形式的なプロジェクト監査のしくみ
プロジェクト監査は、通常、正式な訓練です。
非公式の等価物は、通常、ピアレビューと呼ばれます。 これは、同僚があなたのプロジェクトと関連するドキュメントを見て、もう少し時間を費やすべき場所に関するフィードバックを提供します。
プロジェクトの監査は、通常、定義された一連の質問があり、そのようなことを定期的に行う者によって実行されるという点で正式である。
誰がプロジェクト監査を実施するか
プロジェクト監査を行っている人は、別のプロジェクトマネージャー（おそらく実行中のプロジェクトで豊富な経験を持っている人）かもしれませんが、頻繁に監査を実行するプロジェクトオフィスの方が多いでしょう。
それは自分自身が公平であると考えて、あなたのラインマネージャーまたはプロジェクトスポンサーではない人物になるでしょう。 それは、プロジェクトの規模に応じて、チームでもあります。
プロジェクト監査の準備方法
組織化される最初の、そして主なことは、審査員が審査するためのプロジェクト文書のコピーを持たせることです。
プロジェクトコーディネーターがいる場合は、一組の文書（電子版が望ましい）をまとめてもらうよう依頼してください。 すべての情報に簡単にアクセスできるはずですが、そうしてもこのステップにはまだ時間がかかります。 最低限、監査人が利用可能なプロジェクト計画 、 リスク・ログ 、問題ログ、 予算 、スケジュールがあることを確認してください。
誰が関与する必要があるか
これは、監査人が見たいものの種類に依存します。 あなたは、プロジェクトマネージャーとして、時間を費やす必要があります。 あなたのチームメンバーも、監査員とチャットするために呼び出されることを期待してください。
監査関連の作業に費やす時間が長ければ長いほど、プロジェクト作業にかかる時間が短くなるため、監査期間中にいくつかのアクティビティを再スケジュールしてゆっくりと作業する必要があるかもしれません。
プロジェクト監査にかかる時間
プロジェクト監査に一定の期間はありません。 大規模なプロジェクトでは、時間がかかります。 小規模なプロジェクトでは、監査人は数時間以内に完了することができます。 あなたのプロジェクトが監査されることを知ったらすぐに、あなたの監査チームにどのくらいの時間を要するかを尋ねてください。
監査の目的
品質目標を達成できなかったなど、特定の問題が原因で監査が呼び出された場合は、その領域を深く探検することを期待してください。 日常的な監査では、プロジェクト管理のさまざまな分野と、プロジェクトが取り組む成果物について広く見ていきます。 プロジェクトの時間、コスト、品質、およびステークホルダーエンゲージメントについて説明します。
監査の目的は、プロジェクトが目的を達成するかどうかを調べることです。
現在のパフォーマンスに基づいてプロジェクトがその目標を達成できないと感じた場合、監査人は行動の推奨事項を提示します。
見つかったものに依存する勧告
監査人の報告書の勧告は、彼らが見つけたものに依存する。 あなたがそれらを簡単に採用できるような方法で、彼らが肯定的でフレーズであることを期待してください。 彼らは実用的でなければならない。
一つの極端な場合、監査人は、プロジェクトが閉鎖されていることを勧めるかもしれませんが、これは、この時点以降のプロジェクト作業が組織にとって価値のあるものではないと感じた場合にのみ起こります。
あなたのプロジェクト監査を肯定的な経験として見てください。 それはあなたのプロジェクトが困っているという兆候を早期に警告し、経験豊富なプロフェッショナルプロフェッショナルと協力する機会です。
彼らの勧告を実行することで、あなた、チーム、プロジェクトがより成功を収めるはずです。それは良いことに過ぎません。