1.マインドマインド
次のタスクに進むためにできるだけ早く作業を進めている世界であっても、あなたの電子メールで良いマナーを使う時間を取ってください。
"してください"と "ありがとう"と言いたいことを怠ってはいけません。
あなたがうまくやっていない人、あるいはあなたが正式な関係しか持っていない人に対処するときは、あなたに別のことを求めていない限り、その人のタイトルと名字で対処してください。 たとえば、「Dear Mr. White」または「Dear Ms. Gray」と言ってください。 電子メールに返信していて元のメッセージの送信者が最初の名前のみで署名している場合、同じ方法で対処することが大丈夫であると見なすことができます。
2.あなたのトーンを見る
トーンは、作家としてのあなたの態度を電子メールメッセージで表現する方法です。 それはそれがどのように受信されるかに影響します。 あなたは通常、敬意を表し、友好的で親しみやすいように受取人に来るようにしたい。 あなたはカルトや要求を聞きたくありません。 あなたのメッセージを何回か再読してから送ってください。
あなたが以前に伝えてきた人に書き込むときは、「あなたがうまくいくことを願っています。 emojisはトーンをより簡単に伝えるのに役立つかもしれませんが、非常に非公式な関係を持つ人に書いている場合を除き、プロのメールでそれらを使用しないでください。
将来の雇用主に書類を書くときは絶対に使用しないでください。
電子メールまたはその一部を大文字で書くことは、常に貧弱な電子メールのエチケットとみなされます。 あなたが叫んでいるように見えるようにします。
3.コンシェルジュ
忙しい人は、個々の電子メールを1分以上読むのに費やす時間も傾きもありません。
あなたの受信者があなたのメッセージをすばやく読んで、それをまだ理解できるようにしたい場合は、それを簡潔に保つ必要があります。
しかし、関連する詳細を省いてはいけません。 あなたのメッセージが最初にそれを書く理由を明確に伝えていることを確認してください。 あなたが省略した詳細を説明しようとしているときに、前後することをやめれば誰も時間を節約できません。
4.文字略語の使用を避ける
あなたは時間を節約したいとはいっても、プロのメールに文字略語を使用しないでください。 たくさんの人がやっているように、多くの人にテキストを書くと、あなたの友人と話すためにある種の簡略表記を使うことに慣れているかもしれません。 たとえば、 "あなた"、 "あなた"、 "してください"の代わりに "u"、 "ur"、 "plz"を使用できます。 これらの略語は、受信者があなたとカジュアルな関係を持っている人でない限り、ビジネス上の対応には対応していません。
5.プロのメールアドレスを使用する
現在の仕事に関連するメッセージについては、雇用者があなたに割り当てた電子メールアドレスを必ず使用してください。 ただし、新しいメッセージを探している場合など、仕事に関係のないメッセージを送信するためには使用しないでください。 代わりに個人用の電子メールアカウントを使用してください。
インターネットサービスプロバイダがサービスにサインアップしたときに提供した個人アカウントを持っていない場合は、無料の電子メールアカウントを取得してください。
Gmailや他のサービスを使用して、専門家として聞こえる住所を設定してください。 愚かなことや示唆的なものを使用しないでください。 あなたの最初の姓と名、または名前が適切な選択肢です。
6.スペルや文法の数を忘れないでください。
電子メールを慎重に校正することが不可欠です。 どんなに忙しくても、この重要なステップを無視してはいけません。 注意深くしたいことは、正しいスペルと適切な文法です。 一般的な単語の正確なスペルに加えて、受取人の名前や会社の名前など、人々の名前を正しく綴りたい場合もあります。
スペルチェッカーにあまり依存しないように注意してください。 誤って使用すると、単語のスペルミスに気付かないことがあります。 例えば、スペルチェッカーは、この文脈では「2つ」でなければならないが、「私はあなたのために質問しなければならない」という文中に「to」というフラグを立てない。 Merriam-Websterのような無料のオンライン辞書を使用して、あなたが確信していないスペルを再確認してください。