適切な書式設定は、電子メールではなく受信者にハードコピーを送信する場合に特に重要です。手紙はページに適切に適合し、よく見える必要があります。
以下のサンプルレターフォーマットには、 手紙を書くときに含める必要がある情報と、適切なフォント、挨拶、間隔、締め切り、ビジネス文書の署名に関する助言が含まれています。
サンプルレターフォーマット
連絡先情報 （ 連絡先情報 ：あなたの連絡 先情報 を含むレターヘッドに書いている場合は、手紙の冒頭に記入する必要はありません）
あなたの名前
あなたの住所
あなたの市、州、郵便番号
あなたの電話番号
メールアドレス
日付
連絡先情報 （あなたが書いている人または会社）
名
タイトル
会社
住所
市、州、郵便番号
挨拶 （ 挨拶の例 ）
親愛なるMr. / Ms。 姓： あなたがその人を非常によく知っていない限り、名字ではなく正式な敬礼を使用します。あなたの性別がわからない場合は、フルネームを書くことができます。例えば、 "Dear Pat Crody" "親愛なるMr. Crody"または "親愛なるMs. Crody"の代わりに、その人の名前にはコンマではなく、ビジネスレターではコロン（:)が続きます。受信者の名前がわからない場合は、旧式の「To Whom It May Concern：」を使用するのはまだ一般的（そして安全）です。
手紙の本文
あなたの手紙の最初の段落は、なぜあなたの目的が当初から明白であるように書いているのかについての紹介を提供するべきです。
次に、以下の段落で、あなたの要求や提供している情報に関する詳細と詳細を提供してください。
あなたの手紙の最後の段落はあなたが書いている理由を繰り返し、あなたの要求を見直してくれた読者に感謝します。
適切であれば、礼儀正しく書面による返答を求めるか、またはあなたの要求についてさらに議論するための会議を準備する機会を与えなければなりません。
閉鎖
最高の挨拶、 （ 終了例 ）
署名
手書き署名（ハードコピーレター用 - 手紙に署名するために青または黒のインクを使用）
型付き署名
電子メールの手紙を送る場合は、ここに含めるものと署名の書式を設定する方法があります 。
あなたの手紙をフォーマットするためのヒント
- 手紙を書くときは、あなたの手紙の目的がはっきりしているように、あなたの手紙は単純で集中しているべきです。
- あなたの手紙を一重に置き、各段落の間にスペースを入れてください。 あなたの手紙を左揃えにしてください。
- Arial、Times New Roman、Courier New、Verdanaなどのプレーンなフォントを使用してください。 フォントサイズは10または12ポイントにする必要があります。
- 挨拶の後、そして閉会の前に空白の行を残してください。
- ビジネスレターは、常にカラーペーパーや個人用の固定紙ではなく、白いボンド紙に印刷する必要があります。
書式設定エラーとタイプミスのチェック
あなたのビジネスレターを書いたら、画面上でそれを校正します（スペルチェックを使用）。 それから、それをプリントアウトし、少なくとももう一度読んで、間違いやタイプミスがないかチェックしてください。 （ハードコピーにエラーを発見する方が簡単です。）
間に空白がない2つの段落や、間違ってインデントされた行など、書式設定エラーも考慮してください。
あなたの手紙を封筒に入れる前に、青色または黒色のインクを使用して、あなたの入力した名前の上に署名することを忘れないでください。
あなたの手紙を書くためにMicrosoft Wordや他のワープロソフトを使用している場合は、あなたの手紙を正しくフォーマットするのに役立つテンプレートがあります。 ここに無料のMicrosoft Wordのレターテンプレートに関する情報があります 。
より多くの手紙を書く情報
ビジネスレターの書き方を知ることは不可欠なスキルなので、ここでいくつかの記事を紹介します：
まず、一般的な書式を使用してビジネスレターを作成し、さまざまなビジネスレターテンプレートをレビューする方法の基本を説明します。 さらに、これらの雇用関連のビジネスレターの例を見ることができます。 書式設定の詳細を確認し、ビジネスレターの書式設定の別の例を見てください。
例を見て学ぶのが好きな人は、カバーレター、インタビューへの感謝状、フォローアップ手紙、職場での受諾と拒否の手紙、辞表の手紙、感謝状など、選択できるビジネスレターの種類がたくさんあります。
このような手紙の見直しでは、すべてのもの、そしてより多くのビジネスおよび雇用関連の手紙のサンプルが見つかります 。
すべてのビジネスレターが印刷されて郵送されるわけではありませんので、プロの電子メールと手紙を書くためのガイドラインを確認することが重要です。