従業員は、休暇の延長やその他の延長された休暇のために、しばしば言い訳を書く必要があります。
陪審の義務の不在や学校の不在など、正式な言い訳は他の状況でも使用されます。
正式な言い訳手紙を書く上でのヒントと、2つのサンプルレター（仕事を逃す前に雇用者を送るためのサンプルと後のためのもの）の2つのサンプルレターをお読みください。
正式な言い訳の手紙を書くためのヒント
- ビジネスレターフォーマットに従ってください。 あなたの手紙を書くときは、 公式のビジネスレターフォーマットを使用してください。 あなたはこの手紙をプロフェッショナルにしたいです。
- あなたの雇用主の方針を理解する。 仕事を見逃す前に、上司にあなたが不在であることを知らせるための方針を知っていることを確認してください。 あなたの上司に伝える必要があるかどうか、そしてその情報（電話、手紙、電子メールなど）を取得する方法を知ってください。 また、事前にあなたが雇用主に話す必要があるかどうかを調べます。
- 手紙をできるだけ早く送ってください。 可能であれば、仕事を逃す前にあなたの言い訳を送ってください。 雇用主にあなたの仕事を再割り当てする時間を与えたいと思っています。 休暇を長く延期するように求めている場合は、できるだけ早くこの手紙を送ってください。 正式な書簡を送る時間がない場合は、代わりに口答えの電子メールを送信することを検討してください。
- それを簡潔に保つ。 あなたが仕事を欠いている理由（あなたが病気の場合はあなたの症状の長いリストや、個人的な問題に関する詳細な話など）について、詳細には詳しくは触れないでください。 代わりに、あなたが欠席する日を簡単に明記し、理由を簡単に説明してください。
- お手伝いします。 あなたは何らかの形であなたの不在を補うのを手助けすることを検討するかもしれません たとえば、不在時にメールが送信される場合や、欠落したプロジェクトを完了するためにさらに1時間か2時間後に作業するように指示する場合があります。 あなたの欠席を事前に準備することができれば、あなたの仲間や従業員のうちの1人または2人にあなたが逃した課題を完了するために援助を求める。 これは、より長い休暇を求めるときに特に重要になります。
正式な実例手紙の例（失踪前）
日付
雇い主の名前
雇用主のタイトル
組織
住所
市、州、郵便番号
親愛なるMr. / Ms。 苗字：
この手紙を、20XXの9月1日から20XXの9月5日までの仕事に出席できないという正式な通知として受け入れてください。 今週私があなたと話した専門的な開発会議に出席する予定です。
私は就業時間中にメールを受け取るように手配しています。私は一日一回電話して、私が逃したものを見るためにオフィスにチェックインします。
詳しい情報を提供することができますか、私の不在をスムーズにするために他のものが必要な場合は、私にお知らせください。 私にこの素晴らしい機会を与えてくれてありがとう。
敬具、
あなたの署名（ハードコピーレター）
入力した名前
正式な実例手紙のサンプル（行方不明の仕事の後）
日付
雇い主の名前
雇用主のタイトル
組織
住所
市、州、郵便番号
親愛なるMr. / Ms。 苗字：
私が病気のために20XXの9月1日に仕事に出席できなかったという正式な通知として、この手紙を受け入れてください。 私は、私が不在の間に逃した今週の仕事をすでに完了しています。
さらなる情報を提供できるかどうか私にお知らせください。 理解していただきありがとうございます。
敬具、
あなたの署名（ハードコピーレター）
入力した名前
電子メールメッセージの送信
あなたの不在を説明する電子メールメッセージを送るのがより理にかなっていることがあります。 たとえば、できるだけ早く上司に仕事をしないよう伝えたい場合は、この情報を電子メールで簡単に共有することができます。 一部の雇用主は、従業員に電子メールで休暇を知らせるよう依頼することさえあります。
不在の電子メールメッセージを送信する場合は、電子メールを短くして、不在の日付を明記し、離れた理由を簡単に説明してください。
また、明確な件名を含めるようにしてください。 件名に「Works from Absence from Work」と書いてください。 これはあなたの上司へのあなたの電子メールの目的をはっきりと説明しています。
あなたの言い訳を電子メールで送信したい場合は、プロの電子メールメッセージを送信する方法があります 。