2011年8月1日に公開
誰かが最初の管理職に昇進したときに、部門予算を管理するのは初めてです。
ほとんどの新しい管理者は、予算予測の作成、経費の追跡、または年中間調整の仕方について、正式な訓練をほとんど受けていません。 彼らはしばしば、自分のマネージャーや財務部からスプレッドシートやレポートを渡され、それを行う方法を知っているか、試行錯誤して学ぶことが予想されます。
「試行錯誤」は新しいスキルを学ぶ効果的な方法ですが、新しいマネージャーがあまりにも多くの痛みを伴うエラーを起こす必要がない場合は、より効果的です。
ここに私自身の試行錯誤の学習から学んだいくつかの教訓があります。これは、ほとんどの新しい管理者が恩恵を受けられると信じています。
開始からすぐに学ぶための時間を投資する
あなたが何かに真新しく、決してそれをやったことがない時よりも、「愚かな」質問をするのに良い時期はありません。 誰かがあなたの間違いを指摘するまで待つのではなく、時間を早めに学習して尋ねることをお勧めします 。 潜在的な目標、フォーマット、および各広告申込情報を確認するために、マネージャー（または可能であれば前任者）からの要請時間。 あなたの組織に財務担当者がいる場合は、その人にあなたと時間を過ごすよう依頼してください。 ほとんどの人は、自信を持って分かち合い、彼らの専門知識を分かち合いたい 結局のところ、彼らがあなたの仕様を前もってどのようにするかを訓練できるならば、後で彼らの頭痛を軽減することができます。
「非財務管理者のための財務および予算編成」コースを受講する
地元の大学のビジネススクール、「エグゼクティブエデュケーション」にチェックしてください。ほとんどのビジネススクールでは、1〜3日の非クレジットコースが提供されています。 コースの期間中または期間後に、会社の年次報告書を見直し、さまざまな財務比率とレポートを理解する時間を取ってください。
あなたの部門予算を自分のビジネスと同じように管理する
大規模な組織で働くときは、木の上で成長するような「会社の」お金を扱うことに終わります。 そうではありません。あなたの部署のリソースを個人的に所有するのはマネージャーとしての仕事です。
チームプレーヤーになる
可能であれば、マネージャの予算を確認してください。 予算の所有権を取得することは重要ですが、ユニットはより大きなエンティティの一部です。 あなたのマネージャーに、あなたの予算がどこに収まっているか、そして大きな写真とあなたの同輩との相互依存性をどこに示すかを教えてください。 あなたよりも優先順位の高いゴールには、別の部門がお金を必要とする場合があります。 尋ねられるのを待ったり、取り去られたりしないでください。積極的に行動し、ピアマネージャーに助けてください。 あなたは戦略的で協力 的であるとみなされます。
愚かなゲームをしないでください
「誰もがやっている」という理由だけでは、会社にとっては馬鹿ではないというわけではありません。 マネージャーが演じる典型的な愚かな予算編成ゲームの例は、「それを使うか失うか」ということです。今年の終わりに近づき、あなたの予算はあなたの予測どおりに動いています。 以前の年では、あなたが支払う金額が減ったとき、来年の予算はその年の実績に基づいて設定されました。
だから、あなたの予算をもう一度減らさないために、あなたは買い物をしています。あなたが必要としない場合に備えて、あなたが必要としないものを買うこともあれば、ストックアップすることもあります。
毎月の経費を追跡し、予防的な修正を行う
あなたが予算を超過したときに「誰か」があなたに伝えるとは思わないでください。 実際には、毎月のレポートを尋ねたり、自分で追跡しなければならない場合もあります。 あなたとあなたの上司には驚きですが、年末まで待たないでください。 それまでに、調査して修正するのは時期尚早です。 説明責任を負い、自分自身を測定し、積極的にマネージャーに報告してください。
透明であなたのチームを関与させる
予算をチームと共有し、おそらく予測を設定することさえできます 。 チームの関与と予算プロセスの理解を助けることで、オーナーシップの共有が実現し、従業員は費用を管理する創造的な方法を見つけることができます。
戦略的になる
去年の実績を取って翌年の予測に10％を加えないでください。 まず戦略と目標を策定し、その目標を達成するために必要なリソースを決定します。 昨年以上の期間が必要な場合は、追加の資金調達の要請を正当化するビジネスケースを準備してください。
それをやめないで
予算を管理することはマネージャにとって重要な役割ですが、最も重要な資産、つまりあなたの人々を見失うことはありません！ 自分のチームを発展させる時間の少なくとも5倍を費やしていることを確認してください。