サンプルの人事アシスタントの仕事の説明

by スーザン・M・ヒースフィールド

人事アシスタント第一次職務全体の職務説明

職位記述書：

人事アシスタントは、人事機能および職務の日常業務の管理を支援します。 HRアシスタントは、部門開発、HRIS、従業員関係、訓練と開発、給付、報酬、組織開発、執行管理、雇用の一部または全部の責任を負います。

HRアシスタントは、これらの分野に部分的な責任を負います。

人材募集および人材派遣;
パフォーマンス管理および改善追跡システム。
従業員のオリエンテーション、開発、トレーニングのロジスティクスと記録管理、
従業員関係を支援する。
全社委員会の円滑化と参加。
会社従業員のコミュニケーション。
補償と給付の管理と記録管理;
従業員の安全、福祉、ウェルネス、および健康に関する報告。そして
従業員サービス。
従業員ファイルとHRファイリングシステムを維持する。
HRオフィスの日々の効率的な運用を支援します。

人事アシスタントは、エンパワーメント、品質、生産性と基準、目標の達成、優秀な人材の採用と継続的な開発を重視する従業員指向の高性能文化を提供する人事慣行と目標の達成に貢献します。

人事アシスタントは、人事スタッフによるサービス、ポリシー、およびプログラムの導入を支援します。 HRアシスタントは、アシスタントが責任を果たすのに役立つHRディレクターにも報告します。 HRアシスタントはまた、HRマネージャーのマネージャーにHRの問題をアシストします。

主な目的：

労働力の安全。

優秀な人材の育成。
人事部の開発
品質、継続的な改善、高性能を重視した従業員志向の企業文化の開発。
個人進行中の開発。

代表的なHRアシスタントが担当する主要分野と、各担当分野のより具体的な課題がここで強調されています。

人事部の開発

従業員を会社の戦略目標に合わせるためのプログラム、手順、ガイドラインを管理します。
部門目標、目的、システムの開発に参加する。
同社の戦略目標の達成を支援する部署および会社の測定値の追跡に役立ちます。

人事部の機能を実行するために必要なレポートを作成し、管理します。必要または要求に応じて、管理のための定期的なレポートを作成します。
行政スタッフ会議に参加し、必要に応じて他の会議やセミナーに出席し、部署を代表する。

人事情報システム（HRIS）

HRISデータベースを管理し、管理を支援する予定または要求されたレポートを生成します。
従業員の電話帳と会社の組織図を更新します。従業員の連絡先情報のデータベースを管理します。
正確性を保証するためにデータベースを定期的に監査します。
ウェブサイトの人事部門の開発と更新を支援します。
従業員のステータスの変更を適時に処理して従業員の記録を最新の状態に保ちます。
適用される法的要件に準拠した人事ファイルを管理します。

メリット管理

必要に応じて給付方針やその他の給付訓練を行います。
すべての給付制度およびプログラムの参加者の登録、変更、および終了を処理します。

給与計算控除に対する毎月の請求明細を調整します。
従業員が給付金の問題や懸案事項を援助します。
401（k）プランの日々の取引を管理し、従業員ローンとアプリケーションを処理します。

トレーニングと開発

参加者をトレーニングセッションにスケジュールします。

参加者とトレーニング記録を追跡します。
トレーニングレコードをデータベースに入力して管理します。
従業員のパフォーマンス開発計画（PDP）の実装を追跡します。
PDP目標の達成状況を追跡します。

雇用

企業の採用方針に沿って社内の求人情報を最初に、社内に、その後社外に紹介します。採用プロセスのロジスティクスを管理します。
求人掲示板、カレッジキャリアサービスオフィス、専門家団体、会社のウェブサイトなどのオープンポジションに適した場所に、新聞広告とインターネット広告を掲載します。
並べ替えとレビューは、毎日到着すると再開します。紙アプリケーションの流れを管理し、求人メールボックスを管理します。履歴書の最初のレビューを提供します。認定されたアプリケーションを1年間保持するファイリングシステムを維持します。
採用マネージャーと人事部員のインタビューをスケジュールします。必要に応じて追加インタビューをスケジュールします。
要求された通りに候補オファーのパケットを郵送し、返品を追跡します。
ワークスペース、コンピュータ、その他の機器、メールボックス、および適切にインストールされたソフトウェアが、新しい従業員の開始日の準備が整ったことを確認します。
新しい従業員オリエンテーションを実施します。

新規採用に必要な書類を準備し、人事書類を作成する。
テンポラリー人材派遣機関に連絡して協力することにより、工場とフロントオフィスに一時的な人材ニーズを支援する。
一時的な従業員オリエンテーションを実施し、タイムバッジを作成し、現在の臨時従業員の出席状況を追跡します。
給与計算処理のために、タイムスタンプを毎週派遣スタッフにFAXします。

従業員との関係

従業員ハンドブックの開発と実施、新しい人事方針と手続きを支援する。
すべてのコンプライアンスレポートをEEO-1レポートを含む州政府および連邦政府に提出します。
企業の安全衛生プログラムの実施と追跡を支援する。

補償

訓練され、定期的に会計と給与計算をバックアップします。
年間少なくとも1回の給与調査に参加する。

組織開発

さまざまな委員会に参加して、人事支援を提供し、活動と目標達成を監視する。
さまざまな従業員関係と従業員満足の取り組みの計画と実施に参加する。

行政管理

メールとファックスをソートします。従業員のメールボックスに配布します。
取締役会の会議を支援します：ボードのパケットを作成し、到着するボードメンバーを迎え、挨拶し、注文をランチし、予約を行います。
毎週の管理レポートをマネージャーに統合して電子メールで送信します。
必要に応じてエグゼクティブ旅行計画やその他の取り決めを調整します。
病気、家族での死亡、出産、卒業などのイベントの従業員向けの花とカードを注文します。
海外旅行が必要な従業員のためのVISAとパスポートを取得します。

追加

HRディレクターまたはCEOによって割り当てられた他の任務を引き受ける。

人事アシスタントの仕事を成功させるには、個人はそれぞれの本質的な責任を十分に果たすことができなければなりません。これらの要件は、会社の人事アシスタントに必要な知識、スキル、および能力の代表的なものですが、包括的ではありません。

人事アシスタントの要件

障害を持つ個人がこれらの本質的な機能を実行できるように、合理的な調整を行うことができる。

Microsoft Windows環境でWordやExcelを含む優れたコンピュータスキル
効果的な口頭および書面によるコミュニケーション能力。
さまざまな雇用法と慣行の一般的な知識。
福利厚生やその他の人事プログラムの運営経験
優れた対人関係のスキル。
データベース管理と記録管理のスキル
高い機密性を発揮することができます。
優れた組織力。
タイムリーに問題を特定して解決できる必要があります。
情報を巧みに収集し分析できる必要があります。

HRアシスタントの仕事の物理的な要求

これらの物理的な要求は、従業員が人事アシスタントの仕事の本質的な機能を正常に実行するために必要な物理的な要件を表しています。障害者が人事アシスタントの職務の本質的な機能を実行できるように、合理的な調整を行うことができます。

人事アシスタントの仕事の責任を果たしている間、従業員は話を聞く必要があります。従業員は、しばしば座って手と指を使用したり、キーボードのキーを操作したり感じたり操作したりする必要があります。

従業員は、立ったり、歩いたり、腕や手で手を伸ばしたり、登りやバランスを取ったり、ひざまずいたり、ひざまずいたり、うろついたり、クロールしたりする必要があります。

この仕事に必要な視力には、近視眼が含まれます。

HRアシスタントの仕事のための職場環境

人事アシスタントの仕事の責任を果たしている間、これらの職場環境の特徴は、人事アシスタントが遭遇する環境を表しています。合理的な調整は、障害者が人事アシスタントの職務の本質的な機能を果たすことができるようにすることができる。

この職務を遂行している間、従業員は機械部品や車両を動かすことがあります。作業環境の騒音レベルは通常静かであり、中程度です。

結論

この職務内容は、人事アシスタントの職位の範囲を理解するために必要な情報を伝達することを目的としており、職位、職務、職務、職務または職務条件の網羅的なリストではありません。

教育と経験

学士号が必要です。
1年から2年の一般的なビジネス経験、人事経験が望ましい

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