あなたの次のビジネスレターを書くか、またはファイナライズする前に、文字の書式を設定する方法、フォントの選択からスタイルまで、どのような敬礼とサインオフを使用するのが適切かを検討する時間を取ってください。
ビジネスレターのための異なるフォーマット
ビジネスレターの形式に関する注記。 ビジネスレターには3つの基本的なスタイルがあります：
- ブロック形式：このスタイルでは、すべてのテキストが左揃えになります。 各セクション間の1行をスキップします。
- 変更されたブロック形式：ほとんどのコンテンツは、ブロック形式の文字と同様に、このスタイルで左揃えになります。 ここでは例外があります：あなたの連絡先情報と無料の閉じる、ページの中央にタブを移動し、そこに情報を書き込む。
- セミブロックフォーマット：インデントブロックフォーマットとも呼ばれることがありますが、このスタイルは改ページフォーマットと同じですが、各段落がインデントされています。
これらのスタイルはいずれもビジネスレターで使用することはできますが、ブロックフォーマットのルールは非常に分かりやすいので、これを選択する方が簡単です。
多くのワープロプログラムには、手紙を適切に書式設定するのに役立つテンプレートが用意されています。 どちらの書式を選択するにしても、手紙をスペースで区切り、各段落と区切りの間を空白にしないでください。
プロフェッショナルな外観
外観は重要！ ビジネスレターはプロフェッショナルなコミュニケーションですが、あなたが変なフォントを選んだり、多くのタイプミスがあったりすると、そのように認識されません。
以下にいくつかのガイドラインを示します。
- 適切なフォントとフォントサイズを選択します 。
- カジュアルな言語やスラングは避けてください。
- 慎重に校正することにより、誤植や文法上の誤りを防止します。
- 手紙を印刷する場合は、高品質の紙を選ぶことを検討してください。 どの紙を選んでも、封筒に入れる前に手紙を注意深く折りたんでください。 可能であれば、受信者のアドレスを封筒に入力してください。 それが不可能なら、あなたのきれいな手書きを使用してください。
次のビジネスレターテンプレートには、ビジネスレターに含める必要がある情報が記載されています。
ビジネスレターテンプレート
連絡先情報：以下の順序で連絡先情報を記入してください。
この情報を含むパーソナライズされたレターヘッドを使用している場合は、このセクションを省略してください。
あなたの名前
あなたの住所
あなたの市、州、郵便番号
あなたの電話番号
メールアドレス
日付：米国では、日付の書式は月、日、年です。 たとえば、2017年9月3日です。 月を省略しないでください。
連絡先情報：あなたが書いている人の連絡先情報を含めます。 特定の名前がない場合は、そのままにしておきます。
名
タイトル
会社
住所
市、州、郵便番号
挨拶： "Dear"の後にタイトルと名前のような挨拶で手紙を始めましょう 。
ビジネスレターに使用する適切な挨拶の例や、特定の連絡先がない場合の対処法のアドバイスを参照してください。 コロンで人の名前に従います。
親愛なるMr. / Ms。 苗字：
ビジネスレターの本文
あなたの手紙の目的は明確ですので、あなたの手紙をシンプルかつ集中してください。
あなたのビジネスレターの最初の段落は、なぜあなたが執筆しているかを紹介するものでなければなりません。 次に、以下の段落で、あなたの要求に関する詳細と詳細を提供します。 最後の段落は、あなたが書いている理由を繰り返し、あなたの要求を見直した読者に感謝の意を表します。
あなたの手紙を一葉にし、あなたの手紙を左に正当化します。 各段落の間に空白行を残します。
無料閉じる ：
粛白、
署名：
手書き署名（郵送された手紙の場合）
型付き署名
ビジネスレターの本文を何に書き込むのか不明な場合は、これらの求人検索と雇用の手紙を参考にしてインスピレーションを受けてください。
テンプレートの使用を検討する
ビジネスレターの書式の書式設定に関わるすべてのステップに圧倒されましたか？ テンプレートが役立ちます。 マイクロソフトのレターテンプレートは、Microsoft Wordユーザーのために無料でダウンロードできます。また、Wordプログラム内で利用でき、さまざまなビジネスおよび雇用手紙の作成に使用できます。