結果を得るRFPを作成する
「見積依頼」のRFPまたはRFQと呼ばれることもありますが、企業が製品を購入したいときに発行する文書であり、仕様を公開する必要があります。 これは通常、複数の企業が仕事や仕事に入札し、より競争力のある価格を招く場合です。 しかし、RFPを正しく準備していない場合は、あなたの努力により、あなたの時間を無駄にする入札が生成されるかもしれません。
それは最高の成功のためにそれについて行く方法は次のとおりです。
難易度：平均
所要時間：しばしば数日かかる
方法は次のとおりです。
- あなたの宿題をしてください：あなたが必要とするもの、希望するもの、RFPを書く前に可能なものを見つけ出してください。 1か月に25個以上販売したことがない場合、1時間に1,500個のウィジェットを生成できるマシンに対してRFPを発行しないでください。 メッセンジャーが自転車のように高速でトラフィックを得ることができる場合、飛行機のRFPを発行することには何の意味もありません。
- ニーズと必要性を区別する：本部と作業現場でバンとの間で写真を送信できるアプリケーションを購入する場合は、必要な画像の数、必要な画像の最大サイズ、必要な解決策。 確かに、それらのイメージをカラーで持っているのはいいかもしれませんが、本当に必要ですか？ 特定の具体的なことが本当に必要な場合は、「やる」、「する」、「しなければなりません」などの言葉を使用してください。 これは要件であることを示しています。 単に「欲しい」仕様は、「可能」、「できる」、「オプション」などの単語で識別する必要があります。
- 勝者がどのように見えるかを決める ：あなたのRFPに応じて得られる提案は異なります。 それぞれの対応する会社は、それぞれ長所と短所を持っています。 一部の企業は最低コストに重点を置く。 他の人たちは最高の品質を誇ります 。 それでも、他の企業は完全な機能セットを提供します。 あなたが探しているものを前もって決定してください - 最低のコスト、最も速い配達、または2つの組み合わせ。
- 文書を整理する ：あなたがビジネスのために書くものは何でも考えなければならず、整理する必要があります。 アウトラインは始めるのに適しています。 導入、要件、選択基準、タイムラインとプロセスについては、少なくともセクションが必要です。 これらのセクションの多くにはサブセクションがあります。
- 紹介を書く ：これは、RFPを公開している理由とそのようにして達成しようとしているものについて、潜在的な入札者に説明する場所です。 導入には、期日を含む他のセクションからの要点の要約も含まれる場合があります。 画像伝送システム用のRFPの導入により、「XYZ社は、本社から大都市圏のどこでもバンにイメージを伝送できる、信頼性が高く、使いやすいシステムの提案を求めています。 2007年3月5日（月）、午前8時（PST）に受信する必要があります。
- 要件の説明 ：このセクションは最も重要なものの1つで、通常は最も時間がかかります。 送信する画像のサイズと透明度と必要な速度を指定する必要があります。 具体的ではありませんが、それが不可欠でない限り、作業をどのように達成したいかを入札者に伝えないでください。 この部分をシステムでサブセクションに分割したいと思うかもしれません。 例えば：a）画像のサイズと品質b）送信（所望の速度と送信を安全にする要件の両方を含むことができる）とc）所望のオプション（望ましいオプションとして色を列挙する）。
- 選択基準 ：入札者に入札単価を選択する方法を説明します。 あなたは、あなたが好きなだけ、あるいは少しでも公表することができます。 「勝利した入札者があれば、XYZ社の判断で選択される」などの文章を含めることは良い考えです。 いくつかの政府のRFPは選択基準に非常に特化していますが、ほとんどの商用RFPはあまり正確ではありません。 スプレッドシートを作成して、各カテゴリのポイントのある範囲を入札した後、上位3つのスコアからチームに「最高の」入札を選択させることができます。
- タイムライン ：このセクションでは、RFPへの入札を希望する企業の行動の速さと、そのプロセスがどのくらいの期間かかると予想されているかを示します。 締め切りを設定すると合理的です。 複雑なシステムの提案を求めないで、応札者に数日で応答してください。 あなたのRFPが大きい場合、希望する購入が複雑な場合、またはより詳細な回答が必要な場合は、入札の準備に時間がかかります。 これは、評価プロセスがどのくらいの期間行われるか、成功したかどうかを通知される時期、および配信する時期を入札者に伝えることができる場所です。
- プロセス：このセクションを使用して、RFPの送信から契約の受諾、および作業の開始まで、プロセスがどのように機能するかを説明します。 このセクションでは、「上記のステップ8で指定された日付に入札が期限切れとなります。すべての入札がすべての要件を満たしているかどうかを確認するために審査され、反応があります。あなたが望む）、上位3つの入札は、提案チームによって評価され、落札者と代替者を選択する。落札者との交渉は、2週間以内に契約賞を得ることが期待される。
- RFPの送信方法を決定する ：ほとんどのRFPは郵送されますが、送信する必要はありません。 RFPは電子メールで送信することも、会社のウェブサイトに掲載することもできます。 入札者が応答しているRFPを識別するために使用する名前または番号を指定してください。
- RFPを受け取る人を決定する：購入したいサプライヤーをすでに特定している場合があります。 あなたの会社には、受け入れ可能なベンダーのリストがあるかもしれません。 そうでない場合は、 プロフェッショナルネットワークを通じて、オンラインで検索したり、他のマテリアルを信頼できるベンダーに勧告してもらうことによって、可能なベンダーを見つけることができます。 あなたのRFPを受け取った人のリストを「大規模な」企業または「確立された」ベンダーに限定しないでください。 あなたのビジネスを勝ち取ることにもっと興味を持っている小規模なベンダーから、優れたアイデアやより良い価格設定を見つけることができます。
- RFPを送信します。