスクに関する詳細情報に簡単にアクセスできるようにする必要があります。 これは、すべての人がリスクの観点から考えることを刺激しなければなりません。新しいものが発生したときにそれを発見し、既存のリスクを軽減するために行動を監視します。
02右のフィールドを含める
最低限、リスク登録には次のものを含める必要があります。
- 各リスクの一意の識別子
- 「大雨のために、作物を損なう洪水の脅威がある」など、原因、リスク事象、およびその影響を含むリスクの記述。
- リスク対応アクション
- リスク所有者
03追加措置
リスクの高いプロジェクトのための緩和後の確率、影響および全体的なリスク、および残存価値の定量的尺度を含めることができます。
モンテカルロ法や予想される金銭的価値のようなリスク評価手法を使用している場合は、自動的に計算される数値やフィールドが役立ちます。 その他の有用なフィールドには、主要日付、リスクカテゴリ、リスク対応カテゴリ、近接性、緩和コスト、およびステータスが含まれます。
含めることができるフィールドの数に制限はありませんが、すべてのリスクのリストビューにキーフィールドのみを表示する必要があります。 さもなければ、リストビューはあまりにも多くの詳細で沼地になる可能性があります。 理想的には、ビューアは詳細ビューに移動し、リストビューのリスクエントリをクリックすると、特定のリスクのすべてのフィールドが表示されます。
04別のオプション
プロジェクトごとにリスク登録データベースを作成して、標準フィールドセットに制限されていないようにすることもできます。 スプレッドシートはプロジェクト、特に小規模プロジェクトを追跡するのに役立ちますが、KahootzやPodioで作成できるものなど、実際のデータベースはより良いものになります。 必要に応じて文書と大量のテキストを簡単に追加できます。
05交通標識
ビジュアルインパクトのために信号機システムを打つのは難しいです。 ユーザーは直感的に、赤は危険度が高く、黄色は中程度のリスクを、緑色は危険度が低いことを意味します。 これは、読者に理解を助けるために素早く視覚的な手がかりを提供する。
06セキュリティ機能
プロジェクトチームのすべてのメンバーおよびおそらく一部の利害関係者がリスク登録を閲覧できるようにすることで、参加を促すことができます。 ただし、登録者のユーザーアクセス権を設定する必要があります。そのため、 プロジェクトマネージャ 、 プロジェクトサポート 、リスクオーナーなどの特定のプロジェクトロールのみが編集できます。 いつ、誰が何を変更したのかを監査証跡として作成することができます。
07まとめリスクプロファイル
シニアプロジェクトのチームメンバーやプロジェクトボードや企業/プログラム管理者などのステークホルダーは、あらゆるリスクのリストビューを消化する時間がないかもしれません。 それらのために、概要リスクプロファイルは、プロジェクトによって提示された集約されたリスクを一目で把握します。 確率と影響レベルごとのリスク数を示しています。
08それはすべてのコミュニケーションについてです
プロジェクトリスク登録簿を設計しているときは、リスクと緩和行動をリストアップするだけではないことを覚えておいてください。 その目的は、リスク管理におけるコミュニケーションと同僚の関わり合いである。 あなたのデザインは、さまざまな観客に対して異なる視点でこの目標を反映する必要があります。 適切に設計されたリスク登録者は、このようにプロジェクトのリスク管理を改善することができます。