言葉とのコミュニケーション
ほとんどの場合、内部メモを書いたり、クライアントに対応したり、販売資料を設計したりする必要があります。 美しい散文と詩を書くことは才能です。 しかし、効果的に書くことは、学ぶことができるスキルです。
あなたの文章を整理する
あなたの同僚のメモを作成するか、あなたの上司のためのレポートを作成するかは、どの情報を伝えたいかを決める必要があります。 これを行う方法は次のとおりです。
- 議論する必要がある各項目をあなたのメモや報告書に挙げてください。
- 最も重要なものから最も重要でないものを順番に並べます。
- あなたのメモ全体の簡単な要約を書いてください。これがあなたの最初の段落になります。
- 手順1に記載されている各項目を展開します。
- 受取人が何らかの措置を講じる必要がある場合は、それを締め切りの段落に記してください。
いくつかのヒント
語彙を避けてください。 あなたが書こうとしていることを大声で言ってください。 どのように言葉が鳴るか聞いてください。 たとえば、「売り上げテクニックの再評価を支援する計画を立てるために過去の売上高を見なければならないことを知りました」という文章は、「私は過去の売上高を見て、販売手法を再評価してください」あなたの視聴者のために書いてください。
簡単な言葉を使う。 あなたは、読者があなたが言うことを解読するために辞書を必要としないようにします。 あなたの巨大な語彙をあなたの読者に感動させるべきではありません。 あなたは代わりにあなたの読者を挫折させる可能性があります。 ほとんどの人は同時にいくつかのタスクをやりくりしており、必要な情報だけを受け取ることに興味があります。
あなたはこれを起こす責任があります。 「職業の優秀な候補者としての彼の多様な性質の証明」と言っているのではなく、「彼の優しさが彼を仕事のトップ候補にする」と言う。
あなたの読者が理解できない専門用語から離れてください。 あなたの仕事が非常に技術的だが、あなたが書いている人がその分野に精通していない場合、その人が理解できる言葉に固執する。 たとえば、あなたがウェブサイトのデザイナーである場合、心理学者のメモにあるこの文は、「あなたのサイトのBGCOLORとして、＃ADD8E6または#FFFFFFを使用したいですか？ Webページのデザインに堪能な人は、この質問を「あなたのサイトの背景色を明るい青または白にしますか？ しかし、あなたのクライアントは、毛根症などの心理学的な用語についての議論よりも、この専門用語をよく知っているとは思わないでください。
一日の決まり文句は、読者を遠ざけています。少なくとも、あなたが言っていることを覚えさせるわけではありません。 あなたはあなたの執筆が忘れられないようにしたい。 クリシェが頻繁に聞こえるので、私たちは彼らに脱感作されます。 言葉は、あなたの文章と一意に関連付けられていません。
あなたが下位者へのメモで "今日できることは明日まで延ばさないでください"と言っているのではなく、動機付けようとしています。 単に「遅らせることを止めて、今すぐ仕事をやってください」と言います。
可能であれば、アクティブな声を使用してください。 アクティブな声は、あなたのセンテンスをより強く、通常は短くします。 これらの例を試してみましょう。 受動的な声：「私がやったネットワーキングのために売上が増えました」 アクティブな音声：「私のネットワーキングは売上を伸ばしました」
重複しないでください。 「午後2時」または「予定妊婦」と言う必要はありません。 「午後2時」または「午後2時」または「妊娠中の女性」または「妊娠中の女性」とは、すべてあなたが言うことを伝え、言葉が少ないと言う。
もちろん、文法に注意を払う。 StrunkとWhiteのStyleの要素を Web上で利用できます。 シソーラスと一緒に近くに良い辞書を置くべきです。
シソーラスを使用すると、さまざまな言葉を見つけるのを手助けすることによって、あなたの文章を新鮮に保つことができます。 これらのリソースの多くはオンラインで入手できます。
校正はあなたができる最も重要なことの一つです。 ほとんどの場合、コンピュータで書いているので、自動スペルや文法チェッカーにアクセスできます。 しかし、間違った文脈で使用されるいくつかの単語は、コンピュータ化されたスペルチェッカーによって見逃されることがあります。 たとえば、 "gnuソフトウェアに関する2回の会議に出席した従業員には、gnuソフトウェアについて学ぶ"という文章は、間違いが検出されずにスペルチェックを通過します。 可能であれば、他の人に文書を校正してもらう。 時間が許せば、あなたのコンポジションを離れた場所に置いて、翌日、後で、あるいはそれ以上に校正することができます。