あなたの心にはいくつかの質問があります：
- どうすれば始めることができますか？
- プロジェクトを開始から終了に移すために必要なステップは何ですか？
- 高性能プロジェクトチームを構築するにはどうすればよいですか？
- このプロセスで誰が私に助けを求めるのですか？ エグゼクティブスポンサーはいますか？
このポストは、組織に固有の活動について、 プロジェクト 、委員会、またはチームイニシアチブを指導することを誰も助けることに焦点を当てています。 ホリデーパーティーを組織している場合でも、新製品開発イニシアティブを先導している場合でも、プロジェクト管理のツールとプロセスは、成功の確率をはるかに上げるために存在します。
まず、プロジェクトプロセスの5つの段階を理解してください。
5つの段階のそれぞれについて詳しく読むことをお勧めしますが、それらは次のとおりです。
- 開始：プロジェクトを開始する。
- 計画：プロジェクトのすべての作業を計画します。
- 実行：実際に作業を実行する。
- 管理と制御：プロジェクトの進捗状況を監視する作業のすべて。
- 終結：プロジェクトを完了して配達し、チームを控える。
これらの手順は、すべてのプロジェクトで同じです。
13プロジェクトの基本ステップ初心者：
- スコープの定義：プロジェクトの最初の、そして最も重要なステップは、プロジェクトのスコープを定義することです。 それはあなたが達成しなければならないか、あるいは作り出すものですか？ プロジェクトの目標は何ですか？ 同様に重要なことは、プロジェクトの範囲に含まれていないものを定義することです。 あなたの上司から十分な定義が得られない場合は、自分で範囲を明確にして確認のために二階に戻してください。 この例はビジネストピックから少し外れていますが、私たちは結婚式のレセプションにすべて関連しています。 結婚式のレセプションを計画する際には、100人のゲストのために結婚式のレセプションを準備し、夕食、オープンバー、ウェディングケーキ、特定の日付までに踊るためのライブバンドを$ 20,000を超えない費用で準備します。
- 利用可能なリソースを決定する：プロジェクトの目標を達成するためにどのような人、機器、お金がありますか？ プロジェクトマネージャーは、通常、これらのリソースを直接制御することはできませんが、 マトリックス管理によってそれらを管理する必要があります。
- タイムラインを理解する：いつプロジェクトを完了する必要がありますか？ プロジェクト計画を策定する際には、プロジェクトの中でどのように時間を使用するかに柔軟性があるかもしれませんが、結婚受付の場合のように締め切りは通常固定されます。 あなたが時間外の時間を使用してスケジュールを達成することに決めた場合は、それをあなたの予算の限界と比較検討する必要があります。
- あなたのプロジェクトチームを組み立てる：あなたのチームの人々を一緒にして、ダイアログを開始してください。 彼らは技術的な専門家です。 それで、彼らの機能的なスーパーバイザーがそれらをプロジェクトに割り当てたのです。 あなたの仕事はチームを管理することです。
- 仕事の詳細、パート1： プロジェクトを完了するために作成する必要がある主要な要素やコンポーネントは何ですか？ たとえば、結婚式のレセプションには、レセプションホール、食べ物、ドリンク、ケーキ、ゲスト、エンターテイメントなど、高いレベルが必要です。 もちろん、それらのより大きなアイテムのそれぞれは、多くの追加アイテムに分解することができます。 それが次のステップです。
- 仕事の詳細、パート2：上記の結婚披露宴の例では、チームや異なる構成要素を担当する可能性が高いでしょう。 チームメンバーと協力して、各主要項目を達成するために必要な詳細を記入してください。 食品の担当者は、オプションの範囲、コストの制限を理解し、範囲の達成を支援する選択を行う必要があります。 大きなステップのそれぞれの小さなステップを列記してください。 プロジェクトのサイズと複雑さによって、より詳細なステップに進む深度が決まります。
- 予備計画を作成する：すべてのステップを計画に組み立てます。 これを行う良い方法は、どの項目が他の項目に先行しなければならないかを識別する優先順位表を使用することです。 正式なプロジェクト管理の実践では、ネットワークダイアグラムと呼ばれるものを開発し、 クリティカルパスを特定する必要があります 。 これはニーズや知識レベルを超えている可能性がありますが、重要な問題は、アクティビティを正しい順序で順序付けし、リソースをアクティビティに割り当てることです。 尋ねる質問には次のようなものがあります。 次のステップは何ですか？ どのステップを異なるリソースで同時に実行できますか？ 誰が各ステップを実行する予定ですか？ どのくらい時間がかかりますか？ 多くの優れたソフトウェアパッケージが用意されており、このような詳細を自動化することができます。 彼らが使っているのと同じ立場の他の人に尋ねる。
- ベースライン計画を作成する：あなたのチームおよび他のステークホルダーからの予備計画に関するフィードバックを入手してください。 タイムラインと作業スケジュールを調整して、プロジェクトを使用可能な時間に合わせます。 基本計画を作成するための予備計画に必要な調整を行います。
- プロジェクトの調整を依頼する：プロジェクトに割り当てられた時間、お金、才能はほとんどありません。 あなたの仕事は、人々が望むものよりも限られたリソースで多くをすることです。 しかし、単に非現実的なプロジェクトには限界があることがよくあります。 あなたはあなたのケースを作って上司に提示し、これらの非現実的な限界を変更するよう要求する必要があります。 プロジェクトの開始時に変更を求める。 あなたが必要とする変更を求めるのは困っているまで待たないでください。 しかし、あなたのプロジェクトに結婚式が含まれている場合は、多くの重要な変更を求めて成功することを期待しないでください！
- あなたの計画を作業しますが、それのために死なないでください：計画を立てることは重要ですが、計画を変更することができます。 あなたは毎朝運転するための運転計画を持っています。 1つの交差点が事故によってブロックされている場合は、プランを変更して別の方法を使用します。 あなたのプロジェクト計画と同じことをしてください。 必要に応じて変更してください。ただし、範囲とリソースを常に念頭に置いてください。
- チームの進捗状況を監視する：プロジェクトの開始時にはほとんど進歩はしませんが、開始して、誰もが何とかしていることを監視します。 それが問題になる前に問題を捕まえるのが簡単になります。
- すべてを記録する：記録を残す。 ベースラインプランを変更するたびに、変更の内容と必要な理由を書き留めます。 新しい要件がプロジェクトに追加されるたびに、要件がどこから来たのか、そのためにタイムラインや予算がどのように調整されたのかを書き留めます。 すべてを覚えているわけではありませんので、書き留めておくと、プロジェクト終了時のレビューを見て、それらから学ぶことができます。
- 誰もが知っておいてください：すべてのプロジェクト関係者にすべての進捗状況を知らせてください。 あなたが各マイルストーンを完了するときにあなたの成功を知ってもらいましょう。 また、チームに情報を提供してください。 変更が検討されている場合は、できるだけ早くそれらについてチームに伝えてください。 チームの誰もがほかの人が何をしているのかを認識していることを確認してください。
ボトムライン
あなたは、プロジェクトイニシアチブを導くための正式なプロジェクトマネージャである必要はありません。 しかし、プロジェクト管理のツールとロジックを、目的を明確にし、作業を詳述し、チームを構築し、作業を実行および監視する作業に適用する必要があります。 成功のベスト！