効率性、展示能力、および建設関係を助ける質問
効果的なコミュニケーションには、コミュニケーションのすべてのコンポーネントが、コミュニケーションの私の好きな定義である「共通の意味」に完全に対応している必要があります。 質問が尋ねられ答えられたときに特に重要です。
コミュニケーションにおけるコンポーネント
コミュニケーションには5つのコンポーネントがあり、コミュニケーションが行われる職場の全体的な環境には6つ目のコンポーネントがあります。 コミュニケーションの要素は次のとおりです。
- メッセージを送信する個人。 送信者は、受信者が送信者と意味を共有するように、メッセージを明確かつ十分に詳細に提示する必要があります。
- メッセージのコンテキスト。 コンテキストは、メッセージの送信者によってメッセージがどのように配信されるかです。 コンテキストは、ジェスチャー、ボディーランゲージ、表情、声質などの非言語コミュニケーションを含みます。 メッセージのコンテキストのほとんどは、受信者がメッセージの送信者を見たり聞いたりできる場合にのみ使用できます。 例えば、電子メールとIMの顔文字は、送信者が受信者からの入力なしにそれらを公式化するので、貧弱な代替品です。
文脈のもう一つの部分は、コミュニケーションサークルに関わる感情です。 送信者は怒っていますか？ 受信者は、コミュニケーションの内容に無関心ですか、または送信者を軽蔑していますか？ 通常の人間の感情は、メッセージが正常に共有されているかどうかに影響します。
- メッセージを受け取った人。 受信者は慎重かつ慎重に耳を傾け 、明確にするために質問し、受信者が送信者と意味を共有することを確認する必要があります。 受信者が送信者を信頼する場合、効果的な通信の可能性が増します。
- 選択した配送方法。 配信方法は、メッセージの意味を伝えるのに最も効果的なメディアに基づいて選択する必要があります。 コンピュータやモバイル機器の登場以来、通信方法は非常に多様であるため、配信方法に関する決定はより複雑になってきている。 配信方法は、送信側と受信側の両方の通信ニーズに適合しなければならない。
コミュニケーション方法には、口頭でのコミュニケーション、インスタントメッセージ（IM）、電子メール、手紙、看板、ポスター、ビデオ、スクリーンショット、電話、メモ、書式、書類などが含まれます。 これらの方法は引き続き拡大し、従業員の仕事に関するすべてのことに関する即時のコミュニケーションに対する期待はますます高まっていきます。
人とのコミュニケーションは、変化を求めたり、従業員の認知度を高めたり、現場での質問を可能にする組織情報にとって特に重要になっています。 従業員のコミュニケーションは、従業員がコンポーネント、コンテキストにアクセスできるため、好評です。
- メッセージの内容。 メッセージの内容は、受信者からの理解を得るために十分に詳細に明確に示され、説明されなければならない。 メッセージの内容が共鳴し、受信者の既に保持されている信念とあるレベルで接続する場合、それが最も効果的です。
どのように良い質問をしてコミュニケーションを強化するか
James O. PyleとMaryann Karinchは効果的なコミュニケーションを助けるために以下を追加しています。
人的資源から顧客サービスまで、悪い質問はほぼすべての職場を汚染します。 間違った質問は、しばしば不完全な、あるいは誤解を招くような回答を促し、親密さを損なう可能性があります。 一方で、良い質問は、効率、能力、および関係構築の貴重なツールです。
良い質問には、直接、制御、繰り返し、永続、要約、非関連の6つのタイプがあります。 簡単に説明するには：
- ダイレクト：あなたは基本的な疑問をもって簡単な質問をします。
- コントロール：それを聞いたとき、あなたはすでに答えを知っています。 人が嘘をついている、知られていない、または注意を払っていないかどうかを調べる方法です。
- 繰り返し：同じ情報の後にある2つの異なる質問をします。
- 永続的：同じ質問をさまざまな方法で尋ねて、希望する情報のすべての面を探求します。
- 要約：質問をして、ソースに回答を再訪する機会を与えることを意図しています。
- 非関連性：あなたが知りたいと思う対象には関係しませんが、それはおそらく人が嘘をついていないものです。 それは、真実がどのように見えるかを見て、その人があなたに向かって開くようになるという目的を果たします。 質問交換の文脈に結びつけることもできます。
6種類の良い質問の詳細
直接
1つの疑問文、1つの動詞、および1つの名詞または代名詞。
- あなたは誰？
- パーティーで何が起こったのですか？
- あなたはいつオフィスに着いたのですか？
- 車の鍵はどこにありますか？
- なぜあなたは会議を早めに辞めましたか？
- あなたはそのiPadにどれくらいお金を払ったのですか？
コントロール
あなたは、「私は意図的に直接質問をするつもりはありませんか？」と答えるときは、回答の正当性や正確性をチェックするときに、コントロールの質問を使用して一貫性を探します。
コントロールの質問は、あなたが答えを知っている故意の質問で、情報の発見に関するものではありません。 彼らは、行動、発言のパターン、真実性または正確さのレベルの発見に関するものです。 おそらく、それはあなたがその人と前に話したことです。
あなたの人事チームの誰かが従業員がその人について苦情を申し立てるために電子メールを送信したために従業員を疎外したことが分かっている場合は、「Pamelaで今日どのように業績レビューを行ったのですか？情報; 人事担当者が質問にどのように答えているかを知りたいだけです。
繰り返す
あなたは2つの異なる方法で同じ情報を見たいと思っています。 たとえば、「営業員は何人いるのですか？」と尋ねた場合、話している人は「現場に22人あります」と返答する可能性があります。後で、彼と別の話をしているとき - たとえば、企業が足場を持っている地域 - 「販売地域はいくつですか？」と聞くかもしれません。
彼は、「22」と答えるかもしれない。これは、販売員の人員数を確認する方法である。 それは絶対的なテストではありませんが、彼が以前に言ったことに価値と信用を与えます。 彼らは提供された情報を相互にチェックする2つの異なる質問です。
反復質問を使用する際には、不一致を明らかにすることもできます。 この例のソースが、28の販売地域があると回答した場合は、明確化が必要です。 たぶん完璧な理由があるかもしれません - 販売員は通常28の補数を持っていますが、最近では売り上げが6割ほど不足していますが、回答によって数字の間に不一致があるという疑念が生じます人員の数と販売地域の数 この不一致は、問題を解決するためにさらなる疑問につながるはずです。
永続的な
質問に複数の回答が与えられる場合は、永続的な質問を使用して完全な回答を得る。 反復質問と同様に、永続的な質問は、その人が誠実ではないと思われる場合にも役立ちます。
ディズニーランドが唯一の場所である可能性はありますが、その質問には「他の場所はどこですか？」と答えるのが理にかなっています。
その繰り返しの質問をバイパスし、ディズニーランドについての質問に直接進むということは、他の時にその情報が漏出しない限り、あなたの友人のカリフォルニア旅行の完全な画像を得る機会を逃すことを意味します。
概要
要約の質問は、彼女が言ったことをソースにフィードバックするほど真実を決定することではなく、「私は実際に私が言ったことを言ったのか」と考える機会があります。
あなたは2ドアのハッチバックからフルサイズの高級車まで、あらゆる種類の車を販売しています。 若いカップルがショールームに来て、ぜいたくなモデルの1つを試乗するように頼みます。
"あなたはいつも何を車で使うのですか？"
"通勤して通勤する。 私たちは同じ建物内で働いています」と彼女は言います。
"何のために車を使うのですか？"
"私の両親を見るために週末旅行。 そのようなもの。 "彼女は一時停止し、"彼らは離れて100マイル離れて住んでいる。
"高級車はなぜベスト・セレクションだと思いますか？"
彼らは一見を交換する。 彼は次のように述べています。「私たちは他の人よりもそれが好きです。
「あなたの好きな色は何ですか？」と彼女は真っ直ぐに尋ねました。
"赤。"
「この権利があるかどうか見てみましょう。贅沢なクラスでフルサイズの赤い車を望んでいると聞きましたが、この説明はあなたが望むものにどれくらい適していますか？」（あなたは要約質問を関連情報この場合。）
彼らは別の一見を交換する。 彼は、「より落ち着いた色が良いと思う」と述べた。
「贅沢なモデルは、それがあなたのために最高のものだと思うのですか？」（また、これはあなたが聞いたことを要約して確認する方法であり、高価なものに魅了されているかどうかを知りたい彼らが何か他のものを考慮したくない、あるいは最初の答えが顕著な事実を隠していたならば）。
"私のお父さんは、これは道路上で最も安全な車だと言います。"
要約の質問への答えは、実際にはそれが好きかもしれないが、それがどのように見えるのかではないことを示している。 あなたは行間を読んでいます。 彼らはちょうど一緒に人生の始まりです。 彼女のお父さんはおそらく、彼らが購入するのを手伝う "最善の道のりの車"を購入するためにディーラーに送ったでしょう。 前払いとローン申請がおそらくあなたに話の残りを与えることを知って、売却を進めることにします。
一部の人々は、このセールス・エンカウンターに埋め込まれているような要約的な質問をするのは簡単ではないかもしれません。 最初に質問したのとまったく同じように質問すると、有効な結論が得られる可能性があります。
たとえあなたがフレーズを変更したとしても、同じ質問を2回連続して尋ねることは望ましくありません。 あなたが最初に質問と2番目の質問をしてから少し質問を言い換えるまでにある程度の距離を置くことによって、相手が本当に興味を持っている人物として出会うことができます。
非関連
あなたの質問に答えている人が強調されているように見えるかもしれません。 非関連の質問は緊張を緩和することができます。 あるいは、あなたのメモを考えたり参照したりする時間が必要なのかもしれません。ちょっとしたスペースと時間を買うために質問を使うだけです。
「過去にどのようなプロジェクトをやったことがありますか」や「どのように問題を解決しようとしましたか」などの指摘された質問には、戦場での尋問の途中にいるように。
候補者は、「私は、共通の目標を達成するために部署を集めて問題を解決しようとしました。私の息子のリーグチームがボールを打つことに集中する方法です。
あなたは彼の悩みの議論に戻る前に、「あなたは小さなリーグをどのくらいコーチしましたか？」と尋ねることで、候補者に休憩を与えることができます。
最後に、必要なすべてのコンポーネントから始め、 良いものにならないようにするための2つの方法があります。
- あまりにも多くの修飾語やその他の単語やフレーズを追加すると、質問から逸脱します。 例えば、「ビニールカウンタースツールが割れてダクトテープで覆われている食堂で、朝食に何を食べましたか？
- 答えを待つこともありません。 あなたは "あなたの好きな食事は何ですか？"と尋ねます。その人はすぐに反応するのではなく、瞬間を考えます。 あなたは「ローストビーフ？」でチャイムします。 沈黙は有効な質問ツールです。
あなたの耳を開く必要があるときに口を開いた結果、発見、情報、リードを失いません。 質問を最大限に活用する「2つの耳、1つの口」のルールを忘れないでください。
環境とコミュニケーション
上記のコミュニケーションの要素は、効果的にメッセージを伝達するために一緒に働くときに共通の意味を促進します。 これらのコンポーネントが実行される作業環境は、通信に影響を与え、通信が受信されるかどうかにも影響します。
あなたが正当な質問をするとき、あなたは信頼関係を築き、自信を与えます。 意味は、職場でのコミュニケーションの基礎の別の部分を形成する
オープンなコミュニケーション、 従業員の関与 、共通の目標を強調する職場環境では、コミュニケーションがより頻繁で効果的です。 しかし、重要なコミュニケーションの期待は、これらの最良の職場でバーを高く設定します。 だから、 士気が高く 、従業員に焦点を当てた職場環境でも 、従業員は何が起こっているのか分からないと不平を言う。
個々の職場のすべてのコンポーネントと全体的な環境のために、コミュニケーションは依然として困難です。 誰が何をいつ知ってそれを知る必要があるかについての古くからの質問は、決して誰の満足についても決して答えられません。
あまりにも多くの情報、十分ではない情報、さらには情報過多に関する従業員の苦情は、職場で共鳴し続けるでしょう。 あなたはコミュニケーションの問題を決して癒すことはできませんが、コミットメントと思いやりを持って、あなたの対人コミュニケーションと職場コミュニケーションの両方の効果を高めることができます。
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