あなたのプロジェクトをサポートするプロジェクトボードとステアリンググループ
まず、プロジェクト委員会はプロジェクトの組織構造の重要な部分であると言います。 あなたが持っていない場合、1つのセットアップを取得することについてあなたのマネージャーに話す必要があります。
プロジェクト委員会はプロジェクトスポンサーが議長を務め、多くの他のシニアステークホルダーとプロジェクトマネージャーが含まれます。
理事会には通常3人から5人の人がいます。 彼らはすべて主要プロジェクトの利害関係者であり、プロジェクトのために物事を終わらせる能力を持っています。
結論：これは、プロジェクトを監督し、正しい方向に前進するために会う人々の集まりです。
プロジェクトボードは、 プロジェクトライフサイクルの始めに設定され、プロジェクトが終了するまでプロジェクト全体で動作します 。 プロジェクトボードの4つの重要な役割を見てみましょう。
プロジェクトボードはガバナンスを提供する
まず、プロジェクト委員会は重要なガバナンスを提供します。 企業レベルやポートフォリオ、プログラムレベルでポリシーを守っています。 彼らは、プロジェクトチームが実行していることを監視しています。 プロジェクトスポンサーと一緒に、プロジェクトの成功裡に責任を負い、このガバナンスの役割は、プロジェクトチームが倫理的で、企業にとって受け入れられる境界内で行動することを保証します。
彼らは、プロジェクトマネージャーに質問し、ヘルプとサポートを提供することでこれを行います。
プロジェクトボードは方向性を提供する
多くの場合、あるプロジェクトに対して決定が下されますが、そのうちのいくつかはプロジェクトマネージャの責任外になります。 プロジェクトマネージャーが決定を下すことができず、スポンサーだけではなく、より多くのステークホルダーと議論すべきものである場合、プロジェクト委員会に行く予定です。
彼らの役割は、チームの適切な方向性を提供することによって、プロジェクトを継続的に維持することです。 彼らは、プロジェクトの開始時にビジョンを設定し、プロジェクト全体を通して軌道に乗ることに貢献します。
プロジェクト委員会が決定を下す
プロジェクト委員会は、主に意思決定機関です。 彼らの役割は、問題のブロックを解除し、プロジェクトマネジャーが成功裏に完了するための明確な道筋を見せるように支援することによって、プロジェクトの進行を継続する決定を下すことです。
プロジェクトマネージャーはプロジェクト委員会に勧告を行います。 これには、
- 潜在的な課題に対処する緩和計画などのリスク
- 問題
- 適切なチームメンバーを用意していないなどの問題の解決
- スケジュール遅延
- 予算超過。
プロジェクト委員会は必ずしもプロジェクトマネージャの推薦に基づいて行動する必要はありません。 グループとして、彼らは進歩の方法について他の提案を思いつくことができ、頻繁にそうすることができます。 これは、プロジェクト管理者よりもプロジェクトの環境についてより大きなイメージと企業ビューを持っているためです。そのため、代替ルートを参照してその時点で最適なルートを選択することができます。
プロジェクト委員会が支出を承認
最後に、プロジェクト委員会は予算全体を承認する。
各注文書または予算項目は通常、プロジェクトマネージャーによって管理されます。支払いのためにすべての請求書を承認するために、プロジェクトボードに行く必要はありません。
しかし、全体的にプロジェクトレベルでは、プロジェクトボードは、まず資金の使い方（予算計画）を承認し、継続的な支出を監視してプロジェクトが確実に進行していることを確認する役割を果たす。
また、コンティンジェンシーファンドや管理引当金を使う必要があると思われる場合は、プロジェクトボードを引き出す必要があります。 彼らは過払いを認可し、プロジェクトチームがこれを正当化できる追加資金にアクセスするのを手助けすることができます。
全体として、プロジェクト委員会はプロジェクトチームに不可欠なガバナンスとステアリング機能を提供します。 彼らの方向性やアドバイスは、プロジェクトマネージャーが正しい方向にプロジェクトを導くのを助け、何かが間違って始めるなら、彼らは一歩一歩進んで手助けをします。