違いは、個人のアシスタントは1人の人を支援するだけであり、買い物や社会的な契約のスケジューリングなどの個人的な仕事にも役立つことです。
プロジェクトの仕事を助手に委任するか、アシスタントが不在のときに助手を待機させる人もいます。
パーソナルアシスタントのジョブ要件
個人的なアシスタントのための最低限必要な設定は教育の面ではありませんが、ビジネスや管理業務の背景が役立ちます。 場合によっては、第2言語または第3言語が重要になることもあります。 一般に、あなたのスキルはあなたの教育よりも重要です。 これらの必要なスキルについての議論は、このタイプの仕事があなたのためにあるかどうかを判断するのに役立ちます。
履歴書、表紙、雇用申請、面接のための個人的なアシスタントスキルのリストです。 必要なスキルは、あなたが応募している職種によって異なりますので、職務やスキルの種類別にリストアップされたスキルのリストもご覧ください。 このリストを見て、以前の仕事でこれらのスキルを使用したのか、それともトレーニングで取得したのかを確認してください。
これらのスキルをいつ、どのように使用し、開発したかを記録します。
その後、あなたの履歴書とカバーレターにそれらを追加するか、仕事のアプリケーションを埋めるために便利な状態を保ちます。 アプリケーションを審査する人々は、多くの場合、主要なスキルを探しています。 あなたのスキルを仕事に必要なだけ投稿したスキルにマッチさせましょう。 次に、カバーレターに記載されているか、履歴書に記載されていることを確認してください。
あなたはまた、以前の職場であなたのスキルをどのように使用したかについてのインタビュー回答を作成する必要があります。 これらのスキルの1つ以上を使用して、職場でどのように問題を解決したかの例を挙げてください。 どのようにあなたのスキルを使用してプロジェクトの成功に貢献したかを示してください。
個人アシスタントスキルの例
このリストは網羅的ではありませんが、個人のアシスタントにとって最も重要で、求められるスキルのいくつかを含んでいます。
組織と時間管理
個人的なアシスタントとして、あなたの仕事の大部分は、誰かを整理しスケジュールどおりに保つことです。 したがって、あなた自身がうまく組織されなければなりません。 幸いにも、 組織は学ぶことができます。 時間をより効率的に使用し、それ以外ではあなたの人生とマネージャーの人生を順番に保つために適応できる具体的なテクニックがあります。
執筆と口頭でのコミュニケーション
あなたは指示を理解し、それに従わなければならず、情報をはっきりと正直に伝えなければなりません。 あなたの立場の詳細に応じて、クライアントを歓迎したり、連絡文書に返信したり、レポートやプレゼンテーションを作成する必要があります。 これらのタスクは、すべて、話すこと、書くこと、聞くこと、読むことなど、一流のコミュニケーションスキルを必要とします。
詳細への正確さと注意
詳細への注意は、組織的なコミュニケーションとコミュニケーションの両方にとって重要な要素です。
曖昧さや不正確さは、せいぜい非効率性を生むだけでなく、重大な間違いを引き起こしたり、マネージャーの同僚を疎外させる可能性があります。
関連するソフトウェアの知識
どのソフトウェアを扱うかはさまざまですが、ワープロ、スプレッドシート、データベース、カレンダー、デスクトップパブリッシング、PowerPointなどのソフトウェアが含まれます。 少なくとも最小限の技術サポートを提供できることはプラスです。 マネージャーの目的を達成するための最良のツールを提供する、いくつかの異なるプログラムやアプリを自分で選んで評価する必要があるかもしれません。 常に、あなたの仕事は、あなたのマネージャーの仕事を簡単かつ簡単にすることであり、それは多くの背後の問題の解決を必要とするかもしれません。
タクトと裁量
個人のアシスタントとして、営業秘密から秘密を保持する必要のある高度な個人情報まで、機密性の高い資料に頻繁に晒されます。
関連するスキルは、タクト、他の人が困難または恥ずかしいと感じるかもしれない情報に優しくまたは全く反応しない能力です。 言い換えれば、あなたのマネージャーが脆弱な人にとって安全な人でなければなりません。 結局のところ、どれくらいの援助が必要かを知っているのはあなただけです。
パーソナルアシスタントスキルリスト
管理スキル
これらのスキルは、多くの場合、個人のアシスタントの職務内容の一部であるか、付加価値のあるスキルです。 あなたの雇用主は、彼女のためにこれらの仕事をすることができる人を必要とするかもしれません。
- 行政
- 予約
- 対応
- 手間
- イベント
- イベント企画
- ファイリング
- プロシージャの実装
- スケジュールの更新
- ミーティング
- オフィスマネジメント
- プロジェクト管理
- 研究
- スケジューリング
- 口述をする
- メッセージを撮る
- ノートを取る
- 旅行の手配
- 旅行計画
コミュニケーションスキル
パーソナルアシスタントとして、コミュニケーションのあらゆる側面が仕事にとって重要です。 あなたの経験や訓練を示す準備をしてください。
- 電話に応答する
- コミュニケーション
- Eメール
- 訪問者に挨拶
- 取扱いに関するお問い合わせ
- ネットワーキング
- ノンバーバルコミュニケーション
- スクリーニングコール
- 口頭コミュニケーション
- 書面によるコミュニケーション
財務スキル
あなたはこれらの仕事の経験や訓練を受けていますか？
- 会計
- 予算編成
- 購買
- ソーシング
- ショッピング
技術スキル
さまざまなプラットフォームやデバイスを使用でき、基本的なトラブルシューティングを実行できますか？
- コンピュータ（PC、Mac、タブレット）
- データベース管理
- マイクロソフトオフィス
- プレゼンテーションの準備
- レポート
- ワードプロセッシング
パーソナル・マスタリー・スキル
これらのスキルは、しばしばあなたの人格の一部です。 どのようにそれらを使用し、それらを開発したかを示してください。
- 機密保持
- 外交
- 裁量
- 柔軟性
- 対人関係
- マルチタスク
- 組織
- 前向きな姿勢
- 問題解決
- プロフェッショナル・ダンス
- 自己動機
- チームプレイヤー
- 時間管理
- 独立して働く
以前の職場でこれらのスキルを使用していない場合は、ボランティアまたは未払いの仕事でそれらをどのように発展させたのかを見て、あなたの個人的な生活の中でそれらを使用してください。 信仰コミュニティの一環として、または学校の学生プロジェクトのためにこれらのスキルを使用していますか？ スポーツチームやスポーツの一部としてスキルを身につけましたか？ その経験は貴重なものでもあり、あなたをより良い立場に立てることができます。
サンプルパーソナルアシスタントの履歴書
個人アシスタントのために設計されたサンプルの履歴書では、上記のスキルのいくつかがテキストに組み込まれていることに注意してください - 特に最初の「資格概要」
カレン・オデル
2704ヒルストリート
Columbia、MO 65203
karenodell@myemail.com
携帯電話：870.123.4567
個人秘書
ディテール指向で高度に体系化されたパーソナルアシスタントは、Cレベルのエグゼクティブにシームレスなサポートを提供することに精通しています。 手軽で独立した管理、予約、旅行スケジューリング、ショッピング、およびイベント計画の責任を、手間のかからない効率で実行します。 コアコンピタンス：
- 管理 ：機密データを処理し、妥協のない完全性と機密性を備えたすべての通信と口述を処理します。 ミーティングや特別イベントを積極的に調整し、合併症を形成段階で解決することにより、経営陣の意思決定にストレスのない環境を確保します。
- コミュニケーション：クライアント、ベンダー、およびプロジェクトの利害関係者との直接の関係を、人と書面で簡単に構築します。 プロジェクトやイベントの質の高い実行を保証するために、締約国の間で外交的にネットワーキングすることに敬意を表する。
- 財政管理：会計の教育を活用して書籍を正確に調整し、予算と購買機能を実行することができます。
- 主な強み：他者の信頼と関わりを喚起する能力を備えた、正直かつ熟練した態度。 技術的な習熟には、Microsoft Officeスイート、QuickBooks、およびAdobe Creative Suiteが含まれます。 スペイン語で流暢。
Glengarry Incorporated、コロンビア、ミズーリ州
社長補佐官 （20XXから現在まで）
ディクテーション、通信、事務管理、ベンダーリレーションシップ、アポイントスケジューリング、旅行調整、イベントプランニング機能を含む、責任ある範囲のブティックファイナンシャルアドバイス会社の創設者に対する包括的な行政的および個人的支援を提供する。
- ゴルフとテニスリゾートの週末、財務計画に関するセミナー、株主の宴会など、成功を収めた顧客関係イベントのすべての詳細を計画しました。
- コスト効率の高い旅行と娯楽のベンダーを提供し、旅行費用を15％削減します。
- Adobe Creative Suiteを使用して、視覚的に魅力的な新しいマーケティングパンフレットと月刊ニュースレターを作成します。
Creekside Accounting、コロンビア、ミズーリ州
管理アシスタント （20XX〜20XX）
3人のCPAのグループを管理する役員として務めました。 挨拶されたクライアントと個人的な連絡先と財務情報を集めました。 組織化されたクライアントファイル。 予定され、会議でメモをとり、電話の受信を処理し、対応を処理しました。
- 陽気な態度と細部への強い関心のために、クライアントと雇用主の両方から頻繁に表彰されます。
- 独自の税管理ソフトウェアを使用してクライアントと新しい人員を訓練するのに役立ちました。
教育
経営管理学（マイナー：会計）; 3.52 GPA
ミズーリ大学、コロンビア、ミズーリ州
テニスチーム、カッパ・アルファ・シータ・ソロリティー、トーストマスターズクラブ、スペイン・マドリードでの年間