どのように会議の議事録を記録するのか
分は通常以下を含みます：
- 参加者が約束したフォローアップ活動、
- 約束の完了期日、および
- 将来のレビューや歴史のために文書化する価値のある他のイベントや議論。
代表的な会議議事録は、会議中になされた決定と参加者の約束に焦点を当てています。 コミットメントには、参加者による共有理解に必要な締め切り日やその他の詳細が添付されています。
史料としての議事録
歴史的な文書として、決定を下す重要なアイデアや議論を文書化するのにも役立ちます。 たとえば、後でチームメンバーが「この目標を選んだときに思ったことは何だったか」という質問に答えます。
効果的な会議の議事録には、チームが議論した5つの選択肢と、他の利用可能な経路よりも1つが選択された主な理由が示されています。
典型的なビジネスミーティングの効果的な会議の議事録は、すべての議論を記録する必要はありません。
彼らはまた、誰が何を言ったかを述べる必要はありません。 また、すべての参加者が何を詳細に述べているのかを文書化してはいけません。 与えられた例では、効果的なノートテイカーは、すべての単語を書き留めるのではなく、議論を要約しています。
（この規則は、訴訟、裁判所の聴聞会などのような状況での他の種類の会議では異なることを認識している。
これらの議事録には、会話とステートメントの正確な記録が必要です。）しかし、あなたの典型的な職場会議はありません。
会議議事録をいつ、どのように共有するのか
理想的には、会議の議事録は、会議の最後に会議参加者に電子的に配布されます。 これを行うと、参加者は約束と期限をすぐに知ることができます。 これが不可能な場合（例えば、手書きメモが間違いを整理したい場合）、手書きメモは会議の24時間以内に会議の議事録を配布する必要があります。
議事録は、会議中にチームメンバーが行ったコミットメントを思い出させるものです。 参加者が会議の約束をカレンダーに転送したり、リストを作成したりするのに役立ちます。 彼らは、次の会議の前に参加者に到達しなければならないすべてのアイテムを思い出させるものとして役立ちます。
（これにより、会議で最も重大な問題の1つを除くことができます。一般的には、会議で情報を渡して、参加者が会話よりも会議の読書に費やすことになります）。結局のところ、 他には、電子メールやYammerのようなツールがあります。
あなたは、次回の会議の開始時に前回の会議の議事録を見直して、人々が正しいことと次のステップを確認できるようにします。
会議の議事録は、議事録が適時に適切に作成され配布される場合、会議の成功に貢献します。 これは、チームが事業の成功を支える強い規範を結んだ場合に特に当てはまります。
組織は議事録をどのように処理するのですか？
会議の成功に不可欠であるノートテイカーまたはレコーダーは、会議で何が起きたのかを知る必要がある参加者、歴史、従業員のための会議を文書化します。 会議の議事録がないと、会議の成功の見通しが低下する。
会議の議事録を取る従業員は、通常、チームのメンバーであり、会議に参加している間にメモを取る。 法律上または政府関連の手続、分科会、または審問、必要な企業理事会会議、または募集などの要件がある会議では、参加していない個人が公式の議事録をとり、手続を記録することがあります。
分を記録する従業員は、詳細を正確に記録するために耳を持っていなければなりません。 従業員は、議事録を録音している間も、会議に参加するために効率的にマルチタスキングを行う必要があります。
一部の会議では、同じ従業員がすべての会議で議事録を取ります。 他の企業では、勤労者の役割は従業員から従業員に移ります。 リーダーシップのように、ノートテイカーの役割は、 リーダーシップ 、 コミュニケーション 、効果的なミーティングのリーダーシップスキルを構築します。
ミーティング議事録の要点は？
レコーダーまたはノートテイカーの要件は次のとおりです。
- ミーティングで行われた決定、コミットメント、および主要なディスカッションポイントを正確に記録します。
- 会議メンバーが行うことを約束した出席者と一緒に行うことを約束した行動項目を記録する。 行動項目には名前が付いていますが、一般的な議論では誰が非公式な職場会議で何を言ったかは述べていません。
- 主要な決定、課題、または自発的な約束や行動項目を会議の最後に見直すことで、参加者は会議を出る前に出来事や約束を見直し合意することができます。
- 会議のリーダーは、会議中に定期的に討論を要約するよう聴講者に依頼することができます。
- 進行中の一連のミーティングでは、ノートテイカーは、次のミーティングの開始時に議事録をレビューするのに1分かかります。 参加している従業員は、議事録に同意しないものを追加または修正することができます。
- ミーティングのコピーをミーティングの24時間以内に配布することは 、何年もの間ファシリテーターに会う標準的な勧告であった 。 しかし今では、レコーダーはラップトップやiPadなどの電子機器で数分かかる可能性が最も高いです。 したがって、メモ執筆者は、しばしば会議の数分または数分以内に、スペル、文法、および明快さの迅速なレビューの後に会議メモを配布する必要があります。
レコーダーは、会議の結果が参加者によって伝達され、行動することを確実にするために会議で必要となる役割です。 ノートがなければ、参加者は他の参加者の記憶に頼る必要があります。 保証されている、これは良い計画ではありません。
メモの受領者の会議文書は、従業員の業績向上のために文書化が必要な場合と同様に、会議の成功に必要です。