読んでいる電子メールを作成するためのヒント
あなたの就職活動中は、 カバーレター 、 感謝のメモ 、就職関連の連絡先へのメッセージなど、たくさんの電子メールを送信します。
これらの電子メールでは、迷惑なエラー（人名のスペルミスなど）を避けたいと思うでしょう。 あなたはまた、応答を得るノートを書くことを確認したいでしょう。 挨拶をする方法に関するアドバイスと一緒に、電子メールのエチケットに関する情報をお読みください。
プロフェッショナルな挨拶であなたのEメールを始める
あなたの件名の明快さのために努力してください。 「会議時間の変更」や「プロポーザルのクイッククエリ」など、メールの目的を特定するものを直接選択します。 ニンジンを「私はあなたに知らせる必要がある」のようなティーザーでぶら下げてはいけません。読者を読んであなたの意図を得るための電子メールを開こうとします。
件名に基づいて電子メールを開くかどうかは、しばしば決まります。目的を明記したものを選択します。
プロの挨拶をしてください。 状況と受信者に適切な挨拶を行います。 通常の手紙では使用されていない電子メールで受け入れられる挨拶と、両方に使用される挨拶があります。
あなたが書いている人とあなたが書いているメッセージのタイプをどれだけうまく知っているかに基づいて、挨拶を選んでください。 たとえば、あなたが知っている人を書く場合、「こんにちはジム」が適切です。 「親愛なるMr. / Smithさん」は、求職申請やビジネスレターの作成に適しています。
非常に非公式で、一般的に職場では使用されない「ちょっと」のメールを開かないようにしてください。
また、あなたの電子メールの性質が緩和されている場合でも、「こんにちは」または「こんにちは」から逃げてください。
使用するグリーティングの例を次に示します 。
- 親愛なるファーストネームの姓（これはあなたが書いている人の性別を知らないとうまくいく）
- 親愛なるファーストネーム（あなたが知っている人にメールを送るとき）
- こんにちはファーストネーム（あなたが知っている人にメールを送るとき）
- 親愛なるMr. / Ms。 苗字
- 親愛なるMr. / Ms。 名前苗字
- 親愛なるDr.姓
- ご担当者様
- 親愛なるヒューマンリソースマネージャー
- 親愛なる採用マネージャー
電子メールアドレスを最後に追加します。 電子メールを送信しないオプションがない場合は、すぐにトリガー指を持つ傾向がある場合は、アドレスを最後に追加してください。 電子メールの送信準備が整ったことが確認できる場合にのみ、受信者の名前を挿入します。
古い "reply all"エラーは避けてください。 Reply Allを押すとトリガーフィンガーを見てください。 リストの誰もが本当にあなたが言っていることを読む必要があるかどうかを検討してください。 チェーン内の古い電子メールにも注意してください。おそらく、返信するすべてのリストに誰かが見られることを望まないかもしれません。
ユーモアで簡単に行く。 あなたのトーンが必ずしも輝くわけではないので、ユーモアは電子メールで識別するのが難しいかもしれません。 身体言語、表情、韻律がなければ、ユーモアはフラットになったり、無意識に読者を侮辱することさえあります。 それを安全にプレイして放置してください。
校正！ 非公式の電子メールで人が誤字を犯したり、電話で入力している間に間違いが予想されることを間違えてはいけません。 あなたの電子メールの間違いで、特に彼らが横行している場合、あなたは厳しく判断されるかもしれません。 あなたに間違った言葉を選ぶことができるスペルチェッカーに頼らないでください。 重要な文書と同じように電子メールを校正してください 。
特に、人の名前の綴りが正しいことを常に確認し、再確認してください。
絵本や顔文字は使用しないでください。 ますます電子メールメッセージがテキストメッセージに似てきています。 職場のメッセージには、「サムズアップ」絵文字やスマイリーフェイスが含まれることがあります。 彼らがより一般的になっているにもかかわらず、正式な対応でイモジと顔文字を避けてください。 ヒント：あなたのメールの挨拶に姓が使用されている場合は、その覚え書きです。絵文字と顔文字を残してください。
電子メールは永遠に続くことを忘れないでください。 個人や機密情報を電子メールで送信したり、電子メールで誰かを発砲したり、誰かを蔑視したり、怒りで答える前に、2度考えてください。
そのようなやりとりは、人で行うほうがよいでしょう。 24時間ルールは良いものです。 メッセージを送信するかどうかわからない場合は、翌日まで待って決定してください。 もう1つの良い経験則：電子メールに、あなたが公然と共有することを望んでいないことは何も書いてはいけません（預言者やソーシャルメディアなど）。
電子メールの作成と送信の詳細： 求職者向けのメールエチケットのヒント | レター挨拶と挨拶