会議のリーダーは、目標を達成するための成功した会議の鍵となる
誰が会議をリードしていますか？
ミーティングリーダーは、ミーティングやチームを成功に導くための鍵です。
会議のリーダーとして働く従業員は非常に重要です。 いくつかのミーティングでは、リーダーは、部長、チームリーダー、またはイニシアチブをリードする上級管理職によって任命された人です。 これらの従業員は、マネージャーまたはリーダーとしてのスキルが認識されているため、リーダーシップの役割に選ばれました。
他の時間に、従業員はリーダーとして自然に出現するかもしれません。 これらのリーダーは、他の従業員が尊敬し、尊敬する従業員です 。 他の場面では、チームはすべてのメンバーの間でリーダーシップの役割を変えることを決定するかもしれません。 これにより、すべてのチームメンバーは、ミーティングリーダーとしてのスキルを引き続き開発し、成功したミーティングを作成することができます。
会議のリーダーの責任
以下は、ミーティングリーダーの主要な責任です。
- 達成する必要がある目標、タスク、目的を決定します。 これは、しばしば、リーダーの職務内容の一部または一部です。
- 会議が目的または目的を達成するための最良の方法であるか、または望ましい結果を達成するための最良の方法であるかを決定する。 質問に答えます。会議は必要ですか？
- 会議の計画を支援する必要があるユーザーを決定します。
- チームまたはリーダーとして、会議の議題を決定します。 （進行中の会議では、この作業は現在の会議の最後に行われます）。
- 共有組織カレンダーを使用して最も頻繁に日付、時刻、および場所を決定します。
- 読書、財務情報、履歴、関連するチームミーティングの議事録などの会議の事前作業をまとめます。
- 参加者を招待し、割り当てを配布し、できるだけ多くの時間を許可して参加者が会議に準備をします。
- 議事録と約束、行動項目、または決定を文書化するレコーダーまたは議事録を会議に設けます。 会議の整然とした行動のために必要な場合は、タイムキーパーを任命します。
- 砕氷船を使用して参加者を暖め 、会議参加者がお互いにコミュニケーションし合い、アイデアや情報を交換する環境を作り出すことができます。
- 早く到着し、会議に出席し、進行中で、 すべての参加者を巻き込むことで会議を導きます。それぞれの参加者は、会議でのプレゼンスが不可欠であると感じています。 これにより、次回の会議への参加が保証されます
- 参加者が退屈で退屈な気分にならないように、会社の会議をスパイスアップします。 アイスブレーカー、ユーモア、または楽しい例を使用しても、会議は笑わずに終了する必要はありません。
- 次のステップとアクション項目が割り当てられ、処理されるようにします。
- 会議を報告し、次の会議の議題を計画します。
- ボランティアが問題を抱えている場合は、ミーティングの間に参加者をフォローアップして、行動項目が確実に実行されていることを確認し、支援やリソースを提供してください。
追加のリーダーロール
ミーティングリーダーは、これらの責任を担うだけでなく、コミュニケーション 、レポート、およびチームメートのパフォーマンスに 関連する役割も担っています 。
職場間で機能するチームや会議のメンバーには、会議や進行中のチームの活動や進捗状況について、部門や機能に知らせる義務があります。 また、チームや会議に参加していない同僚からのインプットを求める責任もあります。 すべての従業員があらゆる会議に出席することはできません。
リーダーは、効果的なコミュニケーションとフィードバックを通じて、上級管理職を関与させ、情報を提供するという追加の責任を負っています。
チームや会議の外の従業員、特に組織リーダーのオーナーシップを構築することで、チームや会議がソリューションやアイデアの開発、実装、統合に成功することが保証されます。
会議の参加者が会議で効果的に活動していない場合、リーダーは会議中の効果的な会議リーダーテクニックと会議外の効果的な指導を通じて、行動を修正する責任があります。 自分の意見で独り占めしたり他のメンバーを批判したりする会議参加者は、会議の成功を妨害する前に修正する必要があります。
これらの行動は、会議の参加者が非難的な出来事が展開され、 機能不全のメンバーが進行を中断するため、リーダーを助けるためのレベルの快適性と成熟度に達するまで必要です。
効果的なミーティングリーダーは、プロジェクトやチームが成功したことを保証するものではありませんが、プロジェクト、部署、会議またはチームが成功したときに重要な貢献要因です。
会議の議事録は、議事録が適時に適切に作成され配布される場合、会議の成功に貢献します。