雇用主は、このガイドラインに従う勧告書を提出できる
従業員は、移動したり、仕事を変えたり、引退したりすると、監督者の追跡を失います。
企業は移動したり閉鎖したり、合併したり買収したりする。 人事部は記録を失う。
以前の監督者と接触して潜在的な参考資料として接触し、参照チェックのための参照を準備する従業員でさえ、時間の経過とともに支持者の記録を失う可能性があります。 潜在的な従業員についての参考文献を得るための私の努力の1つでは、私は会社を失業させ、ある監督は未知の場所に移動し、ある監督は死亡しました。 幸いにも、3社のうちの1社に従業員の記録を持つHR事務所があり、雇用の詳細を確認することができました。
私は推薦状についての感情が混ざり合っています。 私が参照チェック要求への対応方法に記載しているように 、推薦状は永遠に続き、その内容は推薦状が書かれてから数年間適用されないことがあります。 しかし、推薦状は、価値のある従業員のための潜在的な贈り物です。
推薦状はその日を救うことができます。 会社の文房具に書かれており、住所と電話がはっきりと書かれていますが、推薦状は申請者の資格情報に時には必要なものを提供します。 雇用主として、特に私が今説明したような変化を予想している場合、あなたのビジネス状況では、 退職している従業員に有利に働きかけること。
勧告書を書く
推薦状は永遠に続くことができ、特定の瞬間における従業員の業績のスナップショットです。 したがって、推薦状をどのように書くか、推薦状が伝える情報に考え、気をつけてください。 ポリシーが存在する場合は、推奨レターに関して会社のポリシーに従ってください。
いずれにしても、人事部に推薦状を見直して、企業や自らの最善の利益を確実に保護していることを確かめてください。 このガイドラインに従った従業員推薦状を作成してください。
- 元の会社の文房具に、住所、電話番号、および追加の連絡先情報を標準のビジネスレター形式で提出する。 あなたは、文房具の封筒に文房具に関する推薦状の複数のコピーを従業員に提供することができます。 （これは、推薦状を繰り返しコピーするという悪い習慣を永遠に止めるかもしれない。）
- 推薦状を要求している特定の雇用主に推薦状を提出するか、従業員が推薦状を送る予定の人に推薦状を提出する。 推薦状が一般的なものである場合は、その手紙に"To May It Concern 。"と記載してください。
- インクで推薦状に署名し、氏名、 役職 、電話番号、 Eメールアドレスを記入してください 。
- 始める：これは、従業員の名前のための推薦状です 。
- 従業員との関係、従業員の役職、従業員の職務を記述します。 たとえば、「Alcon Toolの旋盤部門の熟練した取引業者として働いていたとき、Markの上司でした」
- 推薦状の主要な構成要素については、従業員の職務の主要な責任を記述する。 たとえば、「Markの主な責務はxマシンを操作していたことです。 会社のツールと設備を維持する。 安全で保全された作業区域を創出する。 品質、マシン、およびパフォーマンスの問題のトラブルシューティング 日替わりチームリーダーとしての役割を果たします。 私の不在の時に代理監督として私を後押しする。 社員関与チームの責任者を務めています。
- 次に、推薦状の本文に、従業員の貢献と価値の全体的な評価を提供します。 この声明は、アセスメントがある時点でのマークの業績に対するものであることを反映すべきである。 たとえば、「マークは、私の部署で働いていたときに基準をはるかに上回って貢献した大切な従業員でした。 これは明らかであり、リーダーシップの役割への彼の割り当てによって認識された。
- 理由がMarkの次の雇用機会を支持している場合、Markがあなたの雇用を推薦状に残した理由を述べてください。 たとえば、「Alcon Toolを残してマークすると、他の会社の上司の役職を受け入れることができます。 監督者の仕事はここ数年間は利用できなかっただろう」
- ポジティブノートで推薦状を完成させてください。 たとえば、「Markさんが新しい職場で上司として全力を尽くすことを願ってしまったのは残念です。
- 最後に、潜在的な雇用者が追加情報が必要な場合に連絡することができることを述べてください。 推薦状に署名して記入してください。
これらは従業員推薦状の適切な構成要素です。
勧告書に書かないもの
従業員に推薦状を書く前に、特定の注意が必要です。 あなたが推薦状を書くとき、この種の発言はしないでください。 しない：
- 従業員があなたの会社に雇用されている範囲外であった場合、あなたが確かに分からないかもしれない詳細を提供します。 たとえば、従業員が働くと思った会社の名前を付けないでください。 従業員が雇用されていたかどうかは分かりません。 彼はMarkによって、監督として仕事を受け入れたと言われました。 あなたの推薦状は、雇用者の就職活動における後の問題を引き起こす可能性のある矛盾する情報を提供すべきではありません。
- 未来を予測する。 注目できる唯一のパフォーマンスは、従業員があなたのために働いていた間に経験したパフォーマンスです。 それ以外は水晶球が注視し、推薦状が不適切です。 これは不適切です。「Alcon Toolで働いていたときと同じようなMarkのパフォーマンスが得られると確信しています。 人生は変わる。 予期しないイベントが発生します。 あなたまたは10年後の潜在的な雇用者には、これは証明できません。
- 給与、 社会保障番号 、人種、宗教、婚姻状況、家族構成、医学的問題または年齢など、あらゆる種類の個人情報、保護された情報または機密情報を提供する 。 （私が一度受け取った実際の推薦状は、上司が、ベティが出産を改善し、離婚が最終的で、育児問題が解決し、元夫が国外に移ったので、優れた従業員になると確信していたという上司がこの勧告を肯定的に意味していたと確信しています。）
- あなたが個人的な経験をもって直接報告できる事実の情報以外のものを提供する。
人事部によるレビューの後、推薦状の写しは、従業員の人事部ファイルに置く必要があります 。