効果的で洗練されたビジネスレターを書くことは、レイアウトや言語の確立されたルールを守っている限り、簡単に実行できます。 あなたの受取人が定期的にかなりの量の対応を読み、誤字や文法上の誤りのないよく実行された手紙を好むことを理解してください。 経験則としては、 2回校正して、何も見逃していないことを確認するために同僚にレビューさせることです。
ビジネスレターのセクション
あなたの手紙の各セクションはあなたの連絡先情報とあなたの受取人のものから始まる適切な形式に従うべきです。 挨拶; 手紙の本文。 閉鎖; そして最後に、あなたの署名。
ビジネスレターフォーマット
以下は、従来のビジネスレターフォーマットであり、読者との関係や希望の結果がどのようなものなのかをヒントにしています。
あなたの連絡先情報 ：
あなたの名前
あなたの住所
あなたの電話番号
メールアドレス
日付
受信者の連絡先情報：
彼らの名前
タイトル
彼らの会社
会社の住所
挨拶 ：
- あなたが誰に対処しているのかがわからない場合は、「 誰にでも心配する」を使用してください。
- 正式な挨拶をしてください "親愛なるMr. / Ms./Dr。 あなたが受信者を知らない場合は、[姓]を入力してください。
- 受取人との非公式の関係がある場合にのみ、「親愛なる[名]」を使用してください。
ボディー
フォーマットの基礎：
- 各段落の間、挨拶の後、そして閉じるの上に、スペースを入れた一重線を使用してください。
- あなたの手紙を左寄せにします（左のマージンに対して）。
右の音を叩く：
あなたの手紙の目的を簡単で目的言語にして、最初の段落を簡潔にしておきましょう。 あなたは「私は参考に書いています...」から始め、そこから、あなたが言う必要があるものだけを伝えることができます。
次の段落には、読者にあなたの目的を完全に理解させる情報が含まれていますが、蛇行する文章や不必要に長い言葉は避けてください。 繰り返しますが、注意を維持するために簡潔にしてください。
受取人を説得して、お金を投資したり、あなたにリファレンスを与えたり、雇う、あなたとパートナーをつけたり、問題を解決することを目的としているのであれば、説得力のあるケースを作りましょう。 たとえば、読者にチャリティーイベントをスポンサーにしたい場合は、自社の慈善活動の目標との重複を特定します。 読者にあなたを助けることがお互いに有益であることを納得させると、彼らの支持を得るチャンスが増します。
あなたの終わりの段落を2文にしておきます。 単にあなたの理由を繰り返し書き、あなたの要求を検討した読者に感謝してください。
無料閉じる ：
あなたの終了のためのいくつかの良いオプションが含まれます：
- 粛白、
- 敬具、
- コード通りに、
- 確かに、
あなたの手紙があまり形式的でない場合は、
- ではごきげんよう、
- ベスト、
- ありがとうございました、
- よろしく、
サイン：
署名をあなたの閉会の直前に書いて、あなたの記念日とあなたの入力したフルネーム、タイトル、電話番号、電子メールアドレス、その他の連絡先情報の間に4つのスペースを入れておきます。 次の形式を使用します。
あなたの手書き署名
入力されたフルネーム
タイトル
メールビジネスレターの送信
電子メールの手紙を送る場合、 あなたの署名は少し異なります。 手紙の見出しにあなたの連絡先情報を含めるのではなく、あなたの署名の下にそれを記載してください。 例えば：
敬具、
名前苗字
タイトル
あなたの住所
あなたの電話番号
メールアドレス
あなたが電子メールの件名に書いているトピックを含めるので、メッセージを送信する理由について読者は明確です。
ビジネスレター書き込みのヒント
これらのガイドラインでは、フォントの選択、余白の選択、適切な書式の設定など、ビジネスレターの書き方に関するヒントを詳しく説明しています。
自分のやりとりのためのアイデアを得るために、例を見ることは常に役立ちます。 カバーレター、インタビューへの感謝状、フォローアップ手紙、就職拒否手紙、退職手紙、謝辞手紙、ビジネスおよび雇用関連の手紙のサンプルを含む手紙サンプルを見直す。