プロジェクトワークと通常のワークを区別する5つの方法
私はチームで人々に話すとき、彼らはしばしば彼らがプロジェクトで働いているのか、いつものようにビジネスをしているのかどうか不明だと私に伝えます。 両方の役割は組織内で必要とされ、同様に有効ですが、組織全体でどのような役割を果たしているかをよりよく把握できるよう、作業内容を理解するのに役立ちます。
その違いを明確にして、プロジェクトが何であり、いつものようにビジネスの一部が自信を持てるようにしましょう。 プロジェクトワークとビジネスの間には、通常の作業と5つの大きな違いがあります。 あなたはしばしば、BAUと略される「いつも通りのビジネス」を見るでしょう。
プロジェクトビジネスを変える。 BAUが変更を特定
まず、変更の処理方法に違いがあります。
ビジネスは通常の業務と同じようにビジネスを実行します。 彼らはライトをつけておく。 彼らは顧客にサービスを提供し、目標を達成します。 また、BAUチームは、既存のビジネスプロセスが機能しておらず、もはや目的に合わなくなったことを最初に知っています。 それが起こると、BAUチームは変化の必要性を特定するチームです。
マネージャーは、戦略レビューの一環として、その部門または事業単位が目標を達成するために必要な変更を提案することができます。 あるいは、ある部門の明るいスパークが、従業員の提案スキームを通じて変化の提案をするかもしれません。
一方で、上級マネージャーによる完全なビジネスケースがあり、その部門がその年の目標に達するのを助けるために必要な変更を提供する可能性があります。
ビジネスプロセスの合理化だけではありません。 BAUの役割を果たす人は、規制の枠組みの変更や組織の競争状況の変化のために、変更が不可欠であることを認識するかもしれません。
フロントラインのスタッフは戦略を提供するために働き、彼らはそこに到達するために異なるものを知っています。
プロジェクトはその変更を実装するためのメカニズムです。 プロジェクトは、プロジェクト管理を使用してBAU機能への変更を行います。 プロジェクトマネジメントがどんなものであるかを明確にします。 プロジェクトの組織は、BAUチームが特定した変更を提供することに取り組んでいます。 これは、通常はビジネスケースと上級管理職承認であるプロジェクト承認プロセスを経ると発生します。
それは、プロジェクトの役割を担う人々がビジネス慣行の改善を示唆することはできないと言っているわけではありませんが、プロジェクトの役割の一部としてではなく従業員としての役割を果たすことになります。
この分割は、「ビジネスの変更、ビジネスの実行」としてまとめられているとも聞きますが、プロジェクトの最後にも目立つようになります。 プロジェクトが実施する変更は、出力を提供することです。 それは、新しいソフトウェア、建物、新しいサービス、または何か他のものかもしれません。 BAUチームは、それを取ってビジネス上の利益をもたらすためにそれを有効に活用する責任があります。 言い換えれば、プロジェクトは便益を得る能力を提供し、BAU事業はその能力を利用して利益を得る。
プロジェクトはリスクを管理する。 BAUはリスクを軽減する
ビジネスの通常の機能が有効になるためには、BAUチームがすべてのリスクを軽減することを求めていることがわかります。 組織の安定性と反復可能なプロセスのためにビジネスから不確実性を取り除くことは良いことです。
ユニークで不確実な本質的な性質のため、プロジェクトにはリスクの要素が必要です。 同社はプロジェクトを行うだけで未知の部分に飛躍を遂げています。変化をもたらし、これまで存在しなかったことを提供するからです。
したがって、プロジェクトチームは、組織のBAU側とは異なる方法でリスクにアプローチします。 プロジェクトマネージャーは、リスクを正と負の両方で管理して、最良の結果を得ようとします。 それには、起こりそうな可能性を制限しようとするリスクを軽減することも含まれますが、他のリスク管理戦略も含まれます。
プロジェクトでリスクを消滅させることはまずありませんが、BAUの業務上の良好な運用上の理由からそうすることができます。
プロジェクトには時間がかかる。 BAUは進行中です
プロジェクトにはスタート、ミドル、エンドがあります。 これがプロジェクトライフサイクルです。 実際、プロジェクトの最も特徴的な特徴は、プロジェクトが終了することです。 この間、プロジェクトマネージャーとプロジェクトチームがプロジェクトを担当します。 その後、チームはハンドオーバー中に解散され、最後にクローズフェーズが行われます。
BAUは止まらない。 もちろん、ビジネスで必要とされなくなった機能を閉じたり、停止したりすることはできますが、それはプロジェクトとして管理されます。 BAU機能は、予測可能な終了日のない進行中の作業を生成する。
プロジェクトは資本化することができます。 BAUはしばしばできない
プロジェクトは大文字にすることができ、多くの場合、BAUはできません。通常の仕事のように、進行中のビジネスの営業経費に頼っています。 言い換えれば、プロジェクトと他のタスクの会計処理は異なっている。
プロジェクトの資金調達は、資産を稼働させることに関連している場合が多く、コストを資産化することができます。 場合によっては、世界のどこにいるのか、また地方の会計規則によっては、プロジェクトのコストをライン以下に抑えることさえできます。
BAUの費用は、通常運用費用とみなされ、会社の損益計算書に記録されます。
プロジェクト資金と事業資金は、一般的には非常に専門的な分野ですので、財務の専門家から助言を受けて、あなたの組織で大文字にするべきかどうかを判断するのが最善です。 アカウンティングルールは国ごとに異なります。組織ごとには、個々のビジネスに特定のプロセスや方法があります。
不確かな場合は、必ずチェックしてください！
クロスファンクショナルチームが関与するプロジェクト BAUは機能チームと関わります
最後に、プロジェクトチームの構成に大きな違いがあります。 プロジェクトには、専門分野の専門家チームが集まり、特定の成果を出す傾向があります。 プロジェクトチームに動機づける方法を知ることは、プロジェクトが全員に伝達されることなく、時には始まることがあるため重要です。 人々が彼らが働いていることを明確に理解していなければ、彼らは最善の仕事をしない傾向があります。
プロジェクトチームは、特定の役割を果たす人で構成されています。 これらは役職ではなく、別個の責任を持つプロジェクト内の役職です。 プロジェクトチームの主な役割は次のとおりです。
- プロジェクト・スポンサー
- プロジェクトマネージャ
- シニアサプライヤ（ITや社外の請負業者、ベンダーなどの社内チームでもよい作業を担当する組織）
- 顧客（これは、異なる部門マネージャーのような社内の顧客でも、クライアントサービス組織では、プロジェクトを提供している顧客かもしれません）
- サブジェクトマターエキスパート（プロジェクトの期間中、またはプロジェクトの成功に貢献するために専門知識を使用しているチームの一部）。
プロジェクトチームの役割の詳細については、こちらをご覧ください。
一方、BAUの作業は、機能チームによって管理されます。 彼らは専門家であり、部門として一緒にグループ化され、通常はプロジェクトチーム以外の他の部門と機能の重複が少なくなります。
通常、彼らが取り組んでいるものとチームの目的は非常に明確です。 彼らは明確な目標と、同部門が役職に果たす役割についてのビジョンを持っています。 顧客サービスチームの一例が、お客様の製品に関する顧客からの電話と電子メールを処理する大規模なカスタマーサービス部門の一員として働くことになります。
それは複雑です：重複があります。 たとえば、その顧客コールセンターのチームリーダーは、その分野の専門家です。 それらは、作業チームと、顧客の連絡先に関連するプロジェクトの一部を提供することに関連するリソースを管理するために、プロジェクトチームに任せられます。 しかし、彼らのプロジェクト作業では、顧客サービスチームリーダーではなく、主題専門家の役割を担っています。 プロジェクトチームメンバーとして、プロジェクト予算の一部を担当し、最終目標を達成するために作業がどのように行われるかについて高い裁量権を持ちます。 彼らは彼らのBAUの役割でこれを持っていないかもしれません。
BAUとプロジェクトの間の衝突
プロジェクトの仕事とBAUの仕事はお互いにうまく座ることができますが、しばしば緊張があります。 プロジェクトが現状を変えようとするために起こります。 現状はかなりうまくいきますし、人々はほとんどの場合、変化のようなものではないので、常にそこに少しの緊張感があります。
第二に、あなたのプロジェクトチームに参加するように人々に求めているとき、彼らは忠誠心の葛藤に苦しむことができます。 彼らの仕事やプロジェクトに最初の責任はありますか？ 明確な目的と、経営陣からのプロジェクトへの強いコミットメントは、 コミュニケーションのラインを開いて、企業やチームの優先事項を知るために役立ちます。
第三に、ビジネスの継続を常に優先することです。 資金調達が見込まれるプロジェクトチームにとって、組織の日々の業務を維持するための作業が集中しているため、BAUの役割とタイムスケールが遅れてしまう重要なリソースが遅れていることを意味します。
プロジェクトマネージャーはこれで不満を抱くことがありますが、それはいつもそうなるでしょう。 会社がその間にバストし、あなたが構築したものを使用する人が残っていない場合、素晴らしいプロジェクトを提供するという点はありません！
これらのガイドラインを念頭に置いて、プロジェクトやBAU、あるいはその両方で作業しているかどうかを確認するのは簡単です。