連邦法と州法は異なる可能性があります
HR記録の保存に関する基本的なガイドラインは次のとおりです。 ただし、州法はこれらのガイドラインと異なる場合があることを覚えておいてください。 州法と連邦法が矛盾している場合は、より長い要件に基づいて記録を常に保管してください。
余りにも長くないものよりも長く何かを保つ方が良いです。
採用記録：1年
あなたは、求人の決定をした後、履歴書、インタビューのメモ、応募書類、求人情報、さらには応募者の追跡システムを通して、すべての履歴書を保存する必要があります。 だから、もしあなたが応募者にインタビューして、プロセス全体が3ヶ月間続くならば、 最終的な雇用決定がなされて時計が刻々と変化するまではない。
なぜあなたはこれをしなければならないのですか？ 誰かがあなたの採用決定に疑問を持っている場合は、あなたが何らかの形で違法に差別的ではないことを示す必要があります。 障害者法 、 Title VIIなどの法律のような法律では 、あなたが準拠していることを証明する必要があります。 これらの記録を維持すると、これを行うのに役立ちます。
薬物テスト記録：輸送業務の1年または5年
雇用前の麻薬検査が必要な場合は、雇用記録の一部であり、結果のコピーを1年間保存する必要があります。
職場での事故や無作為チェックの一環として、追加の薬物検査を行う場合は、これらの記録を1年間維持する必要があります。 ただし、輸送部門の規制を受けている場合は、薬物検査記録の最低期間は5年間です。
給与計算/タイムカードなど：最低3年間、終了後5年間推奨
法律では、これらの記録を3年間維持することが義務付けられていますが、最近の訴訟は、それらを長期間保管することがよりスマートになることを意味します。
あなたは、各従業員がどのくらい支払われたか、そしてあなたの会社の全在職期間中に何時間働いたかの記録を維持したいと考えています。 理由にかかわらず、従業員が退去してから少なくとも5年間は記録を保持してください。
免除された従業員の場合、勤務時間数に関係なく賃金が同じであるため、時間の記録を維持する必要はありません。 しかし、免除されたはずの従業員を免除と誤って分類してしまった場合、これらの労働記録は残業を払うためにあなたを導くことができます 。
会社がどのようにして給料を計算したかを含めてください。 たとえば、それがまっすぐな給料、給与+手数料、時間外労働、ピースワーク、または1時間ごとの直接給与であるかどうかを追跡する必要があります。
これは、納税と税に関する質問だけでなく、他の多くの決定が働いた時間数に依存しています。 例えば、FMLAの適格性は、1年間に就労した時間数に依存します。 パートタイム免除の従業員がいる場合は、FMLAの適格性を判断するために時間を記録することを検討することをお勧めします。 あなたはまた、彼らが働いた時間のすべてのためにあなたの労働者を支払ったことを証明することができる必要があります。
フォームI-9：雇用後3年、退職後1年後のどちらか遅い方。
従業員を雇用した後3年間、雇用終了後1年間のうちのいずれか遅い日に、従業員の記録とは別に保存された従業員のI-9フォームを更新します。
健康保険/年金給付情報：6年
すべての給付を最低6年間は計画の記録に残す必要があります。 裁判所は、従業員があなたに訴訟を起こした場合、より高い年金に値すると言った場合、従業員が自分のことを証明する責任ではなく、より多くの義務を負わないことを証明するのは雇用主の責任です。 これらの要約計画の説明はすべて保管してください。
COBRAの資格を持つ元従業員がいて、医療給付を拡大している場合は、それらの記録を6年間保管して安全に保つ必要があります。 法律では保持は明記されていませんが、従業員退職所得保証法（ERISA）に該当する可能性があるため、この法律では6年間の保持が必要です。 安全な側にいるために、それらのレコードを放棄しないでください。
FMLA記録：3年
従業員がFMLAを要求するとき、あなたは休暇を拒否したとしても、その用紙を残しておく必要があります。 各従業員の休暇 - 開始日と使用時間を確認してください。 従業員に断続的なFMLAがある場合は、休暇ごとに追跡し、使用された時間数を記録するようにしてください。 日付と時間数は文書化する必要があります。 間欠休暇は、1日に数時間、または1週間に数日使用できます。 それをすべて文書化し、それらの記録を保管してください。
これは包括的なリストではなく、連邦法にのみ適用されることを覚えておいてください。 例えば、あなたが連邦の請負業者であるか、州によって異なる基準がある場合は、追加の記録保持法の対象となることがあります。 不確かな場合は、投げ捨ててはいけません。
あなたは、人事管理協会（SHRM）で記録保持と義務的な報告に関する追加のリソースにアクセスすることができます。
免責事項：提供される情報は、権威あるものの、正確さと合法性について保証されていないことにご注意ください。 このサイトは世界中の読者が読んでおり、 雇用法や規制は州ごと、国ごとに異なります。 あなたの法的解釈と決定があなたの所在地に合っていることを確認するために、法的援助、または州、連邦、または政府の資源からの援助を求めてください。 この情報はガイダンス、アイデア、および支援のためのものです。