あなたがヒットする前に自分に尋ねる7つの質問
電子メールはあなたの最初の連絡先となる可能性があります。そのため、あなたの最初の印象を与える機会です。 メッセージの作成には細心の注意を払ってください。 送信する前に、これらの7つの質問に答えてください。
1.私のメッセージのエラーは無料ですか？
間違いをメールでチェックすることは、送信する前に行うことができる最も重要なことです。 スペルが間違っていたり、文法が間違っていると、あなたは不注意に見えます。 それは、特にあなたが仕事を申請している場合は、あなたがしようとしている印象に逆らっています。
すべてのスペルや文法上の誤り、誤植を犯したと確信するまでは校正をしてください。 Grammarly.comには、Chromeブラウザの拡張機能を含む無料のツールがあり、これを使用すると役立ちます。
2.私の電子メールアドレスは私について何と言っていますか？
あなたの職場の電子メールアドレスは、仕事の検索には絶対に使用しないでください。これはおそらく非常に簡単です。 おそらくあなたの名前の変種です。
あなたは個人的な電子メールのために使用するビジネスのようなアドレスを選択したかもしれません。 あなたの友人や家族にメッセージを送信するためだけにそれを使用しているが、プロのメールを書く必要がある場合は、示唆的、幼稚な、かわいいアドレスは、プロフェッショナリズムを伝える新しいアカウントに登録してください。
実際の名前を使用する電子メールアドレスを設定します。 あなたの名字を試してみてください。 あなたのファーストネーム、ミドルネーム、イニシャルネーム。 またはそれらのいくつかの組み合わせ。 chickybabe@mymail.comから専門の電子メールを送信しないでください。
3. [To]フィールドの名前と電子メールアドレスが正しいかどうかを確認します。
「To」フィールドに受信者の名前を入力すると、ほとんどの電子メールクライアントは連絡先から残りの名前を入力します。 あなたは簡単にそのフィールドに間違った名前で終わるので、これに注意を払うことを確認してください。
あなたが誤って間違った受信者に電子メールを送信した場合に何が起こるか想像してみてください。 あなたがまだ雇用されている間に仕事を探しているとしましょう。 将来の雇用主にいる採用マネージャーは、あなたの現在の上司の名前と同じ文字で始まる名前を持つことができます。 上司にその雇用マネージャー向けのメッセージを送った場合、どのように恥ずかしいでしょうか？ あなたのメッセージが意図した目的地に到着したことを確認したいだけでなく、意図しないメッセージに届かないことを確かめたいと思っています。
4.受信者に対処するために適切なタイトルを使用しましたか？
あなたがメールで送信している相手とすでにファーストネームで話している場合は、あなたのメッセージにその方法で対処することは大丈夫です。
しかし、これが初めての人と連絡を取り合っている場合や、どのように対処したいのかが不明な場合は、Mr.、Ms.、Mrs.、またはDr.のような正式なタイトルを使用し、受信者の最後の名。
注意の面で常に間違っている。 それは正式であることを傷つけることはできません。 既に確立された関係を持つ人がどのように対処されるべきかについてのヒントについては、前のメッセージを振り返り、署名の仕方を見てください。 それはあなたが何をすべきかを決めるのに役立ちます。
5.私のトーンは私のメッセージをうまく伝えていますか？
言い伝えのように、「あなたが言うことではなく、あなたがそれをどう言うか」。 対面している人と話すときは、イントネーション、ボディーランゲージ、表情に頼って、言葉に意味を付け加えることができます。
同じメッセージを書面で伝えようとすると、読者があなたの顔を見ることができず、身体の言語を読んだり、あなたの声を聞くことができないため、誤解の余地が増えます。
あなたのメッセージが礼儀正しく、フレンドリーに聞こえる、そしてあなたの意図する意味がはっきりしていることを確認してください。
6.私のメッセージはシンプルですが、謎めいていませんか？
あなたのメッセージを短くて甘くすることで、理解しやすくなります。 同時に、重要なものは省略しないでください。 あなたはあなたの電子メールの受信者に、あなたが何を言おうとしているのかを推測させたくありません。 あなたのメッセージは可能な限り正確でなければなりませんが、必要な情報はすべて記入してください。
7.私は迷惑な添付ファイルを含んでいますか？
多くの人が期待していない添付ファイルを開くことを拒否しています。 彼らはそれを避けるのが正しいです。 コンピュータウィルスはしばしばそれらの添付ファイルで送信されます。 あなたの履歴書など、誰かにファイルを送信する場合は、最初に受信者に許可を求めます。 彼はそれが大丈夫だと言う場合にのみそれを送信します。