参照用の手紙の作成方法や、候補者に尋ねる資料や、誰のために手紙を書くことに反対するか（そしてどのようにしていいか）については、以下をお読みください。
参考書とは何ですか？
参考書は、推薦状とも呼ばれ、職務経験、スキル、専門知識、個人的な資質、および/または学業成績を示す手紙です。 これは、元の雇用主、同僚、クライアント、教師、またはその人について積極的に話すことができる他の人によって書かれています。
参照用の手紙が必要なとき
あなたは参照用の手紙が必要です。 インターンシップ、ボランティア職、大学、および大学院のプログラムに応募します。 参考文献は、あなたの仕事、性格、業績に精通している人が書いた、あなたのスキルと属性の積極的な裏付けです。
レファレンス・レターは、読者があなたを選ぶべき理由と、応募している機会を得るための資格を説明しています。 手紙は、施設で雇用または受入れを検討している組織によって要求される場合もあれば、求職者または申請者によって提供される場合もあります。
参照文字に含まれるもの
参照レターは、あなたのスキルと属性を積極的に支持するものです。 それは、読者があなたを選ぶべき理由と、あなたが応募している機会にあなたの資格を与えるものを説明します。
プロのレファレンスレターは、通常、職場タイプの設定であなたの業績によく知られている上司、同僚、クライアント、教師または教授によって書かれています。
これには、通常、あなたの立場と責任の説明、会社でのあなたの時間の長さ、あなたの能力、資格、および組織への貢献が含まれます。
キャラクター、または個人参照レターは、あなたが探しているポジションに適した候補になるような形質を証明できる家族の友人、メンターまたは隣人によって書かれます。 それは作家があなたを知っている方法を説明し、彼らが仕事の場面で適用するようにあなたの個人的な属性を議論します。
参照文字を書く前に何をすべきか
手紙を書くことに同意する前に、この人のために肯定的な手紙を書くことができると確信してください。 あなたがその人をよく知らない場合や、その人の技能や能力を高く評価できるとは思わない場合は、勧告の要求を断ることは大丈夫です。 実際には、その人のために否定的な言葉を書くのではなく、勧告を書くことにnoと言う方が良いです。 あなたがリクエストを拒否したときには、「私はあなたに推薦を書くのに最良の人ではないと感じています」と漠然としている可能性があります。
要請情報。 たとえあなたが長い間知られていたとしても、履歴書や履歴書のコピーを頼むのは良い考えです。
彼らは新しい認定や成果を得ているかもしれません。できるだけ最新の情報を提供したいと思っています。 これはまた、手紙を書くときに使う指針を与えるのにも役立ちます。
参照志望書が特定の雇用機会のためのものである場合は、就職通知のコピーも依頼してください。 同様に、参照書簡が特定の学校またはプログラムのためのものである場合は、学校に関する情報を尋ねます。 あなたが持っている情報が多くなればなるほど、簡単に手紙を書くことになります。
すべての詳細を取得します。 候補者に関する情報を求めるとともに、手紙を提出する方法について必要なすべての情報を入手してください。 締め切り時に手紙を送る相手と、書式がどのような書式であるべきかを尋ねます。また、学校や雇用者があなたの手紙に含めることを希望する事項があるかどうか尋ねます。
参照文字に含めるもの
候補者があなたの推薦を書くための書式をあなたに与えない限り、あなたは正式な手紙としてその参照を書くべきです。 参考書は、あなたと雇用主の連絡先情報（氏名、住所、電話番号、電子メール）とそれに続く日付の両方から始める必要があります。 これが実際の手紙ではなく電子メールの場合は、 署名の後に手紙の最後に連絡先情報を含めてください。
連絡先と挨拶：個人または雇用委員会に手紙を書いている場合は、手紙の上部と挨拶の連絡先情報を記入してください。 あなたが一般的な手紙を書いているならば、あなたは " 誰にも心配する人"に書くか、最初の段落であなたの手紙を始めることができます。
挨拶： 「親愛なるMr. /姓」であなたの手紙を始めましょう。 雇用主の姓が分からない場合は、「採用担当者様」とお書きください。 候補者が学術プログラムに応募している場合は、「Dear Admissions Committee」と書くことができます。
はじめに：手紙を書いている人との関係を説明してください。 その人をどれだけ知っているかを含めることができます。 次に、あなたが手紙を書いている理由を説明してください。 その人が応募している会社、職場、学校、または機会の名前を必ず記入してください。 たとえば、「私は過去5年間、XYZ Companyのジェームス・スミス監督を務めていましたが、ABCカンパニーの会計士の職に就任することをお勧めします。
身体概要：手紙の本文には、候補者の個人的な特徴（創造性、忍耐、信頼など）、特定のスキル（優れたコミュニケーションスキル、 組織スキルなど）に関する特定の情報が含まれています。 できるだけ具体的にする。
最初の段落：参考書の最初の段落は、あなたがそれらを知っていることを含め、あなたが推薦している人へのあなたの関係を説明し、雇用または大学院を推薦するための参考書を書く資格がある理由を説明します。 あなたが推薦している人との関係（個人的または職業的）を挙げてください。
第2段落（第3、第4）
レファレンスレターの中段には、資格を与えられた理由、貢献できるものなど、あなたが書いている人に関する情報が含まれています。 必要に応じて、複数の段落を使用して詳細を入力します。 具体的にして、この人物が資格のある候補者である理由の例を共有してください。 可能であれば、その人がそのポジションに必要なスキルを首尾よく使用していることを観察した特定のインスタンスを関連付ける。
特定の仕事 、学校、または機会に関連する資質やスキルについて説明してください。 たとえば、人がマネージャーとして仕事を申請している場合、その人のリーダーシップとコミュニケーションスキルに焦点を当てます。
手紙を閉じる
終わりの段落では、より多くの情報を提供し、連絡先情報（電話や電子メール）を添付して、口頭での推薦をしたり、必要に応じてさらに質問に答えたりすることができます。 また、この人に「全面的に」または「予約なし」をお勧めすることを繰り返してもよいでしょう。
署名：あなたの署名付き、手書き、そしてあなたの入力した名前で手紙を終わらせます。 これが電子メールの場合は、入力した名前と連絡先情報を入力するだけです。 ビジネス閉鎖の例を手紙で終わらせる方法は次のとおりです。
推奨レター長、書式、およびフォント
あなたがレターを書くのを始める前に：候補者にあなたの履歴書、履歴書、履歴書、またはあなたがその人物を正確に説明するのに役立つその他の資料を送付するように依頼してください。 また、あなたが申請している職位の説明と会社に関する情報を尋ねることもできます。 あなたが持っている情報が多ければ多いほど、強く推薦する方が簡単になります。
長さ：推薦状は1つまたは2つ以上の段落でなければならない。 この短い手紙は、あなたがその人をよく知らない、あるいは完全に支持していないことを示唆しています。 しかし、手紙を簡潔に保ち、いくつかの重要な点に焦点を当てたいので、複数のページを書くことは避けてください。 あなたがその人をどのように知っているか、あなたがそれらを推薦している理由を説明する3つまたは4つの段落は、適切な長さです。
書式：推薦状は、各段落の間にスペースを入れて一揃えにする必要があります。 ページの上、下、左、右に約1インチの余白を使い、テキストを左に揃えます（大半のドキュメントの整列）。
フォント： Times New Roman、Arial、またはCalibriなどの従来のフォントを使用します。 フォントサイズは10〜12ポイントにする必要があります。読みやすいです。 フォントサイズを調整すると、手紙を1ページにまとめることができます。
編集：送信する前にあなたの手紙を必ず読んでください。 あなたは誰かに手紙を編集させることができますが、彼のプライバシーを保護するために候補者の名前を隠すことができます。
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メリッサ・ブラッドリー
マーケティングディレクター
A＆Bメディア
melissa@abmedia.com
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レターの書式設定
手紙を雇用者または学校に郵送する場合は、適切なビジネスレター形式に従ってください。 これには、あなたの手紙を受け取った人（通常は、採用マネージャー）の手紙の上部に連絡先情報、日付、連絡先情報が記載されています。 物理的な手紙の一番下に手書きの署名も入れてください。
ただし、この手紙を電子メールで送信する場合は、手紙の上部に連絡先情報や日付を含める必要はありません。 代わりに、 電子メール署名の後に連絡先情報を記載してください。 また、候補者の名前、申請している職務（該当する場合）、およびあなたの手紙の目的を記載した明確かつ簡潔な件名も必ず確認してください。 たとえば、件名に「名字姓の推薦 - 人事アシスタントジョブ」と表示されることがあります。
参照用レターテンプレートを使用する
何を書くかわからない場合は、 参照用のテンプレートを使用して個人情報を入力してください。 テンプレートは、手紙をどのように書式設定するのか、手紙に何を含めるべきかを見るのに便利な方法です。
あなた自身の手紙に何を含めるべきかについてのアイデアを得るための参考資料を見ることもできます。 ただし、手紙を書く特定の人に適用されるように、手紙を変更することを忘れないでください。
その他のサンプル： 参考書の例