あなたが始めるためのサンプル企業会合プロジェクト計画
プロジェクトの事前計画
あなたの最初のステップは計画を計画することです。
あなたは、ステークホルダーとのイベントを議論することから始めます。 これが昨年行われた場合、何が正しかったのですか？ 何が悪かったのか？ 誰がプロジェクトを管理し、今年は落とし穴を避けることができますか？ CEOがプロジェクトをあなたに割り当ててから、あなたはそのイベントから何を求めていますか？ イベントはいつですか？ どこ？ 予算は何ですか？
できるだけ多くの情報を集めてください。 これは、プロジェクト計画を作成するスケルトンになります。
チームを構築する
このプロジェクトを成功させるためには他にどのようなリソースが必要ですか？ このイベントを成功に導くのを手助けできる他の部署の人々はいますか？ そこに助けを求めるために何をする必要がありますか？ あなたはちょうど尋ねることができますか、彼らの上司から正式な承認を得る必要がありますか？ 彼らからどれくらいの時間が必要ですか？ どのような具体的なスキルを提供する必要がありますか？ あなたが望む人が利用できない場合は誰でもそのスキルを提供できますか？
これは全社的な会議なので、 HRはどのように役立ちますか？
あなたは施設部からの援助が必要ですか？ マーケティング部はどうですか？ あなたはその地域で助けが必要ですか？
アジェンダを計画する
ミーティングがどのくらい続くかを知ったら、時間ブロックを埋めることになります。 オープニングスピーカーが必要ですか？ それは誰ですか？ あなたは参加者を一緒に保つつもりですか、それともプログラムの一部のために小さなグループに分割しますか？
何人のスピーカーが必要ですか？ あなたが脱出する場合、誰が小規模なセッションを準備しますか？
イベントは1日以上かかるのですか？ あなたは1日目をどのように閉じますか？ 2日目にどうやって再開しますか？
あなたは最後にどのように包まれますか？ 閉会の言葉が必要ですか？ あなたが予約すれば、ホテルからチェックアウトしている人々の物流をどうやって扱いますか？
スペースを探す
何人の人が来るのかを調べる。 次に、必要なスペースの大きさを決定します。 イベントはどこで開催されますか？ 本社に余裕があるのですか、より大きなスペースが必要ですか？ CEOは、会議をオフサイトで開催して、人々が集中できるようにしたいのですか、またはオフィスで開催してコストを最小限に抑えることを望んでいますか？
あなたのエリアに必要なスペースを提供できるのはどのプロパティですか？ 空港の近くにあるホテルは、外出中の人の移動時間を最小限にするのに適していますか？または静かな町から何かを見つけるべきでしょうか？
異なる会場はどのように施設に料金を請求しますか？ それらには何が含まれ、何を購入して持ち込む必要がありますか？ 彼らはあなたと仕事をするために個人を割り当てますか？ 外部からの物質や人に関する彼らの方針は何ですか？
プルイットオフ
少なくともこれらの質問のほとんどの答えを集めて、プロジェクト計画をまとめることができます。
私たちがここに示しているのは、プロジェクトタスク、つまりWBS（Work Breakdown Structure）のリストだけです。 タスクまたはタイムライン間の依存関係は含まれません。 それらは後で追加されます。
サンプル企業会合プロジェクト計画
プロジェクトマネジメントの基本ツールを使用してプロジェクトを計画する方法で、プロジェクト計画の背後にある考え方と、計画プロセス中のプロジェクト管理スキルを使用する方法について説明しました。 プロジェクト計画ワークブレークダウンストラクチャ（WBS）が企業会議を計画するプロジェクトを探す方法は次のとおりです。
1.プロジェクトの事前計画
- 予算を決定する
- CEOと話し合ってプロジェクト目標を設定する
- ヒントは、以前のプロジェクトマネージャ（PM）にお問い合わせください
- ステークホルダーリストを決定する
- ステークホルダーに連絡する。
- イベントの希望日を設定する
- 必要なスピーカー/プレゼンターの数を決定する
- サポートスタッフの数を決定する
- 参加する従業員の数を決定する
- イベントの可能な場所を一覧表示する
2.プロジェクトチームを構築する
- マーケティング担当者を得る
- HRからの担当者を取得する
- 購入が誰かを助けるかどうかを確認する
- Susanにすべてのスピーカーの詳細を扱うように依頼する
- 施設からの依頼を受ける
- スケジュールプロジェクトチームのキックオフミーティング
3.アジェンダを開発する
3aプラン1日目
- 開始時刻を設定する
- 時間を設定し、場所を配置し、登録のためにスタッフを雇う
- 朝セッションの長さを設定する
- スピーチの長さを設定する
- 午前のセッションに必要なスピーカーの数を計算する
- スピーカーを募集
- 朝の中断時間を計画する（時間と長さ）
- 休憩中に会議室をリフレッシュする（水、ごみなど）
- ランチブレイクを計画する（時間、長さ、場所、メニュー、支払人）
- 午後のセッションを計画する（長さ、スピーカーの数）
- 午後のスピーカーを募集する
- 計画の日1回の終了（時間、人、長さ）
3bプランデー2
- 開始時刻を設定する
- 朝セッションの長さを設定する
- 午前のセッションに必要なスピーカーの数を計算する
- スピーカーを募集
- 朝の中断時間を計画する（時間と長さ）
- 休憩中に会議室をリフレッシュする（水、ごみなど）
- ランチブレイクを計画する（時間、長さ、場所、メニュー、支払人）
- 午後のセッションを計画する（長さ、スピーカーの数）
- 午後のスピーカーを募集する
- 計画閉会のスピーチ（時間、人、長さ）
- ホテルとのチェックアウトの手配
4.空間を計画する
- 出席者の数を決定する
- 平面座席配置（行対テーブル）
- 必要なスペースを計算する
- その量のスペースで利用可能な場所を調査します（費用、場所、サービスが含まれています）
- 毎日のスピーカー数と合計
- サポートスタッフの数とタイプを決定する
- 参加者/スピーカー/スタッフの部屋数の確認
- 利用可能な場所でコストと日付を交渉する
- 選択した場所と契約を結ぶ
5.イベントを公表する
- イベントの場所ですべての詳細を確定する
- 出席者に通知があることを確認する
- トピックとプレゼンテーションの時間/日をすべてのスピーカーに通知する
- すべてのサポートスタッフに職務とシフトを通知する
- 出席者からのRSVPを取得する
- 必要に応じて交換の出席者に通知する
6.フォローアップ
- すべてのスピーカーからスピーチを取り寄せる
- 最後のスピーチを確認する
- すべての出席者、スピーカー、スタッフの名前タグを取得する
- 出席者用の資料とギフトを購入する
- イベントの場所を再確認する
7.レビューと評価
- すべての出席者に満足度調査を送信する
- すべてのスピーカーにレビューアンケートを送信する
- すべてのスピーカーとスタッフに感謝します
- プロジェクトチームとのミーティングを開催
さらなる計画
上記のプロジェクト計画作業分類構造（WBS）は、企業会議を計画するためのサンプルを示しています。 単なる概要です。 プロジェクトチームはまだこれらの項目に取り組み、それらの多くを拡大する必要があります。 さらに、各タスクに必要な時間、タスクの相対的な重要性、およびタスク間の相互関係/依存関係についても作業する必要があります。