人事情報の技術ニーズを判断するための質問
しかし、HRや他の幹部は、すべての詳細を管理するために最高の人事情報技術を選択していることをどのように知っていますか？また、選択したソリューションは時間のテストに立つでしょうか？
以下は、人事情報技術の選定過程で尋ねると答えなければならない重要な質問です。
- HR情報テクノロジソフトウェアが提供する柔軟性とスケーラビリティの程度は？ HR担当者は、ソフトウェアが複数のExcelスプレッドシート、データベース、紙文書からデータをインポートできるかどうか、および必要なすべての種類の他のシステムやデータとインターフェースできるレベルを判断する必要があります。
ソフトウェアは、複数のソースから情報を取り込んでフィルタリングできる必要があります。 理想的には、このプロセスも自動化する必要があります。 多くのオンライン登録ソリューションでは、運送業者に移動してシステムを更新する前に、データを手動で操作する必要があります。 更新フォーマット、送信スケジュール、および配信方法の自動化は、請求および適格性の問題を排除するのに役立ちます。 - ソフトウェアは人事部の会社に適応でき、キャリアルールにも効果がありますか？ 本当に有能な登録エンジンは、各登録アクティビティを評価し、必要な正確な資格要件を満たすように特別に設計されたルール、メッセージ、プロンプト、オプションの必要な組み合わせを適用します。 ソフトウェアは、会社および通信事業者が有する適格性の規則に対応する必要があります。
- HR情報技術は、組織と共に成長し、拡大することができるでしょうか？ HRは、 新社員 、事務所、給付の変更、規則を採用する際に、技術の成長力を評価する必要があります。 人事部は、これらの各要素の閾値について質問する必要があります。
- HR情報技術ソフトウェアは、他のシステムと統合することができますか？ 給与計算やその他の機能は、多くの場合、給付管理と同じ情報の多くを共有します 。 HRシステムは、あるシステムに入力されたデータや他の従業員情報が別のシステムと共有されている場合に、より高い効率を得ることができます。 従業員募集を追跡することは、別の必要な機能です。
- ソリューションを実装または構築する責任は誰にありますか？ どのレベルの訓練が関係していますか？ 一部のソリューションでは、最初の実装にはクライアントが非常に関与している必要があります。これは、すでに忙しい人事管理者には圧倒的になる可能性があります。
人事部は、必要とされる訓練と技術的専門知識のレベルと期待される時間の量をはっきりと理解しているべきである。 このトピックに関するソリューションプロバイダーに質問することで、最初はシンプルに見えるかもしれないが、重要な技術的専門知識を必要とする微妙な領域についての洞察を得ることができます。 HRは、現実的に完了を妨げるほど煩わしい可能性のある特定のタスクを特定し、HR情報技術価値とROIを潜在的に低下させる可能性があります。 - トレーニングが関わっている場合、料金はかかりますか？ 時間外やオフサイト旅行の旅費など、トレーニングの費用も評価する必要があります。 HRは、人事情報テクノロジの採用に伴うすべてのハードおよびソフトコストを認識する必要があります。
- 誰がデータを所有しますか？ この質問に対する答えは、人事部の組織でなければなりません 。 企業は、アプリケーションサービスプロバイダ（ASP）にデータを転送できる必要があります。 データが通信事業者の専用サーバーにある場合、事業者が通信事業者を切り替える場合、追加費用がかかることがあります。
- どんなタイプのメンテナンスと維持が必要ですか？ 企業のオンサイトワークステーションまたはサーバーにソフトウェアをインストールする場合、そのテクノロジに対する定期的な更新が必要な場合が多く、計画と管理が面倒な場合があります。 人事情報技術の更新は、ASP（Application Service Provider）またはSaaS（Software as a Service）モデルを介してオンラインで入手可能なソフトウェアによって自動的に行われることがよくあります。
- どのようなセキュリティ対策がHR情報技術に組み込まれていますか？ ソフトウェアがASPまたはSaaSモデルを介してオンラインで利用可能な場合、プロバイダーは毎日のバックアップ、バックアップサーバー、および追加された保護レイヤーを提供する必要があります。 認可されていない人員による情報の紛失やアクセスを防止するために、追加のシステムと手順を講じておく必要があります。 HRは、他のマネージャーと相談して、人事情報技術へのアクセスを誰がどの程度許可するかを決定する独占的な権限を持つべきです。
- 従業員は福利厚生制度に加入し、個人データにリアルタイムで変更を加えて選択肢を計画することができますか？ 従業員のアクセスは、コンピュータへの一般的な広範なアクセスを考慮して、与えられたものでなければなりません。
従業員の大半は自宅でインターネットに接続しています。 従業員のセルフサービスは、時間とお金を節約する大きな可能性を提供します。 優れたセルフサービスシステムは、従業員自身とその扶養家族についての情報を入力することで従業員を円滑に誘導します。
システムは、利用可能な計画を明確に提示し、従業員が自分の都合で選択を行い、ウィザード全体でこれらのアクションを簡略化する必要があります。 従業員は、必要に応じて、1日24時間、週7日、年1回、扶養家族を追加し、情報を変更することができなければなりません。
これらは、組織の人事情報テクノロジのニーズを評価する際に、追加の質問です。
- この技術は、人事部に誰がアクセスを許可されるか、どの程度まで許可されるかを決定する権限を提供しますか？ 従業員のアクセスを提供するのと同様に、技術はHRに最終的な発言を与えるべきです。 HRは、キャリアに送信される前にすべてのデータを承認する権限を持つ必要があります。また、従業員と他の人がアクセスできる範囲も決定する必要があります。
- どのような種類の報告機能が人事情報技術から利用可能ですか？ レポート技術は、複数のビューと形式（スプレッドシート、PDF、HTML）、大きな画像評価、意思決定を強化するためのドリルダウン機能を提供する必要があります。 人事部は、給与およびその他の従業員データに関連して、特定の計画、顕著な行動、従業員人口統計情報の変更をいつでも評価することができます。
- HRは時間を節約するためのソフトウェアを提供していますか？ HRは、部門別のニーズに応じて、バッチで情報を処理し、 COBRAポリシーの通知と請求を管理し、自己請求および請求調整ツールを提供し、特定のレポートを作成する技術の能力について問い合わせることができます。
- ソフトウェアは従業員とのより良いコミュニケーションを支援するための特定の機能を提供していますか？ いくつかのプログラムは、人事部の電子メール、電子掲示板、および特定のフィルタ基準（場所、部署、保険プラン、加入状況、退職状況など）によって、従業員と数多くのレベルでコミュニケーションを取る柔軟性を提供しています。人事情報システム。 コミュニケーションの手段をいくつか用意することで、プロセスをさらに自動化し、HRがメッセージをより適切にターゲット設定できるようになります。
- 人事情報システムは、小切手と残高の手段を提供していますか？ HRがトランザクションを承認できるようにすることに加えて、多くのHR情報技術システムは、HRがキャリアの請求書を監査するゲートキーパーとして機能し、システム内のデータに同意することを保証する機能を提供します。 これは：
キャリアインボイスの精度を高め、
- 時間とお金を節約し、
従業員登録のタイムリーな配信を支援する
従業員が介護のために行くときの適格性の確認。
- どのように情報が通信事業者と交換されるのですか？ そして、この相互作用に誰が責任を負うのでしょうか？ HR情報技術システムの統合は、ソフトウェアが関係を持つキャリアの数だけでなく、それが可能にする接続のタイプによっても判断されるべきである。 福利管理ソフトウェアを通じてキャリアとの良好な交流を確保するには、次のような多くのステップが必要です。
- 初期導入データ国勢調査の収集。
- 継続中の情報交換の初期統合を設定する。
データが受信され、正確に適用されることを確認するために、毎日または毎週の相互作用を調整する。
- 進行中のアップデートのレビュー。
登録のための運送業者の要件が規制当局に準拠して満たされている。 そして
データ交換の関係を改善するために各キャリアとの積極的な関係を促進する。
製品を完全に理解するには、各タスクの責任者を知ることが不可欠です。 各ソフトウェアプロバイダは、上に概説したタスクのすべてを提供する際に、異なるレベルの統合を提供します。 HRは、企業の選択した通信事業者との強固で継続的なシームレスな関係を示すベンダーと連携するようにすべきです。
多くのプロバイダは、通信事業者によって受け入れられる場合と受け入れられない場合がある一般的なANSI 834ファイルの送信を可能にします。これは、しばしばグループのサイズの影響を受けます。 管理者は、問題を回避するために各事業者のニーズに合わせてカスタマイズされたきれいで有効な転送を提供するプロバイダを探す必要があります（トランザクションの適格性を保証する）。 また、キャリア独自の特定の転送言語とやりとりする専用のEDI（電子データ交換）部門を持つプロバイダを検討する必要があります。
- どのレベルの顧客サービスが提供されていますか？ サービスの追加料金はありますか？ 人事部は、提供されるヘルプへのアクセスレベルと、顧客サービスを構成するものを決定する必要があります。オンラインヘルプは、データベース、オンラインチャット、電子メールサポート、人との会話、 給付やその他の人事情報の機密性を考えると、管理者は直接接触から24時間以内に問い合わせに応答する必要があります。
- 人事情報システムのコストはいくらですか？それは利益よりも優れていますか？ 人事部は、年1回、月1回、および1回限りの費用を含む、人事情報システムの全コストと、提供される利益を評価する必要があります。 わずかに高価なシステムは、従業員が独自の記録を維持し、利便性、時間の節約、正確さを提供できる機能との違いを払うだけでなく、 これらの要因は、人事情報システムの選択において考慮され、重視されるべきである。
HR情報技術システムの必要性が高まっています。 HRスタッフが人事情報システムのさまざまなオプションを見つけたため、利用可能なすべてのオプションを分析して評価することがますます重要になっています。
HR情報技術システムを選択することは、部門や企業のニーズに合わせて成長する投資として検討する必要があります 。 これらの質問は、あなたの会社の適切な人事情報システムにつながります。