プログラムマネジメントは、報酬が高く、賃金の高い職業選択です。 しかしそれはまた困難な役割を果たします。
新しいプログラムマネージャーがその役割を開始する前に知っておくべき10の事柄がここにあります。
プログラム管理はプロジェクト管理と同じではありません
プロジェクト管理は、仕事の計画、タスクとリソースの整理、プロセスの制御、特定の目的の提供に関するものであると一般に認められています。
新しいオフィスを開設したり、新しいアプリを立ち上げたり、オリンピックスタジアムを建設したりするにしても、プロジェクトは明確なスタート、ミドル、エンド、明確な目標を持っています。
プログラムは少し異なります。 タスクを編成したり、リソースを管理したり、プロセスを処理したりする必要がありますが、プログラムマネージャーとしてあなたに報告します。 プロジェクト計画で完了したタスクのほうがはるかに少なくなりますが、より戦略的で関係構築の作業が多くなります。
プログラム管理とは、時間の経過とともに価値のあるものを組織に提供するために、変革の変化全体を軌道に乗せることです。 プログラムマネージャーとして働いている人がいなくても、無作為の時間に、統一的なテーマがない一連のプロジェクトがあります。 プログラムマネージャーは、それをすべて一緒に持って来る人です。
不確実性がある...それを扱う
プログラムは本質的に不確実です。 あなたは大きな写真が何であるかを知っているかもしれませんが、あなたが始めるときのビジョンステートメントです。
そこに着く方法と今後5年間にどのようなプロジェクトが必要になるのかについての正確な道は...まあ、それはあなたが行くにつれて解決しなければならないことです。
あなたは、あなたが知っていることの詳細な計画から始め、あなたが近づくにつれてその残りの部分に対処する方法の写真を構築します。 あなたがそれ以上行くことができなくなるまで、計画と配送の地平を徐々に広げてください。
次のステップを計画するために、定期的に時間をブロックします。 また、この機会を活用して、ビジネス価値を引き出すための実績があることを確認することもできます。
バーンアウトを監視する
1年ほどでプロジェクトが終了するかもしれませんが、プログラムは何度も繰り返すことができます。 英国のセルラフィールド（Sellafield）現場での原子炉廃炉事業は、例えば2025年以降の配達マイルストーンを有している。
プログラムマネージャーは、チームがバーンアウトするのを防ぐ必要があります。 その期間は最高速度で作業することはできませんので、スタッフが適切なダウンタイムを確保できるようにしてください。 これは、より少ない成果物と、休暇のためのオフィスからの十分な時間の両方で、より静かな時間の両方の作業でなければなりません。
病気の休暇を厳密に管理し、あなたの残業報告を見て、あなたが麻痺を減らし、才能のある人々をプログラムの生活の中で維持したい場合は、チームの福祉が最優先であるという事実に注意してください。
あなたはペースを管理する必要があります
完了日が近いプログラムを提供する場合、作業のペースを管理する必要があります。 プログラムマネージャーとしてのあなたの役割は、重要なアウトプットが定期的に提供されるように、優先順位とプロジェクトをじゃまにすることです。
速い勝利と、より大きな画像のゴールに向かっての着実な進歩を混ぜる。 これは、チームがあなたが前進していることを確認するのに役立ち、 意欲を高めるために共有する短期的な成功事例があることを保証します。 最後に、投資家とエグゼクティブ・マネジメント・チームは、進展があることを確認するのに役立ちます。
成功のためにチームを訓練する
プログラムはしばしば、組織にとって独創的で独創的なものを提供します。 そのようなイニシアチブに取り組む上での課題の1つは、必要とされるすべてのタスクとプロジェクトを完了するためのスキルを社内に持っていない可能性があるということです。
それは大丈夫、そして期待される。 新しいプログラムマネージャーとしてのあなたの仕事は、あなたが持っている人々をアップスキル、再トレーニング、開発して、すべてのリソース要件を満たすことができるようにすることです。
限られた期間だけ特定のリソースが必要な領域があります。 たとえば、スタッフがフォークリフトの運転手になる方法を訓練することは、1週間だけ必要なスキルであれば、何かの荷物を降ろすことになります。 しかし、あなたの会社のオンラインプレゼンスを管理する方法を変えているなら、ソーシャルメディアや検索エンジンの最適化に関するいくつかの専門知識と一緒に、ウェブサイト開発スキルを持つことはおそらく価値があるでしょう。 これらは、ビジネスが長期的に信頼するスキルです。
これらのうちのどれをチームに組み込む必要があるのか、どのチームを外部委託するのかを決定します。 そして、あなたのプログラムが、各プロジェクトが提供する出力を管理する準備が整うために必要な訓練と募集タスクを提供できるようにしてください。
ガバナンスはより複雑です
あなたがプロジェクト管理のバックグラウンドから来たのであれば、ガバナンスはあなたにとって驚きではありません。 それは、意思決定が正しい方法で行われ、適切な人々が関与していることを確実にするために、プロジェクトとプログラムの構造が組織され、制御される方法です。 全体的なビジネスケースに合った方法で作業が進行していることを確認することは非常に重要です。
ガバナンスとは、プロジェクト管理事務所と上級幹部が、プログラムが効果を発揮することを確実にする方法でもあり、プロジェクトやプログラム全体を閉鎖する正式なルートを提供します達成される。
ガバナンスは、プログラム環境ではプロジェクト環境より複雑です。 プロジェクトボードと運営グループは通常、幹部レベルのメンバーシップを持っています。 これは、プログラムの最終結果が通常ビジネス変換であることから予期されることです。
プログラムは通常のプロセスと組織の日常業務としてビジネスにも影響を与えるため、投資は通常は重要であり、損益に影響します。 これには資本プロジェクトよりも潜在的に高い監視レベルが必要です。
意思決定の役割に適切な人材を確保し、チームの人々に明確な責任を負うことによって、プログラムのプログラムガバナンスを合理化します。
計画は非常に困難です...
プログラムを計画することは、多くの可動部分があるためプロジェクトを計画するよりも難しいですが、それはもっと面白いと主張することもできます！
通常、プログラムに参加しているプロジェクトマネージャは、プロジェクト計画をまとめます。 その後、プログラム管理チームがプログラムマネージャーとしてあなたの指示に従って会合を開き、計画が統合されます。
これは簡単に言えますが、そう簡単ではありません。 プロジェクトとプロジェクトタスクの間の依存関係を特定する必要があります。 これは、プログラム全体のリソース要件を見直し、重要な人の利用可能性に合わせて活動を周遊するよう強制します。 そして、それは一回限りの仕事でもありません。
統合されたプログラムプランをまとめてガントチャートやその他のソフトウェアツールで追跡することができます。 プロジェクトマネージャーがプロジェクトをリアルタイムで追跡するにつれて、プログラム計画を調整し、すべての人に変更を通知し、その作業の意味を明確にする必要があります。
...しかし、あなたはすべてのラインを計画する必要はありません
プログラムマネージャーとして、詳細な計画を立てるためにプロジェクトマネージャーに頼っています。 数千、数千の作業を計画しているのは実用的ではなく、望ましいことです。
あなたは、何かがプログラムレベルのインパクトを持つかどうかを示すのに十分な詳細で、ロールアップされたプロジェクトの高いレベルのビューを必要とします。
これを行う最も簡単な方法は専用のソフトウェアアプリである（これらの10の実績のあるプロジェクトとプログラムのソフトウェアツールは良いスタート地点です）。 スプレッドシートで数百万ドルのプログラムを管理しようとするのは簡単ではありません。
委任を改善する必要がある
しかし、あなたが委任していることは良いことですが、プログラム管理の役割を果たすということは、それをより良くする必要があることを意味します。
良いニュースは、あなたがプロジェクトマネージャーのチームを持っている必要があり、変革の変化をサポートするために専任のプログラム管理オフィスを持つことさえあります。
悪いニュースはあなたがそうでないかもしれないということです！
プログラムにはたくさんの作業があり、すべての可動部品が適切なタイミングで一緒に動くように設定することは大きな努力です。 一人ですることはできませんし、試してはいけません。 あなたがプログラムの開始を行うためにどれくらいの時間を必要としているのかを確認し、あなたをバックアップするためのチームを確保してください。
プログラム管理オフィスに誰もいない場合は、誰かをプログラム管理チームに任せてください。 彼らにはたくさんのことがあります。 プロジェクトの調整役の誰かが、プログラムレベルで必要とされる調整を提供するために完全に配置され、戦略的な仕事に関わることができます。
紛争を恐れてはいけない
プログラムには多くの要素があります。 ステークホルダーの難しいプロジェクトから、実現不可能な締め切りまで、毎日あなたに紛争の機会が与えられます。 プロジェクトのパフォーマンスを混乱させるようなことに注意し、紛争が始まる前に対処する必要がある場合に備えて準備をしてください。
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