会議管理キー - スタンドPAT
一部のマネージャーはPATを採用しています
会議へのアプローチ、 P要望、 A Genda、およびTインスタントフレームを必要とする。 セッションの前にこれらの重要なポイントを持って参加者を武装させることで、人々が参加して会議の全体的な意思を支援する準備ができていることが保証されます。 明確なPATの概要は、生産的なセッションを確実にするのに役立ちます。
会議の目的を最大で1つまたは2つの文で定義できる必要があります。 「この会議は、新しいマーケティングキャンペーンを計画することです」または「この会議は、船積みのリターンを処理する新しいポリシーを確認することです」 目的は、誰が彼らがそこにいるのか、何をする必要があるのか、進歩を導き、結論を導く方法を誰もが確実に知るのに役立ちます。
アジェンダを設定します。 レビュー/討議/検査するアイテムを一覧表示します。 私は各アジェンダ項目にタイムリミットを割り当て（下記参照）、ディスカッションをモデレートする担当者を特定したいと考えています。 時間枠を設定する。 最低でも開始時刻と終了時刻を設定します。
また、アジェンダの各項目の期間を設定することをお勧めします。 これらは総会時間枠に合計する必要があります。
あなたのミーティングを時間通りに開始する
予定されている開始時間の5分後または10分後まで、人々が会議に引き続き参加する文化のひとつで働いている場合は、新しい傾向を開始する時です。
1つの会社は、予定された開始時刻にマネージャーにドアを閉めるよう奨励しています。遅刻した人は出席できません。 これは、あなたが行動する気がするよりももっと厳しいかもしれませんが、会議を秩序立てて、目的を見直し、期待とタイミングを確認することについて、心配する必要はありません。
ストレングラーが現れるのを待ってはいけません。 誰かが遅く到着したときには、戻ってきて、すでにカバーされているものを再検討しないでください。 会議のトピックを続行します。 これは不安定な人にとっては厄介で、次の会議で時間通りに到着する確率を高めます。
会議主催者/スポンサーが時間通りに表示されない場合は、会議がキャンセルされたとみなして作業に戻ります。 5分から7分の待ち時間が合理的です。 偶然にも、会議主催者は予期しない困難に遭遇し、あなたが彼/彼女を待っている時間を無駄にしない方がよいでしょう。
会議をトピックにする
グッドプラクティスは、会議中に全員を軌道に乗せるという役割を誰かに割り当てることです。 あまりにもしばしば、議論は漂ってしまい、意見、考え、事実、感情の渦巻きに変わります。 代わりに、役割を割り当てて、ディスカッションがアジェンダとディスカッションの特定の項目から外れた場合に、この個人が介入するということを全員に通知します。
一部の企業では、この役割は「トラフィック・コープ」、「トピック・キーパー」などと呼ばれています。 ラベルに関係なく、この役割は会議の効果と生産性を強化する上で非常に役立ちます。
議論の余地はあるが議論することが重要な追加の話題が生じた場合、それらは明確に捕捉され、将来の検討や議論のため、または個別の会議のために「駐車場」に置かれるべきである。 会議の所有者は、全体的な会議の目的をサポートする場合には、多少の相違する議論を許可する権利を留保します。
ミーティングノート/分の保存と配布
会議主催者以外の誰かが会議の議事録を保持する必要があります。 分の記録には次のものが含まれます：
- 会合時間、日付、場所
- 目的の説明
- アジェンダのコピー
- 出席者のリストと参加しなかった人のリスト
- 結論、処置項目、責任および完了日の詳細な要約リスト。 多くのノートメーカは、結論や行動を列挙するためのガイドとしてアジェンダを使用しています。
- 本当に必要な場合は、フォローアップミーティングを予定しています。
理想的には、会議の終了後、可能な限り早く、1営業日以内に会議のメモを配布することが理想的です。 議事録は、参加者のための重要なリマインダとしてだけでなく、他のステークホルダーや会議を逃した人々のための情報源としても役立ちます。 分は、人々とチームにコミットされたフォローアップ活動を思い出させるために活用する素晴らしいツールです。
今のボトムライン：
会議が積極的な成果をもたらし、プロジェクトや人々を推進させるのに役立ち、それを信じていない可能性もあります。 ミーティング管理テクニックのいくつかの勤勉さと意図的な強化は、大きな成果を生み出すあなたのオッズを向上させます。
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Art Pettyによって更新されました