あなたが選んだのは、あなたが誰とコミュニケートしているか、あなたの通信の目的によって異なります。 電子メールは迅速かつ簡単ですが、一部の電子メールメッセージは決して開かれません。あなたが書いている人物や書いている理由によっては、入力された署名付きの手紙を郵送するか、オンラインでアップロードする必要があります。
プロの手紙と電子メールの執筆ガイドライン
コミュニケーション方法にかかわらず、よく書かれた手紙にはいくつかのセクションが含まれています。それぞれのセクションには何が含まれていますか、書式はどのようにタイプされた手紙を送るのか電子メールメッセージを送るのかによって異なります。
あなたの手紙の書き方、書式、校正方法、さまざまな種類のビジネスレターの例など、手紙や電子メールメッセージを書くためのガイドラインを以下に示します。
手紙または電子メールに含めるもの
この手紙の手引きには、手紙の各部分に記載する内容、手紙や電子メールの連絡方法、手紙の形式とレイアウト、および例とテンプレートに対処する方法が記載されています。
手紙の一部
- 連絡先
- 挨拶（挨拶）
- 手紙の本文
- 閉鎖
- 署名
連絡先
あなたの連絡先情報をどのように含めるかは、あなたの手紙をどのように送るかによって異なります。 電子メールメッセージを送信すると、連絡先情報はページの上部ではなくメッセージの最後に表示されます。
ここには、入力された手紙と電子メールの両方に含めるものとサンプルが含まれています。
敬礼の例
挨拶はあなたの手紙の挨拶部分です。 プロの通信に適した手紙の敬礼の例を以下に示します。
手紙の本文
あなたの手紙の本文にはいくつかの段落が含まれます。
最初の段落には、あなたの書かれた理由の概要と簡単な説明が含まれていなければなりません。 2番目のパラグラフ（およびそれに続く段落）は、あなたの理由をさらに説明する必要があります。 最後の段落は、何かを要求している場合は読者からの行動を要求するか、フォローアップの仕方を述べる必要があります。
あなたの手紙の目的がはっきりしていることを確認してください。 読者はあなたが何を求めているのか、どのように助けてくれるのかを知る必要があります。 または、あなたがリーダーに何を提供できるのかサービスや支援を提供している場合。
閉鎖
手紙は、 "敬具"や "敬虔"のような言葉で閉じられ、その後にカンマが続き、あなたが入力した手紙を送るならあなたの署名。 メールを送信する場合は、終了後に名前を入力するだけです。 ここでは、ビジネスと雇用に関連する対応に適した手紙の例を示します。
署名
あなたの手紙への最後のタッチはあなたの署名であり、電子メールメッセージにあなたの連絡先情報が含まれます。
手紙を書く方法
あなたがよく知っていない限り、あなたが正式に書いている個人に対処することは重要です。 会社に連絡担当者がいない場合に使用できる一般的な情報を含む手紙に対処する方法は次のとおりです。
連絡文書の書式設定
あなたが含める必要があるすべての情報を手に入れたら、手紙と電子メールメッセージに使用する標準フォーマットを見直してください：
レター書き込みガイドライン
次のステップは、あなたの手紙を磨くことです。そのため、段落とページの上部と下部の間に十分なスペースがあります。 また、読みやすいプロスタイルとフォントサイズを選択することもできます。 あなたが言うことは、あなたが書いている理由に依存するので、あなたの個人的かつ職業的な状況に合わせて手紙を仕立ててください。
ここでは、ページの余白、フォント、間隔、含める内容、それぞれの例を含め、様々な種類の手紙を書くためのステップバイステップのガイドがあります。
例とテンプレート
テンプレートを使用すると、基本的な書式で作業を開始するため、自分の手紙や電子メールメッセージを作成することができます。 手紙の適切な部分にあなたの情報を記入してください。
例を見ることも参考になります。なぜなら、あなた自身の対応で何を言うべきかについてのアイデアを得るからです。
レターサンプル
手紙、カバーレター、インタビューへの感謝の手紙、フォローアップ手紙、就職拒否手紙、退職手紙、感謝状、ビジネス手紙、およびその他の手紙のサンプルとテンプレートを含む手紙。
メールメッセージの例
雇用、求人検索、ビジネスメールの例、電子メールテンプレート、フォーマットされたメッセージの例、件名、挨拶、署名の例
校正とスペルチェック
最後に、あなたの手紙を印刷したりアップロードしたり、電子メールメッセージを送る前に、スペルチェック、文法チェック、校正を行ってください。 エラーがないことを確認するためのヒントは、大声でそれを読むことです。 探して見逃した間違いを気づくかもしれません。
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