ビジネスのための多くの文章は、手がかりがなく、書かれていない、混乱している、専門用語で散らばっている、そして不完全である。
頻繁に長すぎたり短すぎたりします。 これらのすべての属性は、効果的でない業務執筆に貢献します。
販売提案書、上司宛の電子メール、ソフトウェアパッケージの取扱説明書のいずれを作成する場合でも、効果を発揮するために従わなければならない手順があります。 次の5つの手順に従ってください。
- あなたのマテリアルを整理する
- あなたの聴衆を考慮する
- あなたの考えを書く
- あなたの資料を校正する
- あなたのマテリアルを編集する
組織は鍵です
あなたがあなたのマテリアルを整理していない場合、それはうまく流れず、理にかなっていません。 書くことは簡単で複雑なことがあります。 スタッフ会議を発表する電子メールを書くとき、これはあなたの考えを集めることと同じくらい簡単です。 一方、画期的な製薬試験の結果を書き上げる場合は、完成した材料よりも前に複雑なアウトラインを作成する必要があります。 どのようなタスクでも、適切なレベルの組織がなくても（あなたの思考を編成していても）、最も重要なトピックに誇張する必要がある、または忘れられないすべてのものを含めることはできません。
不注意または不適切なフォーカスは、あなたのビジネスの書き方をあまり明確にしません。
あなたの読者を知る
あなたが書くことを始める前に、あなたの意図された聴衆について考える。 たとえば、会社の新しい401（k）プログラムに関するプレゼンテーションでは、CFOと従業員に与えられたときの概要は同じですが、含まれる詳細のレベルは異なります。
トーンも考慮する必要があります。 あなたの会社の年次報告書に関するあなたのミッションと同じ音色を持つことはありません。
また、 あなたが話していることではなく、聞きたいものに集中すれば、より効果的にあなたの聴衆に伝えることを覚えておいてください。
良いライティングについての言葉
良い作家にはさまざまな作風があります。 いくつかは、すべてを書き出してから元に戻って編集する方が好きです。 他は、彼らが進むにつれて編集することを好む。 彼らの好みのスタイルは、彼らが書いているものによって異なる場合があります。
あなたが書くとき（または編集する時）、長さを意識してください。 あなたは意味を明確にするために十分な言葉を使うべきですが、ただそれを花開かせるために不必要な言葉を使わないでください。 ビジネス上の執筆は、冗長でフラワーではなく、明確かつ簡潔である必要があります。 ビジネスの誰も必要以上に読む時間がないことを忘れないでください。
一方、あなたの作品を短くしないでください。 あなたは、あなたの意味がはっきりしていて、誤解されないように、十分に書く必要があります。 倉庫内の機器に「used but good」というラベルが付けられているとします。 それは、機器の一部が大量に使用されたこと、または機器が新しくなくなったが機能していることを意味するかどうかは不明である。
いくつかの追加の単語は、意味を明確にしていたでしょう。 また、専門用語や略語を使用することは避けてください。なぜなら、それらが異なる読者に異なることを意味するからです。あなたの文章のスタイルにかかわらず、すべての作家は、すべての文章や電子メールを校正して編集する必要があります。
校正と編集
あなたの文章スタイルにかかわらず、すべての作家は、すべての文章、さらには電子メールを校正して編集する必要があります。 あなたが書き終わったら、あなたの仕事を校正してください。 あなたはそれを編集する必要があります。 校正はあなたが書いたことをあなたの頭の中のすべての言葉が紙に正しく書かれたことを確かめるために書き直しています。 私たちの頭脳は私たちの指より速く働くので、単語を省略したり、終わりを去ったり、間違った同音異義語を使用することができます（例： "自分"の代わりに "そこに"）。 校正はこれらのエラーをキャッチします。 明らかに、1行の電子メールを校正するのは簡単で、入力するだけで十分でしょう。
ただし、取扱説明書を作成している場合、校正はより複雑になり、時間がかかります。
あなたの資料を校正した後、編集する時間です。 校正と編集を同時に行うこともできますが、逐次実行すると効果的です。
あなたが編集する理由は、あなたが書き上げたものを修正したり変更したりして、マテリアルの音をより良く（そして読みやすく）することです。 ビジネスのために書くとき、これはエラーを修正し、テキストを可能な限り明確かつ簡潔にすることを意味します。
あなたは小説を書いていない
あなたがビジネスのために書いているとき、あなたは次の「偉大なアメリカの小説」を書いていません。 あなたの文章は、必要に応じて説明的でなければなりませんが、大きな言葉や言葉を使って鮮やかな言葉の絵を描く必要はありません。 あなたが "ガラスの家"を意味するならば、 "ガラスの住居"を書いてはいけません。 "ガラスの家"を書いてください。