定義上、プロジェクトは、通常の業務活動とは異なり、一時的かつユニークな取り組みです。 また、多くの企業が訓練を受けた認定プロジェクトマネージャーに頼ってイニシアチブをリードしていますが、すべての専門家にとってプロジェクトスキルがますます必要になっています。
この記事では、プロフェッショナルなプロジェクトマネージャーにとってうまく機能するプラクティスを採用することに関心を持つ専門家のためのプロジェクトの計画について紹介します。
本当にあなたのプロジェクトを定義して計画する時間を取る：
プロジェクトマネージャーは、プロジェクト期間全体のかなりの部分が計画に費やされていることを理解しています。 私たちの多くは、プロジェクトの世界では、自分が購入した新しい家具についての指示を、自分で小売業者から読んだり読んだりするのと同じような作業を開始する傾向があります。 その指示を読まずに仕事をしてしまうと、あなたの努力のある時点で重大な問題が発生する可能性があります。
仕事に真っ直ぐ進むのではなく、いくつかの重要な問題を解決することが重要です。
- あなたは何を正確に作っていますか？ できるだけ具体的にする。
- いつまでにそれを完了しなければなりませんか？
- プロジェクトを完了するために、どのリソース（人、機器、予算）にアクセスできますか？
上記の3つの項目は、 scopeステートメントの基本的なコンポーネントです。 すべてのプロジェクトマネージャは、作業を開始する前に範囲を明確にするために作業します。
会社ホリデー・パーティ・イニシアチブのスコープ：
会社の休日パーティーのサンプルの範囲の記述は、次のようになります。
私たちの目標は、10,000人を超えることのない費用で、12月末までに100人の従業員とその重要な人々のための会社の休日パーティーを企画し、提供することです。 私たちの計画と調整は、最高委員会の監督下にある4人委員会で構成されます。 パーティーにはオープンバー、メーキング、デザート、エンターテイメントが含まれます。
そのシンプルで重要な声明を作成する時間を取るだけで、プロジェクトに携わるチームに強力なガイダンスが提供されます。 誰もがプロジェクトの性質、時間枠、リソース、および予算を理解しています。
スコープを離散ブロックに分割する：
プロジェクトマネージャーは、特定の時間枠内に誰かによって完了されなければならないプロジェクトのすべての作業を、明確かつ実用的な用語で記述するために、作業内訳構造と呼ばれるものを作成します。 あなたの状況では、仕事の内訳は以下を含むかもしれません：
- 場所を特定する。
- 部屋の空き状況を確認し、デポジットでロックしてください。
- 食事のオプションを選択します。
- バーとバーの内容を確認します。
- デザートのオプションを指定します。
- 食べ物の選択肢を使って招待状を作成して配布する。
- 返された招待状に基づいて食品の選択肢を確定します。
- エンターテイメントの種類を決定する。
- エンターテインメントのオプションを確認し、選択します。
- ダイニングルームのセットアップを確認します。
- ゲスト用のテーブルギフトを購入してください。
- イベントを調整し、配信する。
プロジェクトマネージャーは、リソースやタイミングを考慮せずに、このブレーンストーミング形式でプロジェクトの作業を分解します。 プロジェクトの範囲を達成するために必要なすべての作業が確認されたら、それを順番に行い、責任を割り当て、チームメンバーから時間とコストの見積もりを求めるときです。
作業内訳からのプロジェクト計画の作成：
前のページで特定した単純な作業内訳を完了したら、次の作業を行う必要があります。
- プロジェクトスコープを達成するための主要項目がすべて確認されていることを確認します。
- どのような作業項目を処理するかを確認し、担当者の主要作業タスクを概説する責任マトリックスを作成します。
- 各チームのメンバーが自分の仕事を見直し、時間とコストの見積もりを特定し、締め切りをメモし、資源の必要性を要約し、責任を負わなければならない仕事を徹底的に評価していることを確認するよう要請する。
上記の手順が完了したら、プロジェクトチームは連携して、適切な順序でイベントを順序づけ、リソースの競合やスケジューリングの潜在的な問題に注意する必要があります。 注： プロジェクトマネージャーは、ネットワークダイアグラムを作成し 、 クリティカルパスを計算して、リソースをスケジューリングし、多くの場合はコンピューターソフトウェアを使用して、このステップを完了します。
非公式の方法を使用している小規模のプロジェクトでは、シーケンス内のアイテムをレイアウトする単純なポストイットノートタイプのアプローチが必要な場合もあります。 このプロセスにより、関係するステップの完全な図と素晴らしい休日のパーティーを企画して提供するための締め切りを開発することができます！
仕事を始めましょう：
プロジェクトの適切な範囲を特定し、主要なタスクを特定し、タスクを順序付けし、時間とリソースの要件を評価するための時間を割いたので、チームに割り当てられた責任を負わせる準備ができました。 インフォーマルなプロジェクトマネージャーとしてのあなたの役割は、作業を監視し、チームメンバーをサポートし、問題が発生したときにそれを特定し解決することです。 優れたプロジェクトマネージャーは、チームメンバーと定期的に会合し、進捗状況を評価し、新たなリスクを特定してナビゲートします。
ボトムライン：
上で概説したのと同じアプローチは、あなたの部門または事業部門のあらゆるプロジェクト状況に適用できます。 明確な範囲を作成し、作業を特定し、リソースを割り当て、見積もりとスケジュールを作成し、作業を監視し、制御する。 あなたのプラクティスは、あなたの職場のプロのプロジェクトマネージャーによって認識され、評価され、結果は思考せずに仕事に飛び込むよりもはるかに良いでしょう。 あなたの次のイニシアチブの成功のベスト！
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Art Pettyによって更新されました