休暇を減らすための予定外の不在に対処する
ほとんどの企業にとって、欠勤管理の責任は主に直属の上司にあります。
これらの監督者は、特定の従業員が不在であることを認識している唯一の人々です。
彼らは、個人の不在を取り巻く状況を理解し、早期段階で問題を認識するのに最適な立場にある。 したがって、会社の不在手続への積極的な関与は、不在の方針やプログラムの全体的な有効性と将来の成功にとって重要です。
監督者が不在者管理の役割において快適で有能であることを確実にするためには、上級管理職の全面的なサポートが必要です。 すべての関係者は、不在の方針と手続きの目的を認識していなければなりません。 部門間に相違があるかどうか。 ポリシーの有効性が失われる可能性があります。
より一貫性を持たせるために、監督者は、欠勤管理のための職務の訓練、効果的な職場復帰のためのインタビューの実施方法のアドバイス、必要に応じて懲戒手続の使用に関する教育を受けるべきである。
監督者の責任
従業員が不在の間に仕事が適切にカバーされることを保証することに加えて、欠勤を管理するために監督者が必要とする他の多くの重要な行動があります。 彼らはすべき：
- 従業員が病気に罹っているときに接触の最初のポイントになります。
- （日付、病気の性質/不在の理由、就業日への期待される復帰、必要であれば医師の証明書など）を適切に詳細かつ正確かつ最新の不在記録
- 懸念を引き起こす欠席のパターンや傾向を特定し、
- 職場復帰のためのインタビューを実施し、
- 必要に応じて懲戒手続を実施する。
仕事帰りのインタビュー
欠勤を最善に管理する上司の訓練には、効果的かつ公平な復帰面接の実施方法に関する指導が含まれるべきである。 最近の全国調査では、これらのインタビューは短期欠席管理の最も効果的なツールの1つと考えられています。
職場復帰の議論は、職場での欠勤を管理および管理する経営者の強いコミットメントを示すことに加えて、監督者が従業員の職場復帰を歓迎することを可能にする。 インタビューでは、従業員が元気に仕事に戻ることができることを確認することができます。
不在とその結論が適切に記録されるように、必要な書類作成を完了することができます。 従業員との不在を調査し、議論するための確立された手続きが存在するという事実は、それ自体が不真面目な理由で不参加の抑止力として作用するかもしれない。
面接は、不在者の職場復帰後、できるだけ早く実行する必要があります（帰国後1日以内）。 従業員は、不在の理由を説明する十分な機会を与えられるべきです。 監督者は、従業員が不在につながっている可能性のある問題を調査するための時間としてインタビューを使用する必要があります。
目標は、オープンで支持的な文化を育むことです。 この手続きは、必要なときにヘルプとアドバイスが提供され、従業員が職場復帰に適していることを確認するためのものです。
従業員は、通常、正式な構造内に欠席の真の理由を説明する機会に感謝します。 監督者が欠席理由の真偽を疑った場合は、この機会を利用して疑念や懸念を表明する必要があります。
従業員は、インタビューは会社の手続きの一部ではなく、不在が指摘され、将来の雇用に影響を及ぼす可能性がある重要な会議であることを常に意識する必要があります。 容認できないレベルの不在の場合の当社の懲戒手続は、従業員に説明されるべきである。
ミーティング中のいかなる時点でも、面接は罰の形態になるべきではありませんが、部内の不在の影響を強調して説明する場として見なされるべきです。 大多数の従業員は仕事から誇りと成果を得ており、管理職はこれらの個人を責任ある成人として扱うよう奨励されるべきである。
休職が続く場合の推奨懲戒手続
以下のガイドラインは、短期間の欠勤が特定の期間内に許容可能なレベルを上回っていると考えられる場合に推奨される手順を概説しています。
ステージ1：カウンセリング・インタビュー
- 直属の監督者は、欠勤に関する懸念を従業員に知らせ、病気の理由を明らかにし、出席を改善するために何をする必要があるかを判断する必要があります。
- この段階で病状が確認され、就業適性に影響を与える可能性が高い場合、監督者は会社の承認を得た医師とのアレンジを手配しなければならない。 これは従業員が5営業日以内に書面で確認する必要があります。
- ディスカッションから問題が根本的な仕事の不在によるものではないと思われる場合、監督者は、記録された病気は本物であるかもしれないが、継続的な出席の改善が期待されるか、撮影されます。
- 出席のレビューは、次の6ヶ月間毎月自動的に行われます。
第2段階：最初の形式的レビュー（ 口頭警告段階）
- 分析と定期的な監視の結果、従業員の不在がさらに悪化し続ける場合は、監督者との正式なレビューミーティングに招待されるべきです。
- 不在記録は、このインタビューのために従業員を招待する手紙に詳述されるべきである。 従業員は、適切な場合には組合代表者または同僚によって代理される権利があることを知らされるべきである。
- この会議の目的は次のとおりです。
- 欠席の根本的な理由を議論し続け、
- 従業員にサービスを提供し、彼女の不在のコストへの影響を
- 実質的かつ持続的な改善がなければ、許容できる出席レベルを維持することができないため、雇用が終了する可能性があることを医師に尋ねる（医療アドバイスを求める場合を除いて）。 これは口頭での警告を構成します。 - 医療上の注意が必要な場合は、直ちに措置を講ずる必要があります。 したがって、会議のこの部分は完了することができます。 5営業日以内に、従業員は医師の診察を受ける必要があります。 会議はその後HRと再会され、医師の意見が議論されます。
- 医師が仕事の適性を確認する場合、従業員は、継続して欠席した場合の結果について警告を受けるべきです。
ステージ3：第2回正式審査（書面による警告ステージ）
- 定期的なモニタリングでは、不在パターンの改善は見られなかったことを示し、2回目の正式な会議は人事部と調整される。
- 従業員を会議に招待する手紙には、不在記録と、表現に関する助言が含まれます。
- 病気や病気の変化に関する会議で与えられた新しい情報は、会社が承認した医師が評価する必要があるかもしれません。
- 従業員は、自分の不在記録を説明する機会を与えられるべきです。 適切であれば、監督者は、 正式な書面による警告が発行されていること、およびこの警告が指定された期間、従業員のファイルに残ることを従業員に通知する必要があります。 警告の写しは、従業員とその代理人に発行されるべきである。
- 従業員は、会社の出席予定を遵守せず、現在受け入れがたい欠勤記録を改善できないと、従業員の雇用が終了すると通知されるべきである。
- 作業の適性が疑わしい場合は、医師の指導に従って再配置オプションを実行してください。 再配置プロセスおよびオプションについては、従業員の労働組合代表者（該当する場合）に相談してください。
ステージ4：仕事からの一時停止
- 懲戒処分の前段階の実施後、出席の改善は起こらず、経営陣は賃金を支払うことなく一時的に停止する可能性がある。 一時停止の意思は、開始日と終了日の詳細を書面で確認する必要があります。 停止の手紙の写しは、従業員の代理人（該当する場合）に送付する必要があります。
第5段階： 雇用の終了
- これは懲戒処分の最終段階であり、従業員は会社の職場への出席要件を遵守することができないため退任されます。 解雇は、上級管理職と人事部の書面による許可を得てのみ行うことができます。
- この従業員を呼び出す手紙には、代表のアドバイスが含まれ、不在記録の概要が記載されます。 従業員は、インタビューの結果、 職務を遂行することができないと却下される可能性があることを知らされるべきである。
- 従業員の健康や仕事の能力に関して新しい情報が出てくる場合は、会社の医師に相談する必要があります。
- 能力に基づいて却下する決定がなされた場合は、解雇手紙の写しを従業員の代理人に送付してください（該当する場合）。
- 従業員は、解雇控訴権を持つことができます。 アピールは、同社の懲戒手続に沿ったものでなければなりません。
不在犯罪の管理における課題
監督者は、不満の許容レベルを超えた人には不快であると報告したくないことが多いことに注意してください。 監督当局にはすでに多くのプレッシャーがあるため、欠席政策の一貫した実施は常に最優先事項ではない。
欠勤を管理することから主観性を取り除き、 すべての従業員が同じように扱われるようにすることが重要です。 一貫して、永続的で、すべてに公正であることが不可欠です。 不在が矛盾したやり方で対処されたり対処されない場合、より低い士気が生じることがある。
大多数の従業員は、懲罰的ではなく、 促進的な政策やプログラムに感謝するでしょう。 従業員を強制的に雇用させる厳しい罰則は、従業員が「仕事中に欠席」になる可能性があります。
彼らはできるだけやりませんし、もっと努力するように努力します。 フレキシブルな仕事のスケジューリング 、 仕事の共有 、 出席の授与 、ウェルネスプログラムなど、 従業員が職場で働くのを助ける他のプログラムを実施すべきである。