申請者追跡システム選択チームと要件を選択してください
ここでは、調査する重要な分野、質問する質問、および応募者の追跡システム評価プロセスで分析する回答を見つけることができます。 この情報は、お客様のニーズを満たす適切な申請者追跡システムの検索にあなたの会社を導きます。
申請者追跡システムの意思決定者を特定する
企業は、申請者がシステム評価プロセスを追跡する前に、社内で組織しなければなりません。 申請者追跡システムを評価する準備をする際には、利害関係者の協力を形成し、意思決定者に情報に基づいた決定に達する時間を与えることが不可欠です。
選考委員会は、システムベンダーを追跡する各申請者の長所と短所を評価するために準備する必要があります。 選考委員会にはこれらのメンバーを含めるべきである。
- 選択役員：通常、上級副社長（SVP）または人事担当副社長（VP）であり、他の委員に明確な指示とビジョンを与える権限を与えます。 また、ベンダーの選択をROI（投資収益率）として説明することもできます。
- 選択マネージャー：この人は、適切な検索と選択の戦術を作成するために、採用プロセスと会社の痛みポイントを完全に理解している必要があります。
- 委員：ユーザーの声が確実に表現され、選択されたソリューションがうまく採用されるようにする。
- 委員会貢献者：これは、他の部門のメンバーであり、申請者にシステムの選択プロセスを追跡するための追加情報を提供します。 財務上の専門知識を有する者は、ベンダーの財務安定性に関するインプットを提供したり、プロジェクト予算に関連した各申請者追跡システムの総コストを比較することができます。 IT担当者は、ベンダーの申請者追跡システムの技術的能力について委員会メンバーを教育し、各ソリューションを現在のシステムと比較するのに役立ちます。
委員会メンバーは、技術ツール、プロセスの最適化、および顧客サービスの価値を、 才能管理の企業ビジョンに関連するものとして認識できる人でなければなりません。
あなたの現在の雇用プロセスを文書化する
申請者追跡システム選定委員会を組み立てたら、最初に、従業員請求書のプロセス 、 採用プロセス 、採用マネージャー、採用担当者、採用候補者の役割を追跡する文書を作成します。 それから、委員会は各ステップがなぜ必要なのか、それが排除されたらどうなるのかについて議論すべきです。
雇用プロセスを簡素化し、各ステップが本当に価値を付加し、高品質の人材を輩出できるようにする。 これにより、委員会は、採用プロセスのニーズを各申請者追跡システムの能力と比較することができます。 この評価は、採用におけるベストプラクティスを学び、現在の採用プロセスを見直して最適化する絶好の機会です。
あなたの申請者追跡システムの要件を特定する
あなたの会社の採用プロセスを明確にしたので、あなたの委員会は、申請者追跡システムのためのあなたの会社の要件を特定するために完全に準備されています。 あなたは次の質問に対する明確な答えを得たいと心に留めておいてください：
- なぜこの申請者追跡システムを購入していますか？
- あなたの現在の雇用プロセスはあなたの会社の目標と一致していますか？
これらの質問を念頭に置くことで、委員会が申請者の追跡ソリューションを購入することができます。 申請者の追跡システムをROIと強く結びつけるためには、申請者追跡システムで必要なものについて明確な期待を払う必要があります。
あなたの申請者追跡システムは、求人者と採用マネージャーの間のよりよい関係を構築し、求人作成と承認プロセスを合理化し、雇用の質を向上させる必要があります。 あなたの申請者追跡システムは、自動化により人事専門家の採用努力を合理化し、より効率的かつ費用対効果の高い採用プロセスを作成する必要があります。 これは、以下のような共通の人事問題に取り組むのに最適な時期です。
- 大量のレジュメを受理し、レビューし、管理する有効な方法がない。
- 煩雑な社内コミュニケーションで高い雇用機会。
- 情報に迅速にアクセスできず、すべての採用動向を報告できません。
- 履歴書の保管を怠ったため、資格のある応募者を失う。
- 国内外の各支店・各部門間の募集活動の重複
- 自国の技術による過度のIT保守およびサポート費用。
- EEO-OFCCP準拠データの無効な追跡。
- テクノロジーのアップグレードや強化のためにITから適切な注意を払うために苦労しています。
また、この機会に、次のような新しいプロセスや技術からの改善の価値を検討してください。
- 異なるモジュールの使用を避け、
- コミュニケーションを改善する
- グローバルな問題に取り組む。
これを管理しやすくするには、無資格のベンダーを排除するために不可欠な「必携」を特定する必要があります。 たとえば、ホスティングされたソリューションがITチームの負担を取り除くため、インストールされたシステムとは対照的に、Webベースのソリューションを提供するベンダーのみを検討することを委員会が決定する基本的な要因となります。
あなたの申請者追跡システムの要件を特定する
明確なビジネス目標を特定することで、優先順位を要件に結びつけることができます。 あなたの委員会が最初のシステム要件に焦点を当てておくことが不可欠です。 委員会は、あなたの会社の優先事項とインラインでないシステム要素に注意を払わなければならない。 重要なビジネス目標と、独自の目標を設定する際に考慮すべき重要な要件を認識しました。
申請者追跡システムで考慮すべき重要要件
- プロセスの効率性：プロセスを集中化することで、求人依頼、追跡、従業員紹介や移転プログラムの管理など、さまざまなタスクを改善できます。
- 候補者は複数の質問のページを通過することなく、給与と時間別雇用のために組織に迅速かつ簡単に申請することができます。
- 費用効果の高いままで大量採用を容易にすることができます。
- 独自の雇用管理プロセスを構成し、組織の成長やプロセスの変化に応じて進化するニーズに対応できる高度に構成可能でスケーラブルなソリューションです。
- レポート機能の改善：多くの組織は、ベンダーに対する総支出の決定、メトリクスの調達、および比較に挑戦しています。 単一のソースを調整することで、正確な集中レポート作成が可能になります。
- リクルーターがすべての情報と特定のパラメータでデータベースを検索できるようにします。
- アドホックレポートを実行し、将来の使用のための基準を保存し、賃借料、時間補充、ソースの有効性などの業界標準レポートを実行できるようにするレポーティングセンターが含まれています。
ブランドのアイデンティティと意識を築く
- ブランディングキャリアセンターのWebページは、貴社のWebサイトからアクセスできます。
- リクルーターがキャリア情報を会社のWebサイトに簡単に投稿できるようにします。
- グローバルなサポートのための多言語機能を提供します。
- EEO / AAP準拠。
- そのような情報の正確な尺度を維持する能力は、連邦規則と合致し、組織に対する法的措置を避けるでしょう。 また、出願人の品質を確立するのに役立ちます。
- EEO / OFCCPで定められたガイドラインを遵守しながら、任意のEEOデータをキャプチャ、追跡、および報告することができます。
- ポジションの基本資格を満たしている人を示すために、排除問題を持つ候補者を事前審査することができます。
- 通信の改善。
- すべてのユーザーを効果的に通知し、統一し、組織の業務を合理化する環境を構築します。
- 採用担当者、雇用管理者、候補者間のコミュニケーションを円滑にするためのコミュニケーションセンターが含まれています。 また、予定をスケジュールしたり、メモを残したり、フィードバックにインタビューしたり、大量のメッセージを送信したり、履歴書を受け取ったら応募者に自動応答することもできます。
申請者追跡システムの顧客サポート
- 完全なユーザーの採用は、実装中および実装後にベンダーによって提供される顧客サポートのレベルに依存します。
- 企業のベストプラクティスを採用しながら企業やユーザーの問題を管理するために用意された、すぐに利用できるサポートチーム。
- あなたの会社に最高レベルのサポートを無料で提供します。
申請者トラッキングシステムベンダーアセスメント
委員会が検討することを決定した候補ベンダーから提案依頼書（RFP）を請求することをお勧めします。 これは、申請者がソフトウェアを追跡して必要な仕事をすることができるかどうかを委員会が判断するのに役立つトピックについて明確にする機会です。 あなたの委員会は、効果的なRFPを考案するために、以下の主要な問題を考慮する必要があります。
- システムがあなたの委員会の主な懸案事項をサポートしていますか？ これは評価プロセスの前の部分と関連しています。 必要な機能を決定する前に、プロセスを完全に把握しておく必要があります。 あなたの委員会は、あなたの最優先事項ではない機能を提供する可能性があるソリューションに気を取られません。 彼らは魅力的かもしれませんが、多くの派手な機能や機能は、ユーザーが採用しない場合、組織にとって価値を創造しません。
- ベンダーはシステムを同様の規模の別の組織にインストールしましたか？
- あなたの委員会は、顧客満足度やフォローアップ、実施プロセス、隠された料金などの問題についての洞察を与えるための参考文献にアクセスする必要があります。 強力なユーザー採用がなければ、機能は価値がないことを覚えておいてください。
- 実装プロセスには何が伴いますか？ 成功した採用率は、適切な導入から始まります。 適切なトレーニングと継続的なサポートなしに、選択したベンダーがユーザーを去らないようにする必要があります。 実装は、組織の採用プロセスを中心にして、システムへの対応方法を習得しないようにする必要があります。
実装プログラムによってベンダーの能力が失われているかどうかが分からなくなってしまうという気持ちは決してありません。 評価プロセス中、委員会は、部門の優先順位とビジネス目標に基づいて、申請者の追跡システムプロバイダとの長いパートナーシップのための強力な基盤を作り出すという印象を持たなければなりません。 申請者追跡システムへのユーザーの高い採用は、より高いROIを生み出すことを忘れないでください。
申請者追跡システムベンダー評価の詳細
- ベンダーのビジョンと成長戦略は何ですか？ ベンダーはリーダーシップと先見性を市場リーダーとして実証しなければなりません。 包括的なソリューションを提示するために、ベンダーはお客様の特定のニーズを考慮し、将来的に変化と成長に備える必要があります。
- このソリューションがあなたの全事業計画に貢献するかどうかを判断しますか？ 最終的には、ソリューションの強力なケースを作るために、選択役員は予想ROIを表示する必要があります。
セレクションエグゼクティブは、求人広告、検索会社の使用の従業員価値、ベンダーが提供するプロセスの最適化などの費用を探す必要があります。 また、従業員の保持と候補者の品質を節約する必要があります。 申請者の追跡システムを評価するのに必要なすべてのトピックを網羅するような詳細な文書を作成することは圧倒的である可能性があります。
- 機能や機能以外にも、組織の長期的なパートナーとして働くベンダーの能力をディスカッスする必要があります。 委員会がベンダーの評価プロセスを実施する際には、次のような要素を考慮する必要があります。
- 財務安定性：見込みのあるすべてのベンダーの財務諸表にデューデリジェンスを実施する。 これは財務委員会の寄稿者があなたを導く完璧なトピックであることがわかります。
- 戦略的パートナーの資質：完全なソリューションを提供するために、一部のベンダーは、より包括的なサービススイートを顧客に提供するために、他のサービス会社と提携する予定です。 あなたの委員会は、競合するベンダーに関係するあらゆるパートナーシップを認識している必要があります。 この情報は、あなたの会社とベンダーとの間の可能なパートナーシップについての洞察を提供することができます。
- リクルート機能：会社の規模にかかわらず、ベンダーは、応募者の追跡、オンボード、 継承計画からオフボードまで、従業員のライフサイクル全体をサポートする能力があることを確認する必要があります。 これにより、あなたの会社がそのソリューションから成長するのを防ぐことができます。これにより、悪化、新しい評価、コストのかかる導入費用が発生する可能性があります。
- 将来の製品開発：ベンダーは、現在と将来の募集に直面している課題を強く理解していることを確認してください。 変化するニーズに対応し、ソリューションの構成が最大限に活用されていることを確認するためには、選択したベンダーがテクノロジおよび業界の最新情報を熟知している必要があります。
- HRISとの統合：IT委員会の貢献者がこの問題に関するインプットを提供することを望むかもしれませんが、部署全体に適切に機能しない申請者追跡システムを使用するよう委員会を動かすべきではありません。 考えられる価値のあるベンダーは、最小限の難易度で、重要な情報をシステムからHRISシステムに移動する機能を提供する必要があります。
出願人追跡システムのベンダー選択の概要
申請者追跡システムのベンダー選定プロセスのタイムラインは、1ヶ月以上6ヶ月以上で完了することができます。 以下は、あなたの委員会が申請者追跡システムのベンダー選定プロセスのための期間を計画することを可能にする予定の時間割です。
これは、優先導入日に基づいて変更される可能性があることにご注意ください。
申請者追跡システムのベンダー選択のタイムライン
- 選考委員会を形成する - 1週間
- 会社のニーズを特定する - 1〜2週間
特定された企業ニーズに対するベンダーを以下のプロセスで客観的に評価します。
- 可能なベンダーのリストを作成する - 1週間
- トピックや懸念事項を明確にするためのRFPのリクエスト - 4週間
- 主な評価基準を使用してショートリストを作成する - 1〜2週間
- ベンダーを確定する - 3-6週間
- できるだけ早くさまざまなシステムを試す
- セールスプレゼンテーション - できるだけ早く
- サイト訪問 - 必要に応じて
申請者追跡システムの主な目標は、ユーザーに権限を与えることです。 委員会メンバーは、ベンダーを実際の可能性の短いリストに戦略的に絞り込むために、技術ツール、プロセスの最適化、会社のビジョンおよび顧客サポートに価値を認識し、配置することができます。
あなたの短いリストには、多くの区別される機能的な違いがない可能性があります。 したがって、そのベンダーの目に見えない要素を念頭に置いておくことが重要です。
委員会は、ベンダーのWebサイト、ニュースグループ、人事ポータル、展示会などの情報源を検討する必要があります。 彼らの経験から学ぶために、サイズ、ニーズ、業界が似ている他社の同僚とつながりましょう。
将来のための組織のビジョンと目標に最も適合するサービス指向のベンダーとの提携は、申請者のシステム評価、選択、実装を追跡するすべての主要プレーヤーにとって非常に貴重です。