なぜプロのメールを送信したいのですか？ いくつかの理由があります。 あなたは、潜在的な雇用主に送付状を送ったり、参照に同意した同僚に感謝状を送りたり、現在の上司に辞表を送ったり、勧告書を要求したりするかもしれません。
個人以外のメールを送信するその他の理由があるかもしれません。実際、すべてのメールが整理され、プロフェッショナルであることを確認することをお勧めします。 あなたのメッセージに含めるもの、含まないもの、あなたの電子メールメッセージを閉じ、署名して送る方法は次のとおりです。
プロの電子メールメッセージのガイドライン
これらの手順を熟読して、質の高いプロフェッショナルなメールを作成してください。受取人にはいつも大きな印象を与えます：
- 件名：件名は 、あなたの目的を簡潔に伝えるものでなければなりません。 あなたの件名は「ありがとう」または「勧告依頼」のように簡単なものにすることができます。
- 挨拶：あなたが非常に短い電子メールを書いている場合でも、挨拶を含めてください。 あなたがその人の名前を知っているなら、それを含めてください。 あなたがその人とファースト・ネーム・ベースの人でなければ、その人のタイトルで呼んでください。
- 長さ：可能な限り簡潔にあなたの電子メールを保つ。 人々は長い電子メールを嫌う傾向があるので、必要な情報だけが含まれます。
- フォントスタイル：華やかで、遊び心のある、または色付きのフォントを避ける。 これらは単に受信者をあなたの実際のメッセージから逸らすだけです。 太字やイタリック体を過度に使用することは避けてください。電子メールが煩雑に見えるようになります。 すべて大文字で書いてはいけません。 これは電子メールで怒ったり過度に怒ったりします。
- 顔文字：プロのメールに顔文字を含めないでください。 個人的な対応のためにこれらを保存してください。
- スペルや文法：電子メールを書いているからといって、スペルや文法が嫌なことを意味するわけではありません。 メールを送信する前に、慎重に編集してください。 エラーのないメッセージは、電子メールを真剣に受けなければならないことを受信者に通知します。
- 締め切り： 「ありがとう」、「ベスト」、または別の簡単なセンドオフ、そしてあなたの名前でサインオフします。 ほとんどのメールアカウントでは、名前、タイトル、連絡先情報をすべてのメールに埋め込むことができます。 これは、それぞれの対応をよりプロフェッショナルにするすばらしい方法です。
追加の専門的な電子メールメッセージのヒント
メールを書いたら、「送信」ボタンをクリックする前に、以下の手順をすべて実行してください。
- あなたのメッセージが完全であることを確認する：あなたの電子メールの件名が記入されていること、署名が含まれていること、正しい連絡先にメッセージを送信していること、 Bccフィールドに記入してあなた自身にコピーして、電子メールメッセージの記録を持ってください。
- あなたの電子メールメッセージを証明する：送信する前に、スペルチェックと文法と大文字を確認してください。 彼らは紙の手紙の中にあるので、電子メール求人の対応と同様に重要です。
- テスト用の電子メールメッセージを送信する：実際に電子メールを送信する前に、まず自分にメッセージを送信して、フォーマットが機能していないことを確認してください。 すべてがうまく見える場合は、連絡先の会社または個人に電子メールを送信してください。
- 電子メールメッセージのコピーを自分宛に送信する： Bccフィールドを使用して電子メールメッセージのコピーを自分宛に送信し、そのメッセージを送信したときの記録と送信した人の記録を保持します。 送信されたフォルダ内でこの情報を見つけることもできます。
- あなたのコピーをファイル：多くの電子メールプログラムでは、重要な過去の電子メールを簡単に見つけるためにフォルダを送信できます。 すべての求人検索メールのフォルダを設定し、送信したメールのコピーを求人検索フォルダに登録します。
あなたのメールを定期的にチェックする
あなたが就職しているときは、時間は本質的です。定期的かつ頻繁にメールをチェックして、重要な機会を逃すことはありません。 最低でも、午前中と午後の間にメールをチェックするので、受信したメッセージにタイムリーに対応する時間があります。
最近のスマートフォンを使用すると、どこにいても、いつでも自分のメールを簡単に確認できるようになります。 実際には、新しいメールメッセージの通知を受け取ることができるので、受信トレイにヒットしたらすぐに読むことができます。