この記事では、すべてのレベルの管理者が会議の生産性を向上させるための会議の円滑化スキルを強化するためのアイデアを提供します。
管理者がミーティングで間違っている場所
多くのマネージャーは、会議を「実行する」方法を知っていると思っています。
彼らはアジェンダを設定し、話をすべて行い、すべての決定を下す。 これは管理者にとって簡単かつ効率的だと感じるかもしれませんが、それはしばしば人々の時間の無駄であり、チームの創造的潜在性には触れません。 実際、従業員が退職する傾向にあるのとは反対の効果があり、責任を負うことを明確に望むマネージャーに延期されます。
管理者が従業員をミーティングにもっと関与させない理由には、次のものがあります。
- 放すことの恐れ。
- 彼らが担当しているので、彼らはすべての答えを提供する必要があるという誤った信念。
- 従業員の能力や問題解決能力に自信がない。
- 会議の円滑化スキルの欠如。
最初の3つの項目は貧困層の管理者の行動ですが、最後の1つは円滑化スキルを習得し強化することができます。
ミーティングファシリテーションスキルの強化
定義することによって、容易化することは、 マネージャーが（実行する代わりに）会議を容易にするためには、彼らは自分たちの力を放棄し、さまざまな成果やアプローチに開放していく必要があります。
適切な会議の円滑化には、誰もが問題の特定と解決に関わるようになることが含まれます。 チームは、ほとんどの場合、誰よりも優れた創造的なソリューションを開発し、ソリューションの実装をサポートする可能性が高くなります。
ミーティングを容易にするために必要な9つのスキルがあります。これらのスキルは、実践によって学び、改善することができます。
- アジェンダの計画。 コラボレーティブミーティングは、アジェンダプランニングから始まります。 参加を促すトピック、つまり解決すべき問題を選択することは、「情報」トピックよりもはるかに魅力的です。 しかし、グループ関与を可能にするために十分な時間を割り当てる必要がある。
- 環境と気候の設定。 物流問題！ 人々が不快で、お互いを見ることができない、聞くことができない、または空腹になっている場合、会議の結果は苦しみます。 大きな参加を促し、障壁を取り除く方法としてロジスティクスを使用する方法を学びます。
- 質問する。 大きな質問は素晴らしい議論を刺激します。 この記事では、「 GROWモデルを使った70の恐ろしいコーチングの質問 」に、優れたディスカッションプロンプターがいくつか掲載されています。
- アクティブリスニング。 マネージャーが言い換え、理解を確認し、フォローアップの質問をするときは、より多くの参加を促し、ディスカッションを続けます。 「 より良いリスナーになる方法 」では、あなたの能動的なリスニングスキルを強化するためのアイデアを共有します。
- ブレインストーミング。 ほとんどの人は、ブレーンストーミングの方法をすでに知っていると思っています。 しかし、彼らは通常しません。 あまりにも多くの場面では、ブレインストーミングの有効性は、プロセス管理の貧弱さ、社会的または政治的な強い圧力、貧弱な促進スキルによって低下します。 多くの人が、ブレーンストーミングのセッションの力を本当に経験したことはありません。 何をしないのかについては、「 ブレインストーミングセッションで雨を降らす15の方法 」を参照してください。
- 合意形成スキル。 コンセンサスは、誰もが決定に同意しなければならないという意味ではありません。 それは、誰もが自分の視点を共有し、アイデアを提案する機会を得たことを意味します。 適切な円滑化は、アイデアの共有から効果的な決定の開発にグループを導くでしょう。 コンセンサスにはより多くの時間がかかりますが、通常はグループ全体からより強いバイインを得るでしょう。 しかし、コンセンサスは最終的な目標ではないことを忘れないでください。 手元にある問題の効果的な決定が最も重要な問題です。 コンセンサスの意思決定プロセスを通じてチームを導く方法については、「6ステップコンセンサス意思決定フレームワーク」を参照してください。
- 紛争解決。 問題を解決するのに十分な人がいるときはいつでも、紛争は避けられません。 実際、チームの研究者は、効果的な意思決定プロセスの一環として、タスクや問題に対する争いを検討します。 マネージャーは肯定的な方法で紛争の力を活用する方法を学ばなければなりません。 「小規模グループの競合解消」を参照してください。
- 非言語コミュニケーションスキル。 研究者は正確な割合を主張しているが、ほとんどの人はコミュニケーションの50％以上が非言語であることに同意するだろう。 マネージャーは、エンゲージメントレベル、誠実さ、コミットメントを評価するために、グループのトーンとボディーランゲージを読むことができる必要があります。
- 録音。 巧みなグループの円滑化には、人々が何を言っているのかを把握するために、フリップチャートやホワイトボードにいつ回すべきかを知る必要があります。 そうすることで、人々は自分のアイデアが聞かれ、評価されているように感じ、行動計画やフォローアップに役立つ貴重な記録として役立ちます。
ボトムライン：
時間は人生と仕事の貴重な資産です。 最適な効率と効果を得るために会議を管理してください。 上記の9つの習得スキルを習得し、練習し、適用することは、始めるには最適な場所です。
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Art Pettyによって更新されました