あなたの準備は、あなたが望む成果を達成するかどうかを決定します
会議の議事録 、 会議の後に参加者が受け取る文書 、議題は会議の計画と以前の会議のための報告されたフォローアップです。
定期的にスケジュールされていない会議の予定表を作成する場合は、以下の手順を参考にしてください。 この記事の後半では、定期的にスケジュールされた会議の予定表テンプレートが表示されます。 2つのタイプのミーティングは同様のアジェンダ項目を共有しますが、まったく同じではありません。
ミーティングアジェンダの作成
まず、会議の計画を支援するために他の従業員が必要かどうかを特定します。 次に、会議を開催することで達成したいことを決めます。 あなたの会議の目標を達成する 。 あなたが設定した目標は、 効果的な会議計画の枠組みを確立するでしょう。 ミーティングの期間内に合理的に達成可能な以上に計画していないことを確認してください。
スティーブン・コヴィーが「7人の非常に効果的な人々の習慣」で語ったように、「終わりを念頭に置いて」 会議の目的は、会議の目的、会議の議題、および会議の参加者を決定します。
アジェンダを構築することは会議の計画を立てている。
あなたは、会議を開催することによって達成しようとしている主な目標または目的から始めます。 目標を決めたら、追加の従業員がアジェンダを計画するのに役立つ必要があるかどうかを判断する必要があります。 はいの場合は、追加の会議の必要がないように、電子メールまたはテキストで会議の議題を作成することに参加するように招待してください。
あなたのミーティングアジェンダを開発する際の決定
あなたの全体的な目標を決定したら、あなたまたはチームは以下の決定を下す必要があります。 会議の目的または目標に加えて、これらの各項目は会議の議題に表示されます。
- 実際の会議に必要な参加者、
- 目標や目的の達成につながる議論や行動が必要な項目、
- あなたがグループを予想する時間は、各項目の議論に必要です。
- 会議の日時
- 会議のためにすべての参加者を快適に保持するのに適した場所は、
- 会議の事前作業。 これには、読書、 文書 、データ、前回の会議の議事録、または実際の会議を成功させるためのその他の準備が含まれます。 この準備は、招待された参加者に配布する際に、会議の通知とアジェンダに添付する必要があります。
上記の決定事項に加えて、標準会議アジェンダ項目には以下が含まれている必要があります。
- 会議の目的、アジェンダ、期待される成果と製品をレビューする。
- 以前の会議の議事録を確認します。
- 前回の会議で行われたコミットメントとアクション項目に関する参加者の進捗状況をレビューする。
- メモ執筆者または指導者は、現在の会議中に参加者が最後の議題項目として行ったコミットメントをレビューする必要があります。
ミーティングアジェンダを達成するために参加しなければならない人を決定する
目標を達成するために会議が必要であると決定したら、参加者のリストを作成する必要があります。
すべての従業員がすべてのミーティングに参加することができます。参加する必要はありませんが、参加者を招待することで成功の可能性が高まります。
会議の議題を達成するために必要な参加者を特定する方法
次のような質問をすることで、参加者を1回または短い一連の会議または定期的に予定されている会議または進行中の会議のどちらかで決定します。
- グループが開発するソリューションを所有する必要があるのは誰ですか？
- グループが議論しているプロセスを誰が所有していますか？
- 誰があなたが配布している情報を知る必要がありますか？
- 誰が意思決定を導くためのデータと事実を提供することができますか？
- グループに参加する経験や専門知識を持つのは誰ですか？
- 任意のソリューションやタスクの実装をサポートする必要があるのは誰ですか？
- 会議の結果を達成するための許可またはリソースを提供する必要があるのは誰ですか？
- 解決策や方向性の実装に反対する人は誰ですか？
定期的に開催される会議のミーティングアジェンダが必要ですか？
すべての会議がカスタム開発の議題を必要とするわけではありません。 ほとんどの従業員は、自分の部門やワークグループのために定期的に会議を開催しています。 参加するチームやプロジェクトもあります。
進行中のプロジェクトでは、すべての会議で新たに作成された議題が必要ではないかもしれませんが、あなたのチームは会議への標準的なアプローチを採用することで十分に役立ちます。
定期的に予定されている従業員会議は、3つのセグメントに分かれており、それぞれに標準的な議題項目（情報項目、アクション項目、および転送計画）があります。
定期的に開催される会議の議題の構成要素
情報アイテム
すべての会議の情報であるアジェンダ項目を記入してください。 たとえば、マネージャは、上級管理会議の結果についてグループを更新します。
アクションアイテム
定期的に予定されているすべての会議でグループが見直すと思う項目をアジェンダに配置します。 たとえば、期間中の予算へのパフォーマンス、およびコスト削減とグループが達成しようとしている継続的な改善の識別。
前方計画
グループが予定している、または事前に準備したい項目をアジェンダに配置する。 たとえば、翌月の短期目標や今後の課題に関する同僚援助の必要性などです。
会議の議題を作成する際にこれらのガイドラインに従うと、会議で結果が出る確率が高まります。
定期的に開催される会議のサンプル会議アジェンダ
このサンプルアジェンダを定期的にスケジュールされたミーティングに使用して、ミーティングが求める結果を確実に生み出すようにします。
- ウォームアップと挨拶 グループが頻繁に会う頻度に応じて、簡単な砕氷船を考えてみましょう。
- 会議の目的、アジェンダ、期待される成果と製品をレビューする。
- 以前の会議の議事録を確認します。
- チームが必要とする適切な部門および企業情報を提供する。
- 行動項目、行動計画、約束についての進捗状況を確認する。 目標に関するグループの進捗状況を確認する。
- この会議の議題項目について議論し、決定する。
- 次のステップを特定する。
- 次回の会議の目的、結果、議題を特定する。
- 会議の終わりに、メモ執筆者は会議中に人々が行った約束を見直さなければならない。
- グループに所属していない人々から必要な支援を特定し、参加者に連絡をとってもらう。
- 会議の参加者以外の誰が何を知り、どのようにコミュニケーションを達成する必要があるのかを判断します。
- 会議の24時間以内に、またはメモを取った人がメモを電子的に取った場合（標準）、すぐに議事録を送ってください。
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