正式なプロジェクトは、次の5つの段階のプロセスに従う
- イニシエーション：プロジェクトチームの編成、プロジェクトのチャーターとキックオフ。
- 計画：プロジェクトスコープの確定、詳細な作業内訳の定義、リスクの評価、リソース要件の特定、スケジュールの確定、実際の作業の準備。
- 実行：プロジェクトの定義と範囲に必要な実際の作業を実行する。
- 監視と制御：実行フェーズ中のリソースと予算の実際の管理 、レポート、および制御。
- プロジェクトクローズ：プロジェクトの提供、教訓の評価、プロジェクトチームの延期。
従来のプロジェクトフロー
プロジェクトの規模にかかわらず、ステージを通る動きは同じです。 プロジェクトは、プロジェクトマネージャを特定し、プロジェクトの重要性を記述するチャーターで開始または開始されます。
プロジェクトが開始されると、計画段階に移行します。 ここでは、コア・チームと作業チームが、プロジェクトの範囲を達成し、時間、コスト、リソース、およびリスクの見積りと評価を作成するために完了するために必要な作業を特定します。
計画フェーズの後、作業は、前任者アクティビティまたは先行アクティビティから後継アクティビティに移動するために必要な定義された順序で開始され、発生します。
プロジェクトの依存関係はこの段階で重要な役割を果たします。
実行が進行している間、プロジェクトマネージャーとチームメンバーはクリティカルパスの活動に重点を置いて、プロジェクト全体を監視し、報告し、制御します。 この作業は、実行フェーズが完了し、プロジェクトが顧客に提供されるまで続きます。
プロジェクトの最終段階では、配達を包み込み、教訓を評価し、プロジェクトチームにアピールし、メンバーが次のイニシアチブに進むことができます。
アジャイルまたは反復開発型プロジェクトの場合、計画や実行は短期的な拍手やスプリントで行われ、プロジェクトが完了するまで繰り返されます。
各段階の詳細な説明
開始：堅実なプロジェクトの開始は、成功のためにプロジェクトを立てるだけでなく、将来のすべての段階の基礎を築くでしょう。 開始時には、プロジェクトチームのメンバーを割り当て、プロジェクト全体の目標を簡単に説明し、プロジェクトを効率的に計画できるように、クライアントまたはプロジェクトオーナーにできるだけ多くの質問をします。 また、プロジェクトに関するチームの熱意を喚起し、プロジェクト計画に影響を与える可能性のある最新の詳細を収集するのに最適な時期です。 追加の手順は次のとおりです。
- ステークホルダー分析
- エグゼクティブスポンサーの割り当て
- チャーター文書の開発とコミュニケーション
- 正式なキックオフミーティング
計画 ：プロジェクトを開始し、すべての関連情報を収集したら、プロジェクトの計画を開始します。 計画の段階は、プロジェクトの規模、整理する必要のある情報量、チームの大きさによって異なります。
計画の最終結果は、誰もが割り当てられた作業に従う明確なプロジェクト計画またはスケジュールでなければなりません。 Microsoft ProjectやBasecampなどのプロジェクト計画プログラムを使用すると、プロジェクトを計画する際に非常に役立ちます。 これらのプログラムにアクセスできない場合は、無料のプロジェクト計画ソフトウェアをオンラインで一般的に検索してください。 プロジェクト計画プログラムを使用することは役に立ちますが、必ずしも必要というわけではありません。 ExcelとWordを使用してプランを作成し、それをチームに伝達することは、同様に効果的です。 計画段階の具体的なタスクは次のとおりです。
- さまざまなステークホルダーのためのコミュニケーション計画の作成
- 詳細なワークブレークダウン構造の開発。
- クリティカルパスを特定する。
- プロジェクトの計画にリソースをプロットし、 プロジェクトの依存関係やリソースの制約に基づいて作業の順序を調整する。
- 詳細なスケジュールを作成する。
- リスクを評価し、リスクの優先順位付けと緩和計画を策定する。
実行：堅実なプロジェクト計画ができたので、チームは割り当てられたタスクに対してプロジェクトの実行を開始できます。 誰もが実際に作業を始めている段階です。 あなたは、プロジェクトの一部を実行するために必要なものを誰もが確実に保有するよう、インテイー・ミーティングで実行ステージを正式に開始したいと考えています。 プロジェクトを成功させるためには、正しい軌道上でチームをスタートさせることが不可欠です。そのため、スケジュールとコミュニケーション計画をはっきりと明確にしてください。
監視と制御：プロジェクトが実行段階にある間に、監視と制御を開始して計画どおりに移動するようにします。 プロジェクトの監視と制御にはさまざまな方法があります。 チームリーダーとのカジュアルチェックイン、毎日の「スタンドアップ」の開催、週次の定例ステータスミーティングの開催などが効果的です。 これらの会議やコミュニケーション・チャネルから得られる情報は、フィードバック・ループと、最終的にプロジェクトに必要な再計画と調整を通知します。 この段階でのその他の重要な活動は次のとおりです。
ステークホルダーのプロジェクト状況の認識を確実にするために、事前に確立されたコミュニケーション計画を遵守する。
作業チームを監視し、クリティカルパスで作業を行います。
スケジュールのパフォーマンスを向上させる機会を特定するには、パラレルで、または必要に応じてアクティビティをすばやく追跡するか、リソースを追加してスケジュールを破棄します。
実際のコストと計画されたコストを監視する。
場合によっては、プロジェクト計画の稼得価値に関する監視、計算、報告。
リスクを監視し緩和し、必要に応じてリスクプランを洗練する。
プロジェクトクローズ：プロジェクトのすべての詳細とタスクが完了し、クライアントまたはプロジェクトオーナーが承認したら、 最終的にプロジェクトを閉じることができます。 プロジェクトの終了は、その開始、計画、実行と同じくらい重要です。 プロジェクトのすべての情報を文書化して整理し、必要に応じて元に戻すことができます。 また、プロジェクト中に腐敗したことをすべてのチームメンバーが反映することができるように、腐敗をプロジェクトに残すことも良い時期です。 また、結果を他のプロジェクトメンバーと共有してプロジェクト履歴フォルダに保存できるように文書化する必要があります。 最後に、正式にプロジェクトチームを延期し、貴社の方針に示されているように、フィードバックと業績評価を提供することが重要です。
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Art Pettyによって更新されました