それにもかかわらず、ときどき会うだけです。 そして、はい、時間管理、議題管理、注文のルールについて専門家から利用可能なアドバイスがあります 。
5つの共通の会議タイプを無痛で生産的なイベントに変えるのに役立つ、実践的なガイダンスを提供しています。
5つの一般的な会議ソリューション
1. "テーブルの周り"の更新によって死をなくす 。 あなたはこの会議を知っています。 部屋に18人の人を入れて、すべての人に、その存在を正当化し、偉大な従業員の殿堂に祀られた事例を作る試みのように聞こえるような更新を共有するように要求する。 CEOやシニアリーダーは、これらの会議を運営していることで有名であり、企業全体で起こっていることを誰もが聴くのに最適な方法だと考えています。 実際には、ほとんどの人が調整し、誰も聞いてこない独自のアップデートを計画することに集中しています。
代わりに 、仲間、チームメンバー、または主要な同僚と一緒に頑張ってください。しかし、「テーブルの周り」のアプローチには屈することはありません。 例外ベースで情報を提供する。
組織全体のイニシアチブに関する財務実績、大きな顧客獲得率、更新情報など、関連するニュースを共有する。 また、個人が重要な問題を提起するためにオファーを延長する。 注目すべきかつ広く知られていないものが生じた場合、誰かがそれを共有するべきです。 1つのグループに別のグループのヘルプが必要な場合は、リクエストを発行してください。
それ以外の場合は、すべての出席者に共有を強要しないでください。
2.一般的なステータス会議。 これらは残酷なタイムキラーになることがあります。特に、定期的なイベントとしてロックインされ、管理が不十分な場合。
代わりに 、あなたが調べることができるもののために会議を決して呼び出さないでください。 今日の技術ツールを活用して、作業チームが現在の状態と目に見える状態の更新を維持し、誰でもマウスをクリックしてその状態を確認できるようにします。 あなたが満たす必要がある場合は、計画された会議時間を半分に短縮するか、機敏なアプローチを使用して、短い「スタンドアップ」セッションを実行します。 これらのセッションを長くする逸脱や気晴らしについては、厳粛な態度をとってください。 状況を共有し、人々がこのフォーラム以外の問題に取り組むように要求することに重点を置く。
3.非構造化ブレインストーミング会議。 ほとんどのブレーンストーミング・ミーティングは、私たちがアイデアを抑え、上司のアイデアをサポートしたり、聞いたり聞いたりしていない素晴らしいことの素晴らしいリストをポストに生み出すことができません。
代わりに 、ブレーンストーミングトピックを定義し、セッションの前に招待客と共有します。 彼らの意見を収集し、それを集約して投稿したり、アイデアに帰属することなく共有する。 ライブセッションを使用して、提出されたアイデアをジャンプしてビルドし、リストに追加します。
このセッションでアイデアを評価したいという衝動に抵抗してください。 脳の書き方など、社会化の圧力を最小限に抑える他の技法を取り入れる。 そしてとりわけ、アイデアを統合し、アイデアを評価し、アーカイブして将来のセッションや状況でのグループ参照を容易にするプロセスを作成します。
4.審査を見直すための作業レビュー。 ミーティングリーダー（通常はエグゼクティブ）が苦労している機能の1つに焦点を当てたり、全員のプレゼンテーションで弱点を探して、メッセンジャーを無慈悲にグリルしたりするセッションで苦しんだことがあるなら、このフォーマットがどれほど破壊的であるかを知っています。 このプロセスを永続させないでください。
代わりに 、深い機能ダイブと企業の直腸検査を非公開にして、主要な操作指標、問題および機会の共有に重点を置いてください。
グループ会議は、成果の低い地域や個人を裂くための時間や場所ではありません。 その場でフォローアップミーティングを設定してください。しかし、この問題については他の人たちにあなたの目に見えるクロスチェックをさせないでください。 改善のための説明責任を断ち切るのではなく、残虐行為を排除し、ミーティング管理レパートリーから公的シェーピングに至るものを取り除きます。
5.自発的な決定を求める問題を提起する会議。 奇妙なことにまたは皮肉なことに、会議室は迅速な意思決定のための最悪の場所の1つです。 最初に問題を提起し、決定を求めることは、人々をその場に押し込み、このアプローチを使用してあなたを憤慨させます。
代わりに 、問題やオプションについて主要なステークホルダーを関与させるために、グループ会議の前に絶え間なく作業してください。 彼らの意見を募集し、あなたの視点を提示し、共通の利益をブローカーに訴える。 ミーティング・フォーラムを使用して、ステークホルダーの利益を検証し、推奨事項を特定します。 もう1つまたは2つのステップを経なければ、すぐに決定を下すことはできませんが、セッション前の作業との関係を強化することになります。
今のボトムライン：
私たちは自然界の共同体であり、同じ場所にいなくてもつながるさまざまなテクノロジーツールを使っていても、時には顔を見合わせるのに役立ちます。 この時間を賢く活用し、脅威のない環境で時間の投資を最小限に抑え、高品質の情報共有を最大限にするミーティングを作成することで、参加者の敬意を表します。