初心者のためのマネジメントスキル
基本的なマネジメントスキル
誰かが経営陣の仕事に成功するために習得しなければならない4つの基本的な管理スキルがあります。
これらの4つの基本的なスキルは、 計画、編成、指示、および制御であり、以下で個別に説明します。
計画
計画は、どのような管理タスクにおいても、最初かつ最も重要なステップです。 また、最も見過ごされている、または故意にスキップされたステップです。 計画の量と必要な詳細はタスクごとに異なりますが、このタスクを省略することは、盲目的な運送以外の確実な災害を招くことです。 それが、私たちに6Pの計画（またはあなたが数える方法に依存する7P）の示唆を与えるものです。
ほとんどの人は、計画という用語を一般的なビジネス計画と関連付けていますが、計画のレベルも異なります。
- 戦略的計画
- 戦術計画
- 運用計画
そして、さまざまな種類の計画があります：
整理する
マネージャは、チームの作業を最も効率的かつ効果的に行うために、チーム、タスク、プロジェクトを編成することができなければなりません。
初めのマネージャーとして、小さな仕事チームやプロジェクトチームを編成することができます。 これらのスキルは、後で会社の部署や新しい部署を編成しなければならない場合に必要になります。
明らかに、仕事を計画することとそれを組織することとの間には、多くの重複があります。 計画は何を行う必要があるかに焦点を当てる場合、組織はより運用的であり、作業を最善に行う方法に焦点が当てられています。
作業を整理するときは、次のことが必要です。
- 必要な役割を決定し、
- 役割にタスクを割り当て、
- 役割のための最良のリソース（人または機器）を決定し、
- リソースを取得してロールに割り当てる
- 役割にリソースを割り当て、権限と責任を委任します。
小規模なチームまたは管理するプロジェクトが割り当てられているかどうかにかかわらず、マネージャーの初心者はオフィスとデータシステムを整理できる必要があります。
チームをまとめるには、物理的に人を動かすことができないかもしれませんが、考慮する必要があります。 一方、いくつかの人を小さなスペースに移動させる必要があるかもしれませんし、チームがそのスペース内で効果的に働くように物事を整理しなければなりません。 後であなたのキャリアの中で、いくつかの異なる部門のチームとその特定のニーズに対応するために、オフィスを組織する必要があるかもしれません。
また、チームが収集または配布する必要があるデータを処理するすべてのシステムを整理できる必要があります。 今日は、おそらくコンピュータシステムです。 たとえば、会社のイントラネット上またはファイルサーバー上の共有フォルダ上で共有Webページを設定する必要があるかどうかを判断する必要があります。 どのように情報を必要とするすべての人が情報にアクセスできるようにシステムを整理するのですか（また、競合他社のように、情報を見るべきでない人には利用できません）。
あなたのチームが情報以外のものを必要としたり生産したりする場合は、チームが必要なものをいつでも必要に応じて入手し、チームが適切なタイミングで他のチームに提供できるように構成する必要があります。
あなた自身を整理することを忘れないでください。 私たちは、マネジメントスキルピラミッドのレベル3でこれ以上のレベルに進んでいきますが、初めのマネージャーとしても、 自分自身 、時間、スペースを整理して 、最も効果的なものにならなければなりません。
最後に、物事を一度整理することはめったにないことを忘れないでください。 リソース、目標、および外的要因の絶え間ない変更により、それらを調整するために通常再編成する必要があります。
直接
指示は行動のステップです。 あなたは仕事を計画し、組織しました。 今すぐあなたは仕事を完了させるためにあなたのチームを指示しなければなりません。 チームの全員が目標を明確にすることから始めます。
彼らはすべて目標が何であるか知っていますか？ 彼らはすべて、彼らの役割がチームを目標に到達させる上でどのようなものかを知っていますか？ 彼らは彼らが必要とするすべてのもの（資源、権威、時間など）を持っていますか？
プル、プッシュしない
プッシュ（座って注文する）ではなく、引っ張って（リードして）行うと、チームを目標に向かって誘導する方が効果的です。 あなたはあなたのチームの人々に動機を与え、チームの目標に向けて彼らを助けて鼓舞したいと思っています。
コントロール
いくつかの作家は、このスキルを「調整」または類似の用語と呼ぶことによって、このスキルを「柔らかく」しようとします。 マネージャーがチームの活動をコントロールできることが不可欠であるため、私はより強い言葉を優先します。
上記の手順では、作業を計画し、最も効率的に作業を進めるためのリソースを整理し、作業を開始するよう指示しました。 制御ステップでは、実行中の作業を監視します。 実際の進捗状況を計画と比較します。 組織が設計どおりに機能していることを確認します。
すべてがうまくいけば、監視する以外に何もする必要はありません。 しかし、それはめったに起こりません。 誰かが病気になったり、データベースの並べ替えが投影よりも時間がかかり、競合他社が価格を下げたり、隣の建物を壊したり、数日間避難しなければならないなど、計画に影響を与えます。 コントロールステップでは、インパクトを最小限に抑えるためにアクションを取らなければならず、できるだけ早く目標を目標に戻す必要があるということが指示されています。
これは、計画段階に戻り、計画を調整することを意味します。 場合によっては組織の変更が必要な場合もあります。 新しい目標に向かって全員をリダイレクトし、それらにインスピレーションを与える必要があります。 そして、もちろん、新しい計画をコントロールし、必要に応じて調整します。 このサイクルは、タスクを完了するまで続きます。
マネージャのコントロールツール
制御ステップでは、パフォーマンスと品質の基準を設定し、それらが満たされているかどうかを監視します。 監視する必要があるものと同じくらい多くのツールが用意されています。
- スケジューリングツール - いくつかのソフトウェアツールを使用すると、スケジュールを入力して進捗状況を定期的に更新できます。 プログラムはスケジュールの変更を強調表示するので、是正措置を講ずることができます。
- 財務管理 - マネージャーとして、通常予算があります。 財務省のレポートは、あなたの支出（人や他のリソース）が計画とどのように合致しているかを知らせます。
- 人々のコントロール - チームのすべての人々が計画どおりに行動していることを確認する必要があります。 そうでない場合は、原因を見つけて修正する必要があります。 彼らは目標を理解していないのですか？ 彼らは必要なリソースやスキルを持っていないのですか？ タスクが大きすぎるため、変更したり別のリソースに割り当てる必要がありますか？ マネージャーとしてのあなたの仕事は、あなたのチームメンバーがパフォーマンスが計画をどのように満たしているかに関するフィードバックを与えることを意味します。 そうでない場合は、是正措置を講じる必要があります。